Spediflow ist eine modulare Prozessplattform für Speditionen. Die automatisierte Spesenabrechnung ist das erste eigenständig angebotene Modul. Vom Eingang der Telematik- und Mitarbeiterdaten bis zum fertigen Monatsabschluss bleibt jeder Schritt nachvollziehbar. Weitere eigenständige Module können künftig auf derselben technischen und fachlichen Datenbasis ergänzt werden.
Der gesamte Prozess bleibt in einer Oberfläche nachvollziehbar: automatische Berechnung, gezielte Prüfung, kontrollierter Monatsabschluss und fertige Ausgaben für den Folgeprozess.
Spediflow setzt dort an, wo die benötigten Informationen bereits vorhanden sind. Im normalen Abrechnungsprozess muss der Fahrer seine Spesen deshalb nicht zusätzlich in Spediflow erfassen.
Fleetboard wird direkt über die API angebunden. Die Verbindung wird mit den vorhandenen Zugangsdaten eingerichtet. Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten können aus bestehenden Systemen über CSV, Excel oder TXT übernommen werden. Dubletten werden erkannt; unbekannte Fahrer können gezielt angelegt, zusammengeführt oder verworfen werden.
Arbeitszeiten können aus Fahrerkartendaten oder aus fest hinterlegten Zeiten entstehen. Wohnort, Betriebshof, Einsatzort und die Behandlung des Heimwegs lassen sich fahrerbezogen konfigurieren. Wo erforderlich, berechnet Spediflow den Heimweg aus Wohnort und letzter Telematikposition.
Freigaben und Änderungen bleiben für berechtigte Administratoren nachvollziehbar. Rollen besitzen vordefinierte Rechte und können zusätzlich individuell mit Lese- und Bearbeitungsrechten angepasst werden. Mit dem Monatsabschluss wird der Abrechnungsstand eingefroren und anschließend nicht mehr verändert.
Eindeutige Telematik- und Mitarbeiterdaten werden ohne manuelle Vermischung verarbeitet. Warnungen bleiben sichtbar und können gezielt geprüft werden.
Die bestehende Detailansicht zeigt Arbeitszeit, Abwesenheit, Route, Heimweg, verwendete Datenquellen und die konkrete Berechnungsgrundlage.
Die Buchhaltung sieht Gesamtwerte, Mitarbeiterabrechnungen, steuerliche Aufteilung und den vollständigen Monatsabschluss in einer Ansicht.
Nach dem Abschluss stehen Tageswerte und Monatssummen nachvollziehbar zur Verfügung. Steuerfreie, pauschal zu versteuernde und steuerpflichtige Bestandteile bleiben getrennt.
Spediflow läuft seit Mai 2026 im Pilotbetrieb mit bis zu 16 Fahrern. Der Pilotumfang entspricht rechnerisch bis zu rund 320 Fahrer-Tagen pro Monat. Durchschnittlich weisen davon nur etwa fünf Fahrer-Tage pro Monat Prüfbedarf auf.
Spediflow automatisiert nicht blind. Jeder Abrechnungsfall erhält einen klaren Status. Dadurch konzentriert sich das Büro nur auf die Fälle, bei denen tatsächlich eine Entscheidung erforderlich ist.
Zeiten, Orte, Mitarbeiterdaten und Regelwerk sind vollständig. Der Betrag wird automatisch berechnet und benötigt keine weitere Bearbeitung.
Daten fehlen oder widersprechen sich. Spediflow zeigt, welche Information geprüft oder ergänzt werden muss.
Beispielsweise bei Telematikausfall, fehlender Fahrerkarte oder einer notwendigen manuellen Korrektur. Änderungen bleiben nachvollziehbar dokumentiert.
Abhängig von der betrieblichen und steuerlichen Einordnung kann neben den Telematikzeiten auch der Weg zwischen Wohnort und maßgeblichem Einsatzort relevant sein. Spediflow kann diese Routingzeiten regelbasiert berücksichtigen und dokumentiert die verwendete Grundlage.
Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen, Fahrerkartenereignisse und verfügbare Positionsdaten.
Wohnort, Einsatzort, Fahrerzuordnung, Abwesenheiten und betriebliche Regelungen.
Erforderliche Strecken- und Fahrzeitinformationen für die konfigurierte Berechnungslogik.
Das Regelwerk wird auf die tatsächlichen Vorgaben des Unternehmens abgestimmt. Verwendete Regeln und Änderungen bleiben nachvollziehbar.
Spediflow ersetzt weder Ihre Telematik noch Ihr Personalprogramm. Vorhandene Daten werden in den Abrechnungsprozess übernommen.
Spediflow verbindet hohe Individualisierbarkeit mit einem gemeinsamen, weiterentwickelten Produktkern. Unternehmensregeln, Fahrergruppen, Arbeitszeitmodelle, Einsatzorte, Datenquellen, Benutzerrechte, Prüfprozesse und Ausgaben werden auf den jeweiligen Betrieb abgestimmt. Individuelle Anforderungen werden dabei möglichst als Konfiguration innerhalb der Plattform umgesetzt – nicht als separate Softwareversion pro Kunde.
Wo die benötigten Informationen bereits in Telematik-, Mitarbeiter- oder Abwesenheitssystemen vorhanden sind, übernimmt Spediflow diese Daten direkt in den Abrechnungsprozess. Fahrer müssen abrechnungsrelevante Informationen nicht unnötig ein zweites Mal erfassen.
Spesenregeln, Fahrergruppen, Arbeitszeitmodelle, Einsatzorte, Routinglogiken, Zusatzleistungen und Exportanforderungen werden für den jeweiligen Betrieb konfiguriert. Der gemeinsame Produktkern von Spediflow bleibt dabei erhalten.
Telematik, Personalverwaltung und weitere strukturierte Datenquellen müssen nicht ersetzt werden. Spediflow verbindet die vorhandenen Informationen zu einem nachvollziehbaren Abrechnungsprozess.
Die Spesenabrechnung ist das erste eigenständig angebotene Modul. Bereits heute verbindet Spediflow dafür mehrere Funktionen in einer gemeinsamen Plattform. Diese Bausteine arbeiten nicht isoliert, sondern liefern gemeinsam die Grundlage für Automatisierung, Prüfung und Monatsabschluss.
Spediflow verarbeitet strukturierte Massendaten und prüft sie bereits bei der Übernahme. Dadurch lassen sich Mitarbeiter, Abwesenheiten und weitere Bestandsdaten kontrolliert in den Prozess übernehmen.
Mitarbeiterstammdaten, Urlaub, Krankheit und weitere Abwesenheiten werden nicht nur als Hilfsdaten für eine einzelne Berechnung gespeichert. Sie stehen als strukturierte Plattformdaten zur Verfügung und können unmittelbar in Abrechnungs-, Prüf- und weitere Prozesslogiken einfließen.
Stammdaten, Zuordnungen, Einsatzinformationen und abrechnungsrelevante Einstellungen werden zentral verwaltet.
Urlaub, Krankheit, Sonderurlaub, unbezahlte Abwesenheit, Schulungen und weitere Abwesenheitsarten können erfasst oder importiert werden.
Abwesenheiten werden nicht nur archiviert, sondern können unmittelbar die Bewertung eines Fahrertages und damit die Spesenberechnung beeinflussen.
Spediflow trennt Zuständigkeiten nach Rolle und Berechtigung. Rechte können dabei nicht nur für Bereiche, sondern auch für Lesen und Bearbeiten getrennt vergeben werden.
Unternehmenssoftware muss nicht nur rechnen, sondern Entscheidungen später erklären können. Spediflow verbindet deshalb Berechnungsgrundlage, Änderungen, Monatsabschluss und Historie.
Arbeitszeit, Abwesenheit, Route, Heimweg, Datenquellen und angewendete Regeln bleiben am einzelnen Spesenfall sichtbar.
Vor dem Abschluss stehen Mitarbeiterwerte, Gesamtsummen und steuerliche Bestandteile zur Kontrolle bereit. Der Abschluss wird bewusst bestätigt.
Abgeschlossene Monate und ihre Ergebnisse bleiben für spätere Nachvollziehbarkeit und Auswertungen erhalten.
Spediflow ist auf wiederholbare Datenübernahme, automatisierte Verarbeitung und rollenbasierte Zusammenarbeit ausgelegt. Die Plattform kann betreut als SaaS betrieben oder per Docker auf Kundeninfrastruktur bereitgestellt werden.
Betrieb auf Infrastruktur in Deutschland mit zentral betreuter Spediflow-Anwendung.
Für Unternehmen mit entsprechenden IT- oder Datenschutzanforderungen kann Spediflow auf eigener Infrastruktur bereitgestellt werden.
Neue Unternehmen erhalten keine separate Einzellösung, sondern dieselbe weiterentwickelte Spediflow-Plattform mit ihrer jeweiligen Konfiguration.
Praxiswissen zu Spesenabrechnung, Telematikdaten, Abwesenheitszeiten und automatisierten Prozessen in Speditionen.
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Für eine erste Einschätzung benötigen wir lediglich Ihre Fahreranzahl, das eingesetzte Telematiksystem, die Quelle Ihrer Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten sowie das gewünschte Ausgabeformat.