Die Spesenabrechnung ist das erste verfügbare Modul der modular aufgebauten Spediflow-Plattform. Vom Eingang der Telematik- und Mitarbeiterdaten bis zum fertigen Monatsabschluss bleibt jeder Schritt nachvollziehbar. Weitere Module können künftig auf derselben technischen und fachlichen Datenbasis ergänzt werden.
Der gesamte Prozess bleibt in einer Oberfläche nachvollziehbar: automatische Berechnung, gezielte Prüfung, kontrollierter Monatsabschluss und fertige Ausgaben für den Folgeprozess.
Eindeutige Telematik- und Mitarbeiterdaten werden ohne manuelle Vermischung verarbeitet. Warnungen bleiben sichtbar und können gezielt geprüft werden.
Die bestehende Detailansicht zeigt Arbeitszeit, Abwesenheit, Route, Heimweg, verwendete Datenquellen und die konkrete Berechnungsgrundlage.
Die Buchhaltung sieht Gesamtwerte, Mitarbeiterabrechnungen, steuerliche Aufteilung und den vollständigen Monatsabschluss in einer Ansicht.
Nach dem Abschluss stehen Tageswerte und Monatssummen nachvollziehbar zur Verfügung. Steuerfreie, pauschal zu versteuernde und steuerpflichtige Bestandteile bleiben getrennt.
Die Werte stammen aus den bisherigen drei Pilotmonaten mit 16 Fahrern. Prüffälle werden regelbasiert erkannt und vor dem Monatsabschluss gezielt kontrolliert.
Spediflow automatisiert nicht blind. Jeder Abrechnungsfall erhält einen klaren Status. Dadurch konzentriert sich das Büro nur auf die Fälle, bei denen tatsächlich eine Entscheidung erforderlich ist.
Zeiten, Orte, Mitarbeiterdaten und Regelwerk sind vollständig. Der Betrag wird automatisch berechnet und benötigt keine weitere Bearbeitung.
Daten fehlen oder widersprechen sich. Spediflow zeigt, welche Information geprüft oder ergänzt werden muss.
Beispielsweise bei Telematikausfall, fehlender Fahrerkarte oder einer notwendigen manuellen Korrektur. Änderungen bleiben nachvollziehbar dokumentiert.
Abhängig von der betrieblichen und steuerlichen Einordnung kann neben den Telematikzeiten auch der Weg zwischen Wohnort und maßgeblichem Einsatzort relevant sein. Spediflow kann diese Routingzeiten regelbasiert berücksichtigen und dokumentiert die verwendete Grundlage.
Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen, Fahrerkartenereignisse und verfügbare Positionsdaten.
Wohnort, Einsatzort, Fahrerzuordnung, Abwesenheiten und betriebliche Regelungen.
Erforderliche Strecken- und Fahrzeitinformationen für die konfigurierte Berechnungslogik.
Das Regelwerk wird auf die tatsächlichen Vorgaben des Unternehmens abgestimmt. Verwendete Regeln und Änderungen bleiben nachvollziehbar.
Spediflow ersetzt weder Ihre Telematik noch Ihr Personalprogramm. Vorhandene Daten werden in den Abrechnungsprozess übernommen.
Für eine erste Einschätzung benötigen wir lediglich Ihre Fahreranzahl, das eingesetzte Telematiksystem, die Quelle Ihrer Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten sowie das gewünschte Ausgabeformat.