Software für Speditionen – aus der Praxis heraus entwickelt.

Vom Berufskraftfahrer zur eigenen Software.

Mein Name ist Alexander Chanzitriantafilu. Ich bin Gründer und Entwickler von SpediFlow.

Bevor ich mit der Entwicklung eigener Software begonnen habe, war ich mehr als sieben Jahre selbst als Berufskraftfahrer tätig. Dadurch kenne ich viele der Abläufe, die SpediFlow heute automatisieren soll, nicht nur aus Prozessbeschreibungen oder Gesprächen mit Unternehmen, sondern aus dem täglichen Transportbetrieb.

Besonders deutlich wurde das bei der Spesenabrechnung. Als Fahrer entstehen über den Monat hinweg bereits zahlreiche digitale Informationen. Fahrerkarten und Telematiksysteme enthalten einen großen Teil der Zeit-, Fahrer- und Bewegungsdaten, die später für die Abrechnung benötigt werden.

Gleichzeitig gibt es in vielen Abläufen weiterhin handschriftliche Aufzeichnungen und zusätzliche manuelle Arbeit. Im Büro beginnt anschließend der Kontrollprozess: Informationen werden zusammengetragen, Fahrer und Einsätze zugeordnet, Abwesenheiten berücksichtigt, Unklarheiten geprüft und Ergebnisse für die weitere Abrechnung vorbereitet.

Nicht die Tabelle digitalisieren, sondern den Prozess automatisieren.

Im Oktober 2025 begann ich mit der technischen Umsetzung der Idee, aus der später SpediFlow entstand.

Von Anfang an sollte daraus nicht einfach eine digitale Version einer bestehenden Excel-Tabelle werden. Auch eine zusätzliche Anwendung, in die Fahrer Informationen erneut eingeben müssen, hätte das eigentliche Problem aus meiner Sicht nicht gelöst.

Stattdessen sollte die Software möglichst konsequent mit den Daten arbeiten, die im Unternehmen bereits vorhanden sind. Daraus entstand ein Grundprinzip, das SpediFlow bis heute bestimmt:

Aus dieser Trennung entstanden die heutigen Automatik-, Prüf- und Sonderfälle innerhalb von SpediFlow.

SpediFlow soll vorhandene Software nicht unnötig ersetzen.

Speditionen arbeiten bereits mit spezialisierten Systemen: Telematik, Personalverwaltung, Lohnabrechnung, Buchhaltung und weitere Anwendungen erfüllen jeweils ihre eigenen Aufgaben.

SpediFlow verfolgt deshalb nicht das Ziel, diese Systeme pauschal zu ersetzen. Die Plattform setzt dort an, wo Informationen aus unterschiedlichen Quellen für einen gemeinsamen Prozess benötigt werden.

Bei der Spesenabrechnung bedeutet das beispielsweise, dass Telematikdaten mit Mitarbeiterstammdaten, Abwesenheiten und den im Unternehmen geltenden Regeln zusammengeführt werden.

SpediFlow verarbeitet diese Informationen, unterscheidet eindeutige von problematischen Fällen und bereitet die Ergebnisse kontrolliert für Monatsabschluss, Buchhaltung und Lohnabrechnung auf.

SpediFlow wird heute direkt aus Produkt und Praxis heraus entwickelt.

SpediFlow wurde von mir selbst entwickelt.

Als Gründer verantworte ich SpediFlow derzeit über den gesamten Produktprozess hinweg – von Produktkonzeption und Softwareentwicklung über technische Umsetzung und Kundenintegration bis hin zu Vertrieb und strategischer Weiterentwicklung.

Diese direkte Verbindung zwischen Entwicklung und betrieblicher Praxis ist bewusst Teil der heutigen Arbeitsweise. Anforderungen aus einem Speditionsbetrieb müssen nicht erst über mehrere organisatorische Ebenen bis zur technischen Entwicklung gelangen.

Gleichzeitig soll nicht jede individuelle Anforderung automatisch zu einer eigenen Sonderlösung führen.

Das Ziel ist ein gemeinsamer, wartbarer Produktkern, der sich über Konfiguration, Regeln, Datenquellen, Rollen, Rechte und Prozesse an unterschiedliche Unternehmen anpassen lässt.

Nachvollziehbare Automatisierung statt Blackbox.

Bei einer Abrechnung reicht es nicht, am Ende lediglich eine Zahl auszugeben.

Gerade bei lohn- und steuerrelevanten Prozessen muss nachvollziehbar bleiben, wie ein Ergebnis entstanden ist und welche Informationen dafür verwendet wurden.

Automatisierung soll manuelle Arbeit reduzieren, aber nicht dazu führen, dass Mitarbeiter die Kontrolle über den Prozess verlieren.

Automatisierung muss auch dann funktionieren, wenn nicht alles ideal läuft.

Im täglichen Betrieb gibt es fehlende Daten, Abwesenheiten, unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, wechselnde Zuordnungen, individuelle Unternehmensregeln und Fälle, die bewusst manuell entschieden werden müssen.

Eine Automatisierung ist deshalb nur dann im Alltag hilfreich, wenn sie nicht nur den perfekten Standardfall kennt.

SpediFlow trennt aus diesem Grund zwischen Vorgängen, die automatisch verarbeitet werden können, Vorgängen mit Datenproblemen und bewusst definierten Sonderfällen.

So soll die Verwaltung nicht jeden Fahrer und jeden Arbeitstag vollständig kontrollieren müssen, sondern gezielt dort eingreifen, wo tatsächlich etwas zu entscheiden oder zu korrigieren ist.

Heute Spesenabrechnung – langfristig eine Plattform für weitere Prozesse.

Die automatisierte Spesenabrechnung ist heute das eigenständig angebotene Kernmodul von SpediFlow.

Die technische Plattform ist jedoch nicht ausschließlich für diesen einen Prozess gedacht.

Auch in anderen Bereichen einer Spedition entstehen administrative Aufgaben dadurch, dass Informationen bereits in verschiedenen Systemen vorhanden sind, aber für einen konkreten Arbeitsablauf erneut zusammengeführt, geprüft oder übertragen werden müssen.

Langfristig soll SpediFlow deshalb weitere Prozesse abbilden, bei denen sich dasselbe Prinzip sinnvoll anwenden lässt: vorhandene Daten nutzen, eindeutige Arbeit automatisieren und menschliche Aufmerksamkeit auf tatsächliche Ausnahmen konzentrieren.

Ein weiterer geplanter Entwicklungsschritt ist die stärkere Einbindung der Fahrer. Eine zukünftige Fahrer-App soll Fahrern einen einfachen Zugang zu relevanten eigenen Informationen und Funktionen innerhalb der Plattform ermöglichen.

Dabei soll die App nicht dazu dienen, bereits vorhandene Daten unnötig ein zweites Mal erfassen zu lassen.

Vom Hintergrund zum Produkt.

Wie SpediFlow Daten übernimmt, eindeutige Fälle automatisiert verarbeitet und Ergebnisse für Monatsabschluss, Buchhaltung und Lohnabrechnung bereitstellt, zeigen die Produktseiten im Detail.