Fleetboard mit SpediFlow verbinden: vorhandene Telematikdaten für die Spesenabrechnung nutzen.

Fleetboard liefert die Daten bereits – SpediFlow macht daraus einen Abrechnungsprozess.

Wer Fleetboard im Fuhrpark einsetzt, verfügt bereits über einen großen Teil der operativen Daten, die für Fahrerabrechnungen relevant sein können. Fahrer, Fahrzeuge, Schichten, Aktivitäten und dazugehörige Zeitinformationen entstehen während des normalen Betriebs.

Gleichzeitig liegen weitere Informationen wie Mitarbeiterstammdaten, Abwesenheiten und unternehmensspezifische Regeln bereits an anderer Stelle im Unternehmen vor.

Die Herausforderung entsteht häufig erst beim Zusammenführen dieser Informationen. Genau an dieser Stelle setzt SpediFlow an.

Fleetboard bleibt die Telematik-Datenquelle. SpediFlow übernimmt die relevanten Daten, ordnet sie den internen Fahrern und Fahrzeugen zu und verbindet sie mit den weiteren Informationen für den Abrechnungsprozess.

Daten, die bereits digital vorhanden sind, sollten nicht erneut erfasst werden müssen.

Ein digitaler Tachograph und ein Telematiksystem erzeugen während einer Fahrt bereits zahlreiche Informationen. Trotzdem entstehen in administrativen Abläufen häufig zusätzliche Listen, manuelle Übertragungen und Kontrollschritte.

Eine zusätzliche Eingabemaske löst dieses Problem nicht. Sie digitalisiert lediglich einen weiteren manuellen Schritt.

SpediFlow verfolgt deshalb einen anderen Ansatz: vorhandene Datenquellen werden angebunden und ihre Informationen für den nachgelagerten Prozess weiterverwendet.

So wird Fleetboard mit SpediFlow verbunden.

Stammdatenimport statt manueller Einzelanlage.

SpediFlow kann Fahrer- und Fahrzeugstammdaten direkt aus Fleetboard übernehmen.

Bei Fahrern werden unter anderem die Fleetboard-DriverNameId sowie vorhandene Namens-, Gruppen- und Tokeninformationen verarbeitet.

Bei Fahrzeugen können unter anderem Fleetboard-ID, Kennzeichen, Fahrzeugnummer, Fahrgestellnummer, Fahrzeugtyp und Telematikgruppe übernommen werden.

Bereits vorhandene Fahrzeuge werden nicht blind erneut angelegt. SpediFlow prüft zunächst die Fleetboard-Fahrzeug-ID und kann anschließend über das Kennzeichen abgleichen.

Für Fahrer werden dauerhafte Zuordnungen zwischen der externen Fleetboard-DriverNameId und dem internen Mitarbeiter hergestellt.

Welche Fleetboard-Daten verwendet SpediFlow aktuell?

Die Fleetboard-Integration ist in SpediFlow als eigener technischer Provider umgesetzt.

Für Authentifizierung und Stammdaten verwendet SpediFlow den Fleetboard BasicService.

Im laufenden Datenabruf wird insbesondere der DrivingTimesAndRestPeriodsService eingesetzt.

Dort verwendet SpediFlow aktuell unter anderem die Methoden getShiftTimesByDriver und getActivitiesByDriver.

Weitere Fleetboard-Service-Endpunkte sind in der technischen Integration vorbereitet. Öffentlich werden jedoch nur die Funktionen als produktiv genutzt beschrieben, die im aktuellen Datenfluss tatsächlich verwendet werden.

Schichtbeginn, Schichtende und Fahrzeugzuordnung automatisiert übernehmen.

Über die Fleetboard-Methode getShiftTimesByDriver ruft SpediFlow Schichtdaten für die zugeordneten Fahrer ab.

Dabei verarbeitet SpediFlow insbesondere Schichtbeginn, gegebenenfalls Schichtende und die Fleetboard-Fahrzeugzuordnung.

Daraus entstehen innerhalb von SpediFlow strukturierte Ereignisse wie SHIFT_START und SHIFT_END.

Sind für die Schicht Positionsinformationen vorhanden, können auch Start- und Endposition in den internen Datenbestand übernommen werden.

Fahreraktivitäten werden ebenfalls direkt aus Fleetboard verarbeitet.

Zusätzlich verwendet SpediFlow getActivitiesByDriver.

Die gelieferten Aktivitäten werden einem Fahrer, einem Zeitpunkt und – soweit verfügbar – einem Fahrzeug zugeordnet.

SpediFlow legt daraus strukturierte DRIVER_STATUS-Ereignisse an.

So entsteht aus den externen Fleetboard-Daten eine einheitliche interne Datenbasis, die anschließend für den weiteren Abrechnungsprozess verwendet werden kann.

Positionsdaten werden Teil des Abrechnungskontexts – nicht zu einem zweiten Fleetboard.

SpediFlow ersetzt Fleetboard nicht als Fahrzeugortung.

Positionsinformationen werden dort verarbeitet, wo sie für den nachgelagerten Prozess relevant sind. Dazu können Start- und Endpositionen von Schichten sowie Positionsinformationen aus Fahreraktivitäten gehören.

Verarbeitet werden können unter anderem Breitengrad, Längengrad, Geschwindigkeit und Kilometerstand.

Der Zweck besteht nicht darin, ein zweites Track-&-Trace-System aufzubauen. Die Ortsinformation wird vielmehr Bestandteil des Abrechnungskontexts.

Fleetboard wird regulär alle 30 Minuten synchronisiert.

Der automatische Integrationsprozess läuft im normalen Betrieb alle 30 Minuten.

Das Büro muss deshalb nicht regelmäßig Exporte herunterladen und wieder in SpediFlow hochladen. Die Datenbasis wächst während des laufenden Monats automatisch mit.

Zusätzlich kann eine Synchronisation jederzeit manuell ausgelöst werden.

Warum der reguläre Sync bewusst mehrere Tage zurückblickt.

Externe Daten müssen nicht immer unmittelbar nach ihrer Entstehung vollständig verfügbar sein. Netzwerkunterbrechungen, verzögerte Datenlieferungen oder temporäre API-Probleme können vorkommen.

Deshalb betrachtet der normale Fleetboard-Sync aktuell nicht nur den letzten Abrufzeitpunkt, sondern arbeitet mit einem dreitägigen Rückblick.

Ein vollständiger Sync kann alternativ ab dem ersten Tag des aktuellen Monats ausgeführt werden.

Bei manuellen Synchronisationen können zusätzlich konkrete Von-/Bis-Zeiträume angegeben werden.

Dadurch können Daten gezielt erneut aus Fleetboard angefordert werden, ohne den gesamten Bestand neu aufbauen zu müssen.

Rückwirkende Synchronisation ohne unkontrollierte Doppelungen.

Wenn mehrere Tage immer wieder abgefragt werden, können bereits bekannte Fleetboard-Datensätze erneut geliefert werden.

Das ist technisch sinnvoll, setzt aber eine zuverlässige Dublettenerkennung voraus.

SpediFlow bildet deshalb für eingelesene Rohereignisse einen technischen Hash aus Integration, externer Ereignis-ID, Ereignistyp und Zeitstempel.

Existiert dieses Ereignis bereits, wird es nicht noch einmal als neuer Datensatz angelegt.

Dadurch kann bewusst mit überlappenden Zeiträumen synchronisiert werden, ohne dass dieselbe Fahreraktivität mehrfach in den Datenbestand eingeht.

Ein vorübergehender Fleetboard-Ausfall ist noch kein verlorener Abrechnungstag.

Externe Schnittstellen können zeitweise nicht erreichbar sein.

Schlägt ein Fleetboard-Sync fehl, protokolliert SpediFlow den fehlgeschlagenen Lauf einschließlich der technischen Fehlermeldung.

Bereits erfolgreich gespeicherte Daten bleiben davon unberührt.

Beim nächsten regulären Lauf wird erneut synchronisiert. Durch den rückwirkenden Abruf können Daten, die während einer kurzfristigen Störung nicht verfügbar waren, später noch übernommen werden.

Ein ungültiger Fleetboard-Fahrer stoppt nicht automatisch die gesamte Flotte.

Fahrerbestände verändern sich. Mitarbeiter verlassen das Unternehmen, neue Fahrer kommen hinzu und externe Kennungen können ungültig werden.

SpediFlow aktualisiert deshalb die bekannten Fleetboard-Fahrer anhand der aktuellen Stammdaten.

Meldet Fleetboard bei einem Fahrer ausdrücklich eine unbekannte DriverNameId, kann diese Zuordnung deaktiviert werden.

Der entscheidende Punkt: Die Verarbeitung der übrigen Fahrer kann weiterlaufen.

Ein einzelnes problematisches Mapping muss damit nicht den gesamten Synchronisationsprozess blockieren.

Der Fahrer erzeugt die relevanten Daten bereits durch seine normale Tätigkeit.

Für die automatische Verarbeitung vorhandener Fleetboard-, Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten ist keine zusätzliche Speseneingabe durch den Fahrer erforderlich.

Der Ansatz besteht gerade darin, Informationen nicht ein zweites Mal abzufragen, wenn sie bereits digital im Unternehmen vorhanden sind.

Das bedeutet nicht, dass jede denkbare Situation automatisch entschieden wird. Datenlücken und Sonderfälle bleiben prüfbar.

Automatisiert wird der eindeutige Normalfall. Menschliche Aufmerksamkeit wird auf diejenigen Fälle konzentriert, bei denen tatsächlich etwas zu prüfen ist.

Fleetboard ist eine Datenquelle. Die Abrechnung entsteht aus dem Gesamtprozess.

Telematikdaten allein beantworten nicht jede Frage einer Spesenabrechnung.

Mitarbeiterstammdaten, Abwesenheiten, Unternehmensstandorte, individuelle Regeln und bewusst definierte Sonderfälle können ebenfalls relevant sein.

SpediFlow verbindet deshalb die Fleetboard-Daten mit diesen weiteren Informationen.

Erst danach entscheidet die Abrechnungslogik, ob ein Vorgang als Automatikfall verarbeitet werden kann oder ob menschliche Prüfung erforderlich ist.

Automatisierung bedeutet nicht, Unsicherheit zu verstecken.

Der Datenfluss läuft im Hintergrund.

Nach abgeschlossener Einrichtung lässt sich der Ablauf vereinfacht so darstellen:

Damit soll das Backoffice nicht jeden Fahrer und jeden Arbeitstag vollständig kontrollieren müssen.

Der Fokus verschiebt sich von der Kontrolle des Normalfalls auf die Bearbeitung echter Abweichungen.

Was SpediFlow bei Fleetboard bewusst nicht behauptet.

SpediFlow ersetzt Fleetboard nicht. Fleetboard bleibt die Telematik- und Datenquelle.

Nicht jeder Fleetboard-Vertrag stellt automatisch dieselben Daten und Dienste zur Verfügung. Welche Informationen im konkreten Unternehmen verfügbar sind, wird bei der Einrichtung geprüft.

SpediFlow ersetzt fehlende Quelldaten nicht durch frei erfundene Werte. Nicht eindeutige Situationen gehören in einen Prüfprozess.

Auch nicht jeder technisch vorbereitete Fleetboard-Service wird automatisch als produktiv verwendete Standardfunktion beworben.

Der heute verwendete Datenfluss basiert insbesondere auf BasicService und DrivingTimesAndRestPeriodsService.

Fleetboard und SpediFlow in der Praxis.

Die einfachste Integration ist die, bei der vorhandene Daten weiterverwendet werden.

Eine Spedition sollte ihre bestehende Telematik nicht austauschen müssen, nur weil ein nachgelagerter Verwaltungsprozess automatisiert werden soll.

SpediFlow nutzt die vorhandene Fleetboard-Datenbasis, verbindet sie mit internen Fahrer-, Fahrzeug-, Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten und führt die Informationen in den Abrechnungsprozess über.

Nach der Einrichtung läuft der Datenabruf regelmäßig im Hintergrund. Das Büro muss keine laufenden Fleetboard-Dateien exportieren und anschließend wieder in SpediFlow importieren.

Der Vorteil liegt deshalb nicht darin, noch mehr Daten zu erfassen.

Vom Fleetboard-Datenstrom bis zum Monatsabschluss.

Die Produktseiten zeigen im Detail, wie SpediFlow die weiteren Mitarbeiter-, Abwesenheits- und Unternehmensdaten verarbeitet und daraus Automatik-, Prüf- und Sonderfälle bildet.

Weiterführend zeigen wir im Ratgeber, wie sich die Spesenabrechnung mit Fleetboard automatisieren lässt und welche Fleetboard-Daten für die Spesenabrechnung relevant sind.