Spesenabrechnung mit Fleetboard automatisieren: So funktioniert der Prozess

Eine Spesenabrechnung mit Fleetboard lässt sich automatisieren, indem vorhandene Fahrer-, Fahrzeug-, Zeit- und Telematikdaten direkt übernommen und mit Mitarbeiter-, Abwesenheits- und Regelwerksdaten zusammengeführt werden. Eindeutige Fahrerfälle können anschließend automatisch berechnet werden; nur Abweichungen oder Sonderfälle müssen gezielt geprüft werden.

Der vollständige Prozess reicht damit von der Fleetboard-Datenübernahme über Fahrerzuordnung und Spesenberechnung bis zum Monatsabschluss und zur strukturierten Ausgabe für Buchhaltung oder Lohnprozess.

Fleetboard liefert Daten – die Spesenabrechnung benötigt einen Prozess

Fleetboard ist zunächst ein Telematik- und Flottenmanagementsystem.

Das aktuelle Fleetboard-Angebot umfasst unterschiedliche Dienste für den Fuhrpark. Dazu gehören beispielsweise Fahrtverläufe und Positionen sowie Funktionen rund um Lenk-, Arbeits- und Ruhezeiten.

Mehr über die verfügbaren Fleetboard-Dienste beschreibt der Anbieter auf seiner offiziellen Fleetboard-Website.

Damit steht bereits eine wertvolle technische Datengrundlage zur Verfügung.

Eine vollständige Spesenabrechnung entsteht daraus jedoch erst, wenn diese Daten mit weiteren Informationen verbunden und nach den für das Unternehmen geltenden Regeln verarbeitet werden.

SpediFlow setzt deshalb nicht an der erneuten Erfassung der Telematikdaten an, sondern übernimmt vorhandene Daten in einen nachgelagerten Abrechnungsprozess.

Schritt 1: Fleetboard-Daten übernehmen

Am Anfang des Prozesses steht die Datenübernahme.

SpediFlow verfügt über eine direkte Fleetboard-Integration. Darüber können Fahrer-, Fahrzeug- und verfügbare Telematikdaten aus der eingerichteten Verbindung übernommen werden.

Je nach vorhandener Fleetboard-Konfiguration können für den Abrechnungsprozess beispielsweise Zeit- und Positionsinformationen relevant sein.

Fleetboard selbst beschreibt für seine Zeiterfassung unter anderem Informationen über:

• Schichtbeginn,
• Arbeitszeiten,
• Lenkzeiten,
• Ruhezeiten,
• Ruhezeitverkürzungen,
• Lenkzeitverlängerungen.

Weitere Informationen dazu stellt Fleetboard im Bereich Fleetboard Time Recording bereit.

Für die Spesenabrechnung bedeutet das: Ein Teil der benötigten Informationen muss nicht noch einmal manuell erfasst werden, wenn er bereits über die angebundene Datenquelle verfügbar ist.

Schritt 2: Fahrer und Daten eindeutig zusammenführen

Zeit- und Positionsdaten allein reichen noch nicht.

Die übernommenen Informationen müssen einem konkreten Mitarbeiter zugeordnet werden können.

Denn eine Spesenabrechnung wird nicht für ein Fahrzeug erstellt, sondern für einen Fahrer.

SpediFlow führt deshalb die übernommenen Telematikdaten mit den hinterlegten Mitarbeiterinformationen zusammen.

Dazu können unter anderem gehören:

• Fahrerzuordnung,
• Wohnort,
• Einsatzort,
• Fahrer- oder Tarifgruppe,
• betriebliche Regelungen.

Damit entsteht aus einem technischen Datensatz ein konkreter Abrechnungsfall für einen bestimmten Mitarbeiter.

Schritt 3: Abwesenheiten berücksichtigen

Eine reine Betrachtung der Fahrzeug- und Fahrerdaten wäre trotzdem unvollständig.

Ein Fahrer kann beispielsweise Urlaub haben, krank sein oder aus einem anderen Grund nicht regulär eingesetzt worden sein.

Solche Informationen stammen normalerweise nicht aus Fleetboard.

Deshalb verbindet SpediFlow die Telematikdaten mit Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten.

Diese können aus bestehenden Personalprogrammen oder über strukturierte Datenimporte übernommen werden.

Das ist ein entscheidender Unterschied zwischen einer reinen Auswertung von Telematikdaten und einem vollständigen Abrechnungsprozess.

Schritt 4: Maßgebliche Abwesenheitszeit bestimmen

Eine weitere wichtige Unterscheidung betrifft Arbeitszeit und steuerlich maßgebliche Abwesenheitszeit.

Beide müssen nicht zwangsläufig identisch sein.

Abhängig von der betrieblichen und steuerlichen Einordnung kann beispielsweise zusätzlich der Weg zwischen Wohnort und maßgeblichem Einsatzort eine Rolle spielen.

SpediFlow kann hierfür neben den Telematikdaten erforderliche Routinginformationen in die konfigurierte Berechnungslogik einbeziehen.

Dadurch wird nicht einfach eine vorhandene Zeit aus Fleetboard übernommen und unmittelbar als Spesenzeit verwendet.

Stattdessen wird aus den verfügbaren Informationen die für die konfigurierte Abrechnungslogik relevante Grundlage ermittelt.

Schritt 5: Regelwerk auf den Fahrerfall anwenden

Nachdem Zeiten, Orte, Mitarbeiterinformationen und Abwesenheiten zusammengeführt wurden, kann das hinterlegte Regelwerk angewendet werden.

Dazu gehören beispielsweise:

• gesetzliche Verpflegungspauschalen,
• Inlands- und Auslandspauschalen,
• An-, Ab- und Zwischentage,
• konfigurierte Mahlzeitenkürzungen,
• Gültigkeitszeiträume,
• Fahrer- und Tarifgruppen,
• individuelle betriebliche Zusatzzahlungen.

Damit wird aus der technischen Datengrundlage erstmals ein konkretes Abrechnungsergebnis.

Schritt 6: Automatikfall, Prüfbedarf oder Sonderfall

Ein zentraler Punkt bei der Automatisierung ist der Umgang mit Unsicherheit.

Eine Software könnte versuchen, aus jedem Datensatz automatisch irgendein Ergebnis zu erzeugen.

Für einen nachvollziehbaren Abrechnungsprozess wäre das jedoch problematisch.

SpediFlow arbeitet deshalb mit drei grundlegenden Status.

Automatikfall

Sind Zeiten, Orte, Mitarbeiterdaten und Regelwerk vollständig und konsistent, wird der Betrag automatisch berechnet.

Der Fall benötigt im normalen Prozess keine weitere manuelle Bearbeitung.

Prüfbedarf

Fehlen relevante Daten oder widersprechen sich vorhandene Informationen, wird der Fall gezielt zur Prüfung vorgelegt.

Dadurch muss das Büro nicht sämtliche Fahrerfälle kontrollieren, sondern kann sich auf die tatsächlich auffälligen Fälle konzentrieren.

Sonderfall

Besondere Konstellationen – beispielsweise ein Telematikausfall, eine fehlende Fahrerkarte oder eine notwendige manuelle Korrektur – können als Sonderfall behandelt werden.

Änderungen bleiben dabei nachvollziehbar dokumentiert.

Wie SpediFlow diesen Ablauf grundsätzlich umsetzt, zeigt auch die SpediFlow-Produktübersicht zur automatisierten Spesenabrechnung.

Schritt 7: Nur Abweichungen landen beim Sachbearbeiter

Der eigentliche Vorteil der Automatisierung entsteht nicht dadurch, dass ein einzelner Spesenbetrag schneller ausgerechnet wird.

Die Berechnung selbst ist häufig der einfachste Teil.

Der größere Aufwand entsteht in manuellen Prozessen durch das Zusammensuchen, Zuordnen, Vergleichen und Kontrollieren der zugrunde liegenden Informationen.

Wenn Fleetboard-Daten, Mitarbeiterinformationen, Abwesenheiten und Regelwerk bereits strukturiert zusammengeführt werden, kann sich dieser Ablauf verändern.

Der Normalfall läuft automatisch durch. Nur Abweichungen benötigen Aufmerksamkeit.

Im aktuellen SpediFlow-Pilotbetrieb mit 16 Fahrern werden bei rund 320 Fahrer-Tagen pro Monat durchschnittlich etwa fünf Fälle zur manuellen Prüfung markiert.

Diese Werte beziehen sich ausdrücklich auf den aktuellen Pilotbetrieb und sind keine allgemeine Garantie für andere Speditionen. Sie zeigen jedoch, welches Prinzip hinter dem Prozess steht: Nicht jeder Fahrerfall soll manuell kontrolliert werden.

Schritt 8: Monat kontrollieren und abschließen

Nach der laufenden Verarbeitung steht am Monatsende nicht wieder eine Sammlung einzelner Fleetboard-Daten vor dem Sachbearbeiter.

Stattdessen liegen bereits berechnete Fahrerfälle mit ihrem jeweiligen Status vor.

Offene Prüf- und Sonderfälle können gezielt bearbeitet werden.

Sind die notwendigen Kontrollen abgeschlossen, kann der Abrechnungsmonat abgeschlossen werden.

Damit entsteht eine klare Trennung zwischen laufender Datenverarbeitung und finalem Monatsabschluss.

Schritt 9: Ergebnisse für Buchhaltung oder Lohnprozess ausgeben

Die Spesenabrechnung endet nicht mit der Berechnung eines Betrags.

Die Ergebnisse müssen anschließend in den weiteren Unternehmensprozess gelangen.

SpediFlow stellt dafür PDF- und CSV-Ausgaben sowie individuell abgestimmte Ausgabestrukturen für den vereinbarten Buchhaltungs- oder Lohnprozess bereit.

Steuerfreie, pauschal zu versteuernde und gegebenenfalls steuerpflichtige Bestandteile können dabei getrennt ausgewiesen werden.

Damit ergibt sich ein durchgängiger Ablauf:

1. Fleetboard-Daten übernehmen,
2. Fahrer und Fahrzeug zuordnen,
3. Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten ergänzen,
4. maßgebliche Abwesenheit bestimmen,
5. Spesenregelwerk anwenden,
6. eindeutige Fälle automatisch berechnen,
7. Abweichungen gezielt prüfen,
8. Monat abschließen,
9. Ergebnisse für Buchhaltung oder Lohnprozess ausgeben.

Müssen Fleetboard-Daten dafür manuell exportiert werden?

Nicht zwingend.

Fleetboard bietet selbst Möglichkeiten zur Weiterverarbeitung von Daten. Für die Fleetboard-Zeiterfassung beschreibt der Anbieter beispielsweise einen CSV-Export und die Möglichkeit, Zeitdaten in eigene Logistiksoftware zu übernehmen.

Bei SpediFlow ist Fleetboard darüber hinaus derzeit als direkte Integration verfügbar.

Fahrer-, Fahrzeug- und verfügbare Telematikdaten werden über die eingerichtete Verbindung übernommen.

Andere Telematiksysteme können abhängig vom jeweiligen Anbieter beispielsweise über API, Push-Export, zyklischen Export oder strukturierten Dateiimport angebunden werden.

Fleetboard wird dabei nicht ersetzt

Für die Einordnung der Systeme ist dieser Punkt besonders wichtig.

SpediFlow ersetzt Fleetboard nicht.

Fleetboard bleibt das bestehende Telematik- und Flottenmanagementsystem und stellt relevante Daten aus dem Fahrzeugeinsatz bereit.

SpediFlow übernimmt diese Daten für einen nachgelagerten fachlichen Prozess: die automatisierte Spesenabrechnung.

Genauso wenig soll ein vorhandenes Personalprogramm oder die Buchhaltung ersetzt werden.

Die Systeme bleiben bestehen. SpediFlow verbindet die für die Abrechnung benötigten Informationen und verarbeitet sie zwischen den bestehenden Datenquellen und dem nachgelagerten Buchhaltungs- beziehungsweise Lohnprozess.

Warum die direkte Verbindung wichtiger ist als eine weitere Eingabemaske

Eine zusätzliche Software bringt einer Spedition wenig, wenn Mitarbeiter anschließend dieselben Informationen erneut eingeben müssen.

Deshalb ist für eine sinnvolle Automatisierung entscheidend, bereits vorhandene Daten weiterzuverwenden.

Fleetboard erfasst beziehungsweise verarbeitet bereits Informationen aus Fahrer und Fahrzeug. Personalprogramme enthalten Mitarbeiter- und Abwesenheitsinformationen. Die Buchhaltung benötigt am Ende strukturierte Abrechnungsergebnisse.

Die Aufgabe einer Prozessplattform besteht darin, diese vorhandenen Informationen sinnvoll miteinander zu verbinden.

Genau darauf ist SpediFlow ausgelegt.

Fazit: Von Fleetboard-Daten zur fertigen Spesenabrechnung

Fleetboard schafft eine wichtige technische Grundlage für die automatisierte Spesenabrechnung, weil relevante Informationen aus Fahrer und Fahrzeug bereits digital vorliegen.

Die eigentliche Automatisierung beginnt jedoch erst danach.

Telematikdaten müssen dem richtigen Fahrer zugeordnet, mit Mitarbeiter- und Abwesenheitsinformationen ergänzt und anhand des hinterlegten Regelwerks bewertet werden.

Sind alle notwendigen Informationen eindeutig, kann der Fall automatisch berechnet werden. Nur fehlende, widersprüchliche oder besondere Konstellationen müssen gezielt geprüft werden.

Nach dem Monatsabschluss können die Ergebnisse anschließend strukturiert für den Buchhaltungs- oder Lohnprozess ausgegeben werden.

Damit wird aus Fleetboard nicht einfach eine weitere Datenquelle zum manuellen Auswerten, sondern der Ausgangspunkt eines automatisierten Abrechnungsprozesses.

Weitere Informationen zur direkten Fleetboard-Integration und zum Ablauf der Spesenabrechnung gibt es auf der SpediFlow-Website.