Fleetboard-Daten für die Spesenabrechnung nutzen: Welche Daten wirklich relevant sind

Für die Spesenabrechnung sind aus Fleetboard vor allem Zeit-, Positions-, Fahrt-, Fahrer- und Tachographendaten relevant. Entscheidend sind diejenigen Informationen, mit denen sich ein Fahrerfall zeitlich und räumlich nachvollziehen und eindeutig einem Mitarbeiter zuordnen lässt.

Nicht jede Fleetboard-Kennzahl wird dafür benötigt. Fahrzeug- und Telematikdaten bilden zunächst die technische Grundlage; für eine vollständige automatische Spesenberechnung müssen sie anschließend mit Mitarbeiter-, Abwesenheits- und Regelwerksdaten zusammengeführt werden.

Fleetboard als Datenquelle für die Spesenabrechnung

Fleetboard ist eine Telematik- und Flottenmanagementlösung von Mercedes-Benz Trucks. Das aktuelle Serviceportfolio umfasst unterschiedliche Bereiche – von Fahrtverläufen und Fahrzeugpositionen bis hin zu Zeitmanagement und Compliance.

Fleetboard Compliance stellt beispielsweise Lenk-, Arbeits- und Ruhezeiten sowie relevante Tachographendaten bereit. Fleetboard Core bietet unter anderem Informationen zu Fahrtverläufen und Fahrzeugpositionen.

Damit entstehen Daten, die auch für nachgelagerte Prozesse einer Spedition interessant sein können.

Die Spesenabrechnung ist einer dieser Prozesse.

Dabei ist allerdings eine klare Trennung wichtig:

Fleetboard liefert die Telematik- und Zeitdaten. Die eigentliche Spesenlogik muss diese Daten anschließend fachlich einordnen und mit weiteren Informationen zusammenführen.

Welche Fleetboard-Daten sind für die Spesenabrechnung besonders relevant?

Für eine automatisierte Spesenberechnung sind vor allem Daten interessant, mit denen sich der zeitliche und räumliche Verlauf eines Arbeitstages nachvollziehen lässt.

Dazu können insbesondere gehören:

• Arbeits- beziehungsweise verfügbare Zeitinformationen,
• Fahrerkartenereignisse und Tachographendaten,
• Fahrtverläufe,
• Positionsinformationen,
• Fahrerzuordnungen,
• Fahrzeugzuordnungen.

Welche Informationen im konkreten Fall tatsächlich verwendet werden, hängt von der vorhandenen Fleetboard-Konfiguration und der im Unternehmen definierten Berechnungslogik ab.

1. Zeitdaten bilden eine wichtige Grundlage

Für die Spesenabrechnung ist zunächst entscheidend, wie lange die für die Berechnung maßgebliche Abwesenheit eines Fahrers dauert.

Fleetboard bietet im Bereich Zeitmanagement beziehungsweise Compliance Informationen rund um Lenk-, Arbeits- und Ruhezeiten. Historisch beschreibt Fleetboard seine Zeiterfassung außerdem mit Informationen wie Schichtbeginn sowie Fahr- und Ruhezeiten.

Solche Zeitinformationen können eine wichtige Grundlage für einen automatisierten Abrechnungsprozess darstellen.

Sie beantworten jedoch nicht automatisch jede steuerliche Frage.

Arbeitszeit und die für eine Verpflegungspauschale maßgebliche Abwesenheitszeit müssen nicht zwangsläufig identisch sein.

Je nach betrieblicher und steuerlicher Konstellation können weitere Informationen erforderlich sein, um den richtigen Beginn und das richtige Ende der maßgeblichen Abwesenheit festzulegen.

2. Positionsdaten zeigen, wo sich Fahrer und Fahrzeug bewegt haben

Neben den Zeiten ist der räumliche Verlauf relevant.

Fleetboard stellt Funktionen zur Fahrzeugortung und zur Darstellung von Fahrtverläufen bereit. Solche Informationen können helfen, einen Arbeitstag räumlich nachzuvollziehen.

Für die Spesenabrechnung können daraus beispielsweise Fragen beantwortet werden wie:

• Wo befand sich das Fahrzeug im Tagesverlauf?
• Welche Strecke wurde gefahren?
• Gab es einen grenzüberschreitenden Fahrtverlauf?
• Welche Positionen sind für Beginn und Ende eines Falls relevant?

Auch hier gilt allerdings: Eine GPS-Position ist zunächst nur eine technische Information.

Erst die fachliche Verarbeitung entscheidet, welche Bedeutung diese Position für die konkrete Spesenberechnung hat.

3. Fahrer und Fahrzeug müssen eindeutig zugeordnet sein

Telematikdaten sind für eine personenbezogene Spesenabrechnung nur dann sinnvoll nutzbar, wenn klar ist, welchem Fahrer die relevanten Informationen zugeordnet werden.

Deshalb gehört eine saubere Zuordnung zwischen Fahrer, Fahrzeug und den übernommenen Datensätzen zu den grundlegenden Voraussetzungen eines automatisierten Prozesses.

In SpediFlow werden über die eingerichtete Fleetboard-Verbindung Fahrer-, Fahrzeug- und verfügbare Telematikdaten übernommen.

Diese Daten werden anschließend nicht isoliert betrachtet, sondern in den jeweiligen Abrechnungsfall eingeordnet.

4. Nicht jede Fahrzeugkennzahl ist eine Speseninformation

Fleetboard verarbeitet deutlich mehr Daten, als für eine Spesenabrechnung benötigt werden.

Das ist wichtig, weil Telematik und Spesenabrechnung unterschiedliche Aufgaben erfüllen.

Fleetboard Analytics beschäftigt sich beispielsweise mit fahrrelevanten Daten zur Bewertung und Verbesserung des Fahrverhaltens. Andere Fleetboard-Dienste unterstützen unter anderem Fahrzeugverfügbarkeit, Energie- und Ladeprozesse oder Wartungsprozesse.

Solche Daten können für Fuhrparkmanagement und Wirtschaftlichkeit sehr wertvoll sein.

Für die Berechnung einer Verpflegungspauschale sind sie jedoch nicht automatisch relevant.

Eine gute Integration übernimmt deshalb nicht möglichst viele Daten, sondern die für den jeweiligen Prozess notwendigen Daten.

Warum Fleetboard-Daten allein noch keine fertige Spesenabrechnung ergeben

Ein häufiger Denkfehler bei der Automatisierung besteht darin, Telematikdaten mit einer vollständigen Abrechnungsgrundlage gleichzusetzen.

Für eine Spesenabrechnung können zusätzlich Informationen benötigt werden, die nicht aus dem Fahrzeug stammen.

SpediFlow führt deshalb neben den verfügbaren Telematikdaten weitere Daten zusammen.

Dazu gehören insbesondere:

• Mitarbeiterstammdaten,
• Wohnort und gegebenenfalls Einsatzort,
• Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit,
• betriebliche Regelungen,
• konfigurierte Fahrer- oder Tarifgruppen,
• gegebenenfalls erforderliche Routinginformationen,
• das für das Unternehmen konfigurierte Spesenregelwerk.

Erst durch diese Kombination entsteht aus technischen Bewegungs- und Zeitdaten ein fachlich bewertbarer Abrechnungsfall.

Beispiel: Ein normaler Arbeitstag mit vollständigen Fleetboard-Daten

Angenommen, für einen Fahrer liegen die benötigten Fleetboard-Daten vollständig vor.

Der zeitliche Verlauf ist nachvollziehbar, die relevanten Positionen sind vorhanden und der Fahrer kann eindeutig zugeordnet werden.

SpediFlow kann diese Informationen mit den hinterlegten Mitarbeiterdaten und dem konfigurierten Regelwerk zusammenführen.

Sind Zeiten, Orte, Mitarbeiterdaten und Regelwerk vollständig und eindeutig, kann daraus ein Automatikfall entstehen.

Der Betrag wird dann automatisch berechnet und benötigt im normalen Ablauf keine weitere manuelle Bearbeitung.

Was passiert bei fehlenden oder widersprüchlichen Fleetboard-Daten?

Automatisierung sollte nicht bedeuten, aus unvollständigen Daten trotzdem zwangsläufig ein Ergebnis zu erzeugen.

Fehlen beispielsweise relevante Zeitinformationen oder ergeben vorhandene Daten kein eindeutiges Bild, muss der Fall anders behandelt werden.

SpediFlow unterscheidet deshalb zwischen drei grundlegenden Status:

• Automatikfall: Die benötigten Daten und Regeln sind vollständig und eindeutig.
• Prüfbedarf: Daten fehlen oder widersprechen sich und eine Kontrolle ist erforderlich.
• Sonderfall: Eine besondere Konstellation oder ein manueller Eingriff muss nachvollziehbar berücksichtigt werden.

Dadurch wird die Fleetboard-Integration nicht zu einem Blackbox-Prozess.

Vollständige Fälle können automatisiert verarbeitet werden. Unklare Fälle werden dagegen gezielt sichtbar gemacht.

Fleetboard und SpediFlow erfüllen unterschiedliche Aufgaben

Die Rollen der beiden Systeme lassen sich deshalb klar voneinander trennen.

Fleetboard bildet die Telematik- und Flottenebene.

Hier entstehen beziehungsweise werden unter anderem Fahrt-, Positions-, Zeit- und Tachographendaten bereitgestellt.

SpediFlow bildet darauf aufbauend den Prozess der Spesenabrechnung ab.

Die verfügbaren Fleetboard-Daten werden mit Mitarbeiter-, Abwesenheits- und Regelwerksinformationen zusammengeführt. Eindeutige Fälle können anschließend automatisch berechnet und Abweichungen gezielt zur Prüfung vorgelegt werden.

Nach der Verarbeitung folgen die weiteren Schritte des Abrechnungsprozesses bis zum Monatsabschluss und zu den vorgesehenen PDF- und CSV-Ausgaben für den Buchhaltungs- beziehungsweise Lohnprozess.

Welche Daten sind also wirklich relevant?

Für die Spesenabrechnung ist nicht die größtmögliche Datenmenge entscheidend.

Relevant sind diejenigen Informationen, mit denen sich ein Fahrerfall zeitlich, räumlich und fachlich eindeutig einordnen lässt.

Fleetboard kann dafür eine wichtige technische Datengrundlage liefern – insbesondere durch Zeit-, Fahrt-, Positions- und Tachographendaten sowie die Zuordnung von Fahrer und Fahrzeug.

Für eine vollständige Automatisierung müssen diese Informationen jedoch mit den betrieblichen und abrechnungsrelevanten Daten des Unternehmens verbunden werden.

Genau an dieser Stelle setzt die direkte Fleetboard-Integration von SpediFlow an: Die vorhandenen Telematikdaten werden nicht noch einmal manuell übertragen, sondern in einen durchgängigen Abrechnungsprozess übernommen.

Fazit

Fleetboard liefert wesentlich mehr Informationen, als eine Spesenabrechnung benötigt. Für den Abrechnungsprozess sind vor allem die Daten relevant, die den zeitlichen und räumlichen Verlauf eines Fahrerfalls nachvollziehbar machen.

Die entscheidende Aufgabe besteht anschließend darin, diese technischen Daten mit Mitarbeiterinformationen, Abwesenheiten und dem betrieblichen Regelwerk zusammenzuführen.

Damit wird aus Telematik noch nicht automatisch eine Spesenabrechnung – sie schafft aber eine wesentliche Datengrundlage dafür.

SpediFlow nutzt diese Grundlage über die direkte Fleetboard-Integration und verarbeitet eindeutige Fälle automatisiert weiter. Fehlen Informationen oder widersprechen sich Daten, wird der betreffende Fall gezielt zur Prüfung beziehungsweise als Sonderfall ausgewiesen.

So wird Fleetboard nicht ersetzt, sondern als bestehende Datenquelle in den nachgelagerten Spesenprozess eingebunden.