Automatisierte Spesenabrechnung Für Speditionen ab etwa 50 Fahrern

Fahrerdaten rein. Fertige Spesenabrechnung raus.

Spediflow ist eine Softwareplattform für Speditionen und Transportunternehmen zur automatisierten Spesenabrechnung von Berufskraftfahrern.
Telematik-, Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten werden zusammengeführt, eindeutige Fälle automatisch berechnet und nur Abweichungen gezielt zur Prüfung vorgelegt. Im normalen Abrechnungsprozess ist dafür keine zusätzliche Dateneingabe durch den Fahrer erforderlich.

Produkt ansehen
Spediflow Dashboard mit offenen Aufgaben und Schnellzugriffen auf Mitarbeiter, Spesen und Buchhaltung
Das Dashboard zeigt nur, was tatsächlich Aufmerksamkeit benötigt. Sind keine Prüfungen offen, ist der Arbeitsstand eindeutig.
Die Anwendung

Kein Blackbox-Rechner. Jeder Schritt bleibt nachvollziehbar.

Spediflow ist eine modulare Prozessplattform für Speditionen. Die automatisierte Spesenabrechnung ist das erste eigenständig angebotene Modul. Dafür führt Spediflow bereits heute Telematik-, Mitarbeiter-, Abwesenheits-, Arbeitszeit- und Regelwerksdaten in einer gemeinsamen Prozessbasis zusammen.

Automatisch, wenn alles eindeutig ist

Vollständige und konsistente Fälle werden ohne unnötige manuelle Arbeit verarbeitet.

Gezielte Prüfung statt Tabellenchaos

Fehlende oder widersprüchliche Daten werden klar als Prüf- oder Sonderfall ausgewiesen.

Fertige Ergebnisse für die Buchhaltung

Monatsabschluss, steuerliche Aufteilung sowie PDF- und CSV-Ausgaben entstehen in einem kontrollierten Ablauf.

Produkt im Detail ansehen
Funktionsweise

Automatisch, wo die Daten eindeutig sind.

Spediflow automatisiert nicht blind. Jeder Abrechnungsfall erhält einen klaren Status. Dadurch konzentriert sich das Büro nur auf die Fälle, bei denen tatsächlich eine Entscheidung erforderlich ist.

Automatikfall

Zeiten, Orte, Mitarbeiterdaten und Regelwerk sind vollständig. Der Betrag wird automatisch berechnet und benötigt keine weitere Bearbeitung.

Prüfbedarf

Daten fehlen oder widersprechen sich. Spediflow zeigt, welche Information geprüft oder ergänzt werden muss.

Sonderfall

Beispielsweise bei Telematikausfall, fehlender Fahrerkarte oder einer notwendigen manuellen Korrektur. Änderungen bleiben nachvollziehbar dokumentiert.

Laufender Pilotbetrieb

Im realen Fahreralltag erprobt.

Spediflow wird seit Mai 2026 im laufenden Pilotbetrieb mit bis zu 16 Fahrern eingesetzt. Das entspricht einer rechnerischen Größenordnung von bis zu rund 320 Fahrer-Tagen pro Monat. Durchschnittlich weisen dabei nur etwa fünf Fahrer-Tage pro Monat Prüfbedarf auf. Der weit überwiegende Teil wird ohne manuelle Prüfung verarbeitet.

Prüfbedarf entsteht insbesondere dann, wenn Daten oder Arbeitszeiten vom erwarteten Ablauf abweichen. Solche Fälle werden bewusst nicht automatisch freigegeben, sondern mit den relevanten Informationen zur gezielten Kontrolle vorgelegt.

Seit Mai 2026 Laufender Pilotbetrieb Fortlaufende Tests mit realen Abrechnungsabläufen.
bis zu 16 Fahrer im Pilotumfang Im laufenden Test- und Pilotbetrieb.
bis zu ≈ 320 Fahrer-Tage pro Monat Rechnerische Größenordnung bei rund 20 Tagen je Fahrer.
Ø ≈ 5 Fahrer-Tage mit Prüfbedarf Durchschnitt pro Monat im bisherigen Pilotbetrieb.
Stand: September 2026. Die Angaben beziehen sich auf den laufenden Pilotbetrieb und sind für die öffentliche Darstellung teilweise gerundet. Ergebnisse können je nach Datenqualität, Einsatzstruktur und betrieblichen Regeln abweichen.
Berechnungsgrundlage

Arbeitszeit und maßgebliche Abwesenheit können voneinander abweichen.

Abhängig von der betrieblichen und steuerlichen Einordnung kann neben den Telematikzeiten auch der Weg zwischen Wohnort und maßgeblichem Einsatzort relevant sein. Spediflow kann diese Routingzeiten regelbasiert berücksichtigen und dokumentiert die verwendete Grundlage.

Mehr dazu: Arbeitszeit vs. Abwesenheitszeit bei Lkw-Fahrern

Telematikzeiten

Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Pausen, Fahrerkartenereignisse und verfügbare Positionsdaten.

Mitarbeiterdaten

Wohnort, Einsatzort, Fahrerzuordnung, Abwesenheiten und betriebliche Regelungen.

Routingdaten

Erforderliche Strecken- und Fahrzeitinformationen für die konfigurierte Berechnungslogik.

Spesenlogik

Gesetzliche Pauschalen und betriebliche Zahlungen sauber getrennt.

Das Regelwerk wird auf die tatsächlichen Vorgaben des Unternehmens abgestimmt. Verwendete Regeln und Änderungen bleiben nachvollziehbar.

Steuerfreie Bestandteile

Gesetzliche Verpflegungspauschalen

Inlands- und Auslandspauschalen
An-, Ab- und Zwischentage
Konfigurierte Mahlzeitenkürzungen
Gültigkeitszeiträume und Fahrergruppen
Betriebliche Bestandteile

Zusätzliche Zahlungen und Zuschläge

Individuelle Zusatzzahlungen
Unterschiedliche Fahrer- und Tarifgruppen
Getrennte steuerliche Ausweisung
Individuell abgestimmte Exportstruktur
Integrationen

Bestehende Systeme bleiben bestehen.

Spediflow ersetzt weder Ihre Telematik noch Ihr Personalprogramm. Vorhandene Daten werden in den Abrechnungsprozess übernommen. Die gemeinsame Datenbasis ist so aufgebaut, dass sie künftig auch von weiteren Spediflow-Modulen genutzt werden kann.

Fleetboard Direkt verfügbar
RIO Projektbezogen
Webfleet Projektbezogen
Weitere Systeme Nach Prüfung
CSV-Import Verfügbar
Direkte Fleetboard-Integration Fahrer-, Fahrzeug- und verfügbare Telematikdaten werden über die eingerichtete Verbindung übernommen.
Weitere Systeme projektspezifisch Je nach Anbieter über API, Push-Export, zyklischen Export oder strukturierten Dateiimport.
Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten Übernahme aus bestehenden Personalprogrammen oder strukturierten CSV-Dateien.
Individuelle Ausgaben PDF, CSV und abgestimmte Ausgabestrukturen für den vereinbarten Buchhaltungs- oder Lohnprozess.
Betrieb und Einführung

Standardmäßig als betreute SaaS-Lösung.

Spediflow wird im Regelfall auf Infrastruktur in Deutschland bereitgestellt. Einrichtung, Updates und Support werden zentral begleitet. Dadurch entsteht für den Kunden kein eigener Serverbetriebsaufwand. Künftige Module können innerhalb derselben Plattform ergänzt werden, ohne die bestehende Grundinstallation neu aufzubauen.

Optionale Kundeninstallation: Eine Docker-Installation auf der Infrastruktur des Kunden ist bei entsprechenden technischen, datenschutzrechtlichen oder organisatorischen Anforderungen ebenfalls möglich und wird gesondert kalkuliert.
Preismodell

Klare Einstiegspreise. Kalkulation nach tatsächlichem Umfang.

Die Einführung beginnt ab 5.000 Euro netto. Der laufende Betrieb beginnt ab 500 Euro monatlich. Der konkrete Preis richtet sich nach Fahreranzahl, Datenquellen, Integrationen und Exportanforderungen.

Einführung ab 5.000 €

Analyse, Einrichtung, Datenübernahme, Regelkonfiguration und Begleitung bis zum produktiven Abrechnungslauf.

Betrieb ab 500 € monatlich

Preisstaffel nach Fahreranzahl und tatsächlich verarbeitetem Abrechnungsumfang.

Zusätzlicher Projektumfang

Neue Integrationen, besondere Exportlogiken oder Kundeninstallationen werden vorab transparent abgestimmt.

Preismodell im Detail
Häufige Fragen

Die wichtigsten Fragen vor einer Einführung.

Spediflow übernimmt Telematik-, Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten, berechnet eindeutige Fälle automatisch und zeigt Abweichungen gezielt als Prüf- oder Sonderfälle an. Nach der Kontrolle kann der Monat abgeschlossen und ausgegeben werden.
Fleetboard ist derzeit als direkte Integration verfügbar. Weitere Systeme werden abhängig von API, Push-Export, zyklischem Export oder strukturiertem Dateiimport projektspezifisch angebunden.
Der Fall wird nicht blind automatisch freigegeben. Spediflow zeigt, welche Daten fehlen oder voneinander abweichen. Der Fall kann geprüft und nachvollziehbar ergänzt werden.
Nach dem Monatsabschluss stehen PDF- und CSV-Ausgaben bereit. Steuerfreie, pauschal zu versteuernde und gegebenenfalls steuerpflichtige Bestandteile werden getrennt ausgewiesen.
Nein. Standardmäßig wird Spediflow als betreute SaaS-Lösung auf Infrastruktur in Deutschland bereitgestellt. Eine Docker-Installation beim Kunden ist bei besonderen Anforderungen optional möglich.
Die Einführung beginnt ab 5.000 Euro netto, der laufende Betrieb ab 500 Euro monatlich. Die genaue Kalkulation richtet sich nach Fahreranzahl, Datenquellen, Integrationen und Exportanforderungen.
Wissen & Praxis

Wissen zur automatisierten Spesenabrechnung

Praxiswissen zu Spesenabrechnung, Telematikdaten, Abwesenheitszeiten und automatisierten Prozessen in Speditionen.

Alle Fachartikel ansehen
Nächster Schritt

Sehen Sie Spediflow anhand Ihres tatsächlichen Prozesses.

Für eine erste Einschätzung benötigen wir lediglich Ihre Fahreranzahl, das eingesetzte Telematiksystem, die Quelle Ihrer Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten sowie das gewünschte Ausgabeformat.

Direkt erreichbar 08742 9790876
Preise ansehen