Spediflow automatisiert die Spesenabrechnung von Berufskraftfahrern
aus vorhandenen Telematik-, Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten.
Fleetboard-Daten, Mitarbeiterinformationen und Abwesenheiten werden
zusammengeführt. Eindeutige Fälle werden automatisch berechnet,
Auffälligkeiten gezielt vorgelegt und der fertige Monat kontrolliert
abgeschlossen.
Spediflow verbindet Datenübernahme, Berechnung, Ausnahmeprüfung, Monatsabschluss und Ausgabe in einem durchgängigen Prozess.
Fleetboard wird nach Anmeldung mit den vorhandenen Zugangsdaten direkt über die API angebunden. Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten können über CSV, Excel oder TXT aus vorhandenen Systemen übernommen werden.
Spediflow verarbeitet Fahrerkarten- oder fest hinterlegte Arbeitszeiten, Orte, Fahrerzuordnungen, individuelle Fahrerregeln und – wo erforderlich – Routing- und Heimwegdaten.
Eindeutige Fälle laufen automatisch. Auffällige Arbeitszeiten, Datenlücken und Sonderfälle werden gezielt vorgelegt. Nach der Monatskontrolle wird der Abrechnungsstand unveränderlich eingefroren.
Der zentrale Ansatz von Spediflow ist die Trennung zwischen eindeutigen Fällen und tatsächlichen Ausnahmen.
Der Fall liegt innerhalb der konfigurierten gesetzlichen und betrieblichen Regeln. Spesen werden automatisch berechnet.
Beispielsweise eine auffällige beziehungsweise zu lange Arbeitszeit. Das Büro bekommt gezielt den betroffenen Fall vorgelegt.
Für Datenlücken wie Telematikausfall, fehlende Fahrerkarte oder Situationen, die bewusst manuell bewertet werden müssen.
Nicht jeder Fahrer folgt demselben Arbeitsmodell. Spediflow kann Wohnort, Betriebshof, Einsatzort, feste Zeiten und die Behandlung des Heimwegs fahrerbezogen berücksichtigen.
Arbeitsbeginn oder -ende kann aus Fahrerkartendaten entstehen oder abhängig vom Einsatzmodell fest vorgegeben sein. Beide Varianten können miteinander kombiniert werden.
Bei entsprechender Konfiguration wird der Heimweg aus Wohnort und letzter Lkw-Geoposition berechnet. Für Fahrer ohne Heimweglogik kann diese Berechnung entfallen.
Urlaub, Krankheit und andere hinterlegte Abwesenheiten beeinflussen die Berechnung. Ein Fahrertag wird nicht allein deshalb abgerechnet, weil Telematikdaten vorhanden sind.
Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten können strukturiert importiert und vor der Übernahme geprüft werden. In internen Massendatentests wurden bereits Mitarbeiter- und Abwesenheitsimporte mit rund 300 Fahrern verarbeitet.
Bestehende strukturierte Daten können aus anderen Programmen übernommen werden, ohne sie neu von Hand erfassen zu müssen.
Bereits vorhandene Mitarbeiter werden erkannt und bei erneutem Import nicht einfach ein zweites Mal angelegt. Auch bei größeren Importen bleibt die vorhandene Datenbasis damit geschützt.
Nicht eindeutig zuordenbare Fahrer werden angezeigt und können gezielt neu angelegt, mit einem bestehenden Datensatz zusammengeführt oder verworfen werden.
Vor dem Abschluss bleiben Mitarbeiterwerte, Einzelfälle und Gesamtsummen kontrollierbar. Mit dem Monatsabschluss erzeugt Spediflow einen unveränderlichen Abrechnungsstand. Ab diesem Zeitpunkt können die abgeschlossenen Werte nicht mehr verändert werden.
Steuerfreie, pauschal zu versteuernde und gegebenenfalls lohnsteuerpflichtige Bestandteile werden getrennt ausgewiesen.
Fahrerabrechnungen, Monatsdaten und Jahresübersichten stehen als PDF beziehungsweise CSV für den weiteren Buchhaltungs- und Lohnprozess zur Verfügung. Die Ausgaben enthalten nachvollziehbare Tages- und Monatssummen sowie die steuerliche Aufteilung.
Jahresübersichten basieren auf den eingefrorenen Abrechnungsläufen. Abgeschlossene Monate bleiben damit als historischer Stand erhalten.
Fleetboard ist als direkte API-Integration verfügbar. Weitere Telematiksysteme können abhängig von deren technischen Möglichkeiten angebunden werden. RIO- und Webfleet-Anbindungen sind vorbereitet, bislang jedoch noch nicht produktiv getestet.
Spediflow kann als zentral betreute Webanwendung auf Infrastruktur in Deutschland bereitgestellt werden.
Die Plattform kann alternativ auf eigener Kundeninfrastruktur per Docker bereitgestellt werden.
Spediflow enthält vorgefertigte Rollen für unterschiedliche Arbeitsbereiche. Zusätzlich können die Berechtigungen je Benutzer individuell angepasst werden. Lese- und Bearbeitungsrechte werden getrennt vergeben, sodass beispielsweise Einsicht ohne Änderungsberechtigung möglich ist.
Die Produktdetails zeigen den vollständigen Ablauf anhand echter anonymisierter Ansichten. Im Ratgeber werden einzelne Themen wie Telematikdaten, Abwesenheitszeiten und Spesenregeln fachlich vertieft.
Praxiswissen zu Spesenabrechnung, Telematikdaten, Abwesenheitszeiten und automatisierten Prozessen in Speditionen.
Veröffentlicht am 28.09.2026
Berufskraftfahrer können 2026 bei Übernachtungen im Lkw unter bestimmten Voraussetzungen eine Pauschale von 9 Euro pro Kalendertag ansetzen. Wann die 9-Euro-Pauschale gilt, welche Kosten sie abdeckt und wie sie sich von Verpflegungspauschalen und Hotelkosten unterscheidet.
Veröffentlicht am 25.09.2026
Wie arbeiten Fleetboard und SpediFlow zusammen? Der Artikel zeigt den Weg von Fahrer-, Zeit- und Positionsdaten über die fachliche Spesenlogik bis zur Prüfung, Monatsabrechnung und Ausgabe für Buchhaltung oder Lohnprozess.
Veröffentlicht am 24.09.2026
Wie wird aus Telematikdaten eine fertige Spesenabrechnung für Buchhaltung oder Lohnprozess? Der Artikel zeigt den Weg von Fahrer-, Zeit- und Mitarbeiterdaten über Berechnung, Prüfung und Monatsabschluss bis zur strukturierten Ausgabe.
Für eine erste Einschätzung benötigen wir lediglich Ihre Fahreranzahl, das eingesetzte Telematiksystem, die Quelle Ihrer Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten sowie das gewünschte Ausgabeformat.