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Fehlende GPS-Daten machen eine Spesenabrechnung nicht automatisch unmöglich. Entscheidend ist, welche Information durch die Positionslücke tatsächlich fehlt und ob der Fahrerfall mit den übrigen Daten weiterhin eindeutig bestimmt werden kann. Sind beispielsweise Fahreridentität und Abwesenheitszeiten zuverlässig vorhanden, kann eine einzelne GPS-Lücke weniger kritisch sein. Wird die fehlende Position dagegen benötigt, um einen Grenzübertritt oder den relevanten Aufenthaltsort eindeutig zu bestimmen, kann eine automatische Berechnung ohne weitere Klärung nicht belastbar sein.
Damit gilt auch bei Positionsdaten: Eine Datenlücke muss nach ihrer Bedeutung für den konkreten Abrechnungsfall beurteilt werden – nicht allein danach, dass irgendwo ein GPS-Punkt fehlt.
Welche Rolle spielen GPS-Daten bei der Spesenabrechnung?
GPS- und Positionsdaten können bei einer datenbasierten Spesenabrechnung wichtige Informationen über den räumlichen Verlauf einer Tour liefern.
Sie können beispielsweise dabei helfen, nachvollziehbar zu machen:
- wo sich ein Fahrzeug zu bestimmten Zeitpunkten befunden hat,
- welchen räumlichen Verlauf eine Tour genommen hat,
- ob ein Fahrzeug einen Betriebshof oder einen anderen relevanten Ort erreicht hat,
- wann ein Grenzübertritt stattgefunden haben könnte,
- in welchem Land sich das Fahrzeug während einer Auslandstour befunden hat.
Für die Spesenabrechnung sind solche Informationen besonders dann relevant, wenn aus dem räumlichen Verlauf weitere fachliche Informationen abgeleitet werden müssen.
GPS-Daten sind jedoch nur eine Ebene des gesamten Datenmodells. Eine Position allein beantwortet beispielsweise nicht, welcher Mitarbeiter gefahren ist oder ob für diesen Mitarbeiter tatsächlich eine berufliche Abwesenheit vorlag.
Was bedeutet eine GPS-Datenlücke?
Von einer GPS-Datenlücke kann gesprochen werden, wenn für einen bestimmten Zeitraum keine oder keine ausreichend verwertbaren Positionsinformationen vorliegen, obwohl davor und danach wieder Daten vorhanden sind.
Ein vereinfachtes Beispiel:
- 10:00 Uhr: Position in Deutschland vorhanden
- 10:15 Uhr: Position vorhanden
- 10:30 bis 12:00 Uhr: keine verwertbaren Positionsdaten
- 12:15 Uhr: Position in Österreich vorhanden
Die Tour ist dadurch nicht vollständig unsichtbar. Es fehlt aber ein Teil des räumlichen Verlaufs.
Für die Spesenabrechnung muss nun geklärt werden, ob gerade innerhalb dieses fehlenden Abschnitts eine abrechnungsrelevante Information bestimmt werden müsste.
Nicht jede GPS-Lücke ist gleich relevant
Der entscheidende Punkt ist die fachliche Bedeutung der fehlenden Daten.
Angenommen, ein Fahrer ist ausschließlich innerhalb Deutschlands unterwegs. Beginn und Ende seiner beruflichen Abwesenheit sind aus anderen verlässlichen Daten eindeutig bekannt. Zwischen zwei vorhandenen Positionspunkten fehlen für 20 Minuten GPS-Daten.
Wenn diese Lücke keine für die Berechnung relevante Information verändert, kann sie für den konkreten Spesenfall möglicherweise ohne entscheidende Auswirkung bleiben.
Anders sieht es aus, wenn die Positionslücke genau in einem Abschnitt liegt, in dem der Fahrer eine Landesgrenze passiert hat und der Zeitpunkt beziehungsweise der räumliche Verlauf für die weitere Berechnung benötigt wird.
Die technische Größe einer Datenlücke allein sagt deshalb noch wenig über ihre fachliche Bedeutung aus.
GPS-Daten sind nicht dasselbe wie Abwesenheitszeiten
Ein häufiger Fehler besteht darin, Fahrzeugpositionen unmittelbar mit der steuerlich beziehungsweise betrieblich relevanten Abwesenheit des Fahrers gleichzusetzen.
Das Fahrzeug und der Mitarbeiter sind jedoch zwei unterschiedliche Betrachtungsebenen.
Ein Fahrzeug kann beispielsweise bereits am Betriebshof stehen, während für den Fahrer noch weitere relevante Tätigkeiten stattfinden. Umgekehrt sagt eine Fahrzeugbewegung allein nicht zwingend aus, welcher Fahrer sich zu diesem Zeitpunkt in einer bestimmten beruflichen Abwesenheit befand.
Deshalb sollten GPS-Daten gemeinsam mit weiteren Informationen betrachtet werden, etwa:
- Fahrerzuordnung,
- Mitarbeiterstammdaten,
- Zeit- und Aktivitätsdaten,
- Abwesenheitsinformationen,
- Fahrzeugzuordnung,
- fachlichen Berechnungsregeln.
Warum Telematikdaten allein nicht automatisch eine fertige Spesenabrechnung ergeben, erläutern wir ausführlicher unter Warum Telematikdaten allein für die Spesenabrechnung nicht reichen.
Beispiel 1: Kurze GPS-Lücke auf einer Inlandstour
Ein Fahrer beginnt morgens eine berufliche Tour innerhalb Deutschlands. Die Fahrerzuordnung ist eindeutig. Beginn und Ende der relevanten Abwesenheit liegen zuverlässig vor.
Während der Tour fehlen für einen kurzen Abschnitt Positionsdaten. Vor und nach der Lücke befindet sich das Fahrzeug weiterhin eindeutig innerhalb Deutschlands.
Für die konkrete Berechnung der Verpflegungspauschale kann diese Positionslücke möglicherweise keine entscheidende Auswirkung haben, wenn alle dafür benötigten Informationen weiterhin eindeutig vorliegen.
Das Fehlen einzelner GPS-Punkte bedeutet also nicht automatisch, dass der gesamte Fahrer-Tag manuell neu aufgebaut werden muss.
Beispiel 2: GPS-Lücke rund um einen Grenzübertritt
Ein anderer Fahrer fährt von Deutschland nach Österreich.
Die letzte verfügbare Position vor einer Datenlücke liegt in Deutschland. Die erste Position danach liegt bereits in Österreich.
Damit lässt sich erkennen, dass ein Grenzübertritt stattgefunden haben muss. Der genaue Verlauf innerhalb der Datenlücke ist aus den GPS-Punkten allein jedoch nicht bekannt.
Ob diese Information für den konkreten Spesenfall ausreicht, hängt davon ab, welche weitere Berechnungsentscheidung getroffen werden muss und welche zusätzlichen Daten vorhanden sind.
Kann eine benötigte Länder- oder Zeitzuordnung nicht eindeutig bestimmt werden, sollte das System den fehlenden Abschnitt nicht einfach durch eine frei angenommene Position ersetzen.
Beispiel 3: Mehrere Länder innerhalb der Datenlücke
Noch deutlicher wird das Problem bei einer internationalen Tour.
Die letzte vorhandene Position liegt beispielsweise in Deutschland. Mehrere Stunden später erscheint das Fahrzeug wieder mit einer Position in Italien.
Dazwischen fehlen Positionsdaten.
Aus den beiden Punkten allein lässt sich zwar vermuten, dass die Route beispielsweise über Österreich geführt haben könnte. Die konkrete Route sollte aber nicht allein aufgrund der wahrscheinlichsten Strecke als tatsächlich gefahren behandelt werden.
Gerade bei grenzbezogenen Berechnungen muss zwischen bekannter Position, rekonstruierbarer Information und bloßer Annahme unterschieden werden.
Können Routingdaten eine GPS-Lücke schließen?
Routing kann dabei helfen, einen plausiblen Streckenverlauf zwischen vorhandenen Punkten zu bestimmen. Das ist technisch nützlich – darf aber nicht mit einer tatsächlich gemessenen Fahrzeugposition verwechselt werden.
Ein Routingsystem kann beispielsweise berechnen, welche Strecke zwischen zwei bekannten Punkten wahrscheinlich oder verkehrstechnisch sinnvoll ist.
Es beweist dadurch jedoch nicht automatisch, dass das Fahrzeug genau diese Route gefahren ist.
Für einen belastbaren Prozess sollte deshalb erkennbar bleiben, welche Information:
- direkt aus vorhandenen Positionsdaten stammt,
- aus anderen Daten eindeutig abgeleitet werden kann,
- durch Routing unterstützt wurde,
- oder aufgrund fehlender Informationen nicht sicher bestimmbar ist.
Kann man die fehlende Position einfach interpolieren?
Auch eine rechnerische Verbindung zwischen zwei bekannten GPS-Punkten kann technisch sinnvoll sein, beantwortet aber nicht automatisch die fachliche Frage.
Liegt ein Fahrzeug um 10:00 Uhr an Punkt A und um 11:00 Uhr an Punkt B, kann daraus nicht ohne Weiteres geschlossen werden, wo es sich um 10:30 Uhr tatsächlich befand.
Zwischenzeitlich könnten beispielsweise andere Straßen genutzt, Pausen eingelegt oder Zwischenstopps durchgeführt worden sein.
Eine mathematisch plausible Position ist deshalb nicht dasselbe wie eine tatsächlich erfasste Position.
Für die Spesenabrechnung ist diese Unterscheidung insbesondere dann wichtig, wenn der konkrete Ort eine Berechnungsentscheidung beeinflusst.
Welche anderen Daten können trotz GPS-Lücke vorhanden sein?
Eine fehlende Position bedeutet nicht automatisch, dass alle anderen Informationen ebenfalls fehlen.
Je nach Systemlandschaft können weiterhin vorhanden sein:
- Fahrerinformationen,
- Fahrerkarten- und Aktivitätsdaten,
- Arbeits- und Zeitinformationen,
- Fahrzeugdaten,
- Mitarbeiterzuordnungen,
- Abwesenheiten,
- vorherige und nachfolgende GPS-Punkte,
- weitere betriebliche Daten.
Eine robuste Spesenabrechnung betrachtet deshalb nicht isoliert die Frage „GPS vorhanden oder nicht?“, sondern den gesamten Fahrerfall.
Wann kann trotz fehlender GPS-Daten automatisch gerechnet werden?
Eine automatische Berechnung kann grundsätzlich weiterhin möglich sein, wenn die fehlenden Positionsdaten keine Information betreffen, die für die konkrete Berechnung benötigt wird, und alle notwendigen Angaben aus anderen verlässlichen Daten eindeutig hervorgehen.
Vereinfacht kann ein System deshalb drei Fragen stellen:
- Welche Information fehlt?
- Wird diese Information für die konkrete Berechnung benötigt?
- Kann sie aus anderen verlässlichen Daten eindeutig bestimmt werden?
Nur weil die Antwort auf die erste Frage „GPS-Daten“ lautet, muss die gesamte Berechnung nicht automatisch gestoppt werden.
Wann sollte die GPS-Lücke zum Prüffall führen?
Eine Prüfung ist sinnvoll, wenn die fehlende Position eine abrechnungsrelevante Entscheidung unsicher macht.
Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn:
- ein relevanter Grenzübertritt innerhalb der Datenlücke liegt,
- die Länderzuordnung nicht eindeutig möglich ist,
- ein wichtiger Aufenthaltsort nicht sicher bestimmt werden kann,
- vorhandene Datenquellen einander widersprechen,
- der räumliche Verlauf für die Beurteilung des Fahrerfalls benötigt wird,
- oder eine automatische Rekonstruktion nur auf einer ungesicherten Annahme beruhen würde.
Ein Prüffall bedeutet dabei nicht, dass die gesamte Tour falsch oder unbrauchbar ist. Er markiert lediglich den Punkt, an dem für eine belastbare automatische Entscheidung Informationen fehlen.
Mehr zur gezielten Behandlung solcher Fälle finden Sie unter Prüffälle bei der Spesenabrechnung von Lkw-Fahrern.
Was ist der Unterschied zu einem kompletten Telematikausfall?
Eine GPS-Datenlücke und ein Telematikausfall sollten nicht gleichgesetzt werden.
Bei einer Positionslücke können zahlreiche andere Daten weiterhin vollständig vorhanden sein. Möglicherweise fehlen nur einzelne Standortinformationen innerhalb eines ansonsten gut dokumentierten Fahrerfalls.
Bei einem umfassenderen Telematikausfall können dagegen mehrere Datenarten gleichzeitig betroffen sein.
Genau diesen breiteren Fall behandeln wir separat unter Telematikausfall in der Spesenabrechnung: Wie mit Datenlücken umgehen?.
Die beiden Situationen sollten getrennt betrachtet werden, weil eine reine GPS-Lücke deutlich weniger Auswirkungen haben kann als der Ausfall einer kompletten Datenquelle.
Warum ist der Zeitpunkt der Datenlücke so wichtig?
Zwei GPS-Lücken gleicher Länge können völlig unterschiedliche Auswirkungen haben.
Fehlen 30 Minuten Positionsdaten mitten auf einer eindeutigen Inlandstour, kann das für die Spesenberechnung möglicherweise unerheblich sein.
Fehlen dieselben 30 Minuten genau während eines Grenzübertritts, kann die Lücke dagegen wesentlich relevanter werden.
Deshalb sollte die Qualität eines Fahrerfalls nicht allein anhand einer pauschalen Quote vorhandener GPS-Punkte beurteilt werden.
Entscheidend ist, ob die für die konkrete Berechnungsentscheidung relevanten Informationen vorhanden sind.
GPS-Punkt bedeutet nicht automatisch steuerliche Entscheidung
Auch vollständig vorhandene GPS-Daten ersetzen nicht die fachlichen Regeln der Spesenabrechnung.
Ein GPS-Punkt liefert zunächst eine technische Information: ein Fahrzeug befand sich zu einem bestimmten Zeitpunkt an einer bestimmten Position.
Ob daraus eine bestimmte Verpflegungspauschale, ein Abwesenheitsbeginn oder eine andere abrechnungsrelevante Folge entsteht, muss anhand des gesamten Sachverhalts und der anzuwendenden Regeln bestimmt werden.
Die Daten liefern also die Grundlage. Die fachliche Berechnungslogik entscheidet, wie diese Grundlage verwendet wird.
Wie sollte Software mit Positionslücken umgehen?
Für eine belastbare Automatisierung sind zwei Extreme problematisch.
Das erste wäre, bei jedem einzelnen fehlenden GPS-Punkt sofort den gesamten Fahrerfall manuell prüfen zu lassen. Dadurch würde auch unkritische technische Unvollständigkeit unnötig Verwaltungsarbeit erzeugen.
Das zweite wäre, jede Datenlücke automatisch mit angenommenen Positionen zu füllen und daraus ungeprüft Abrechnungsentscheidungen abzuleiten.
Sinnvoller ist eine differenzierte Verarbeitung:
- Positionslücke erkennen.
- Zeitraum und Umfang der Lücke bestimmen.
- Andere vorhandene Fahrer- und Telematikdaten berücksichtigen.
- Prüfen, ob die fehlende Position für die konkrete Berechnung relevant ist.
- Eindeutige Fälle weiterverarbeiten.
- Unklare Fälle gezielt zur Prüfung stellen.
Welche Rolle spielen Telematikdaten insgesamt?
GPS-Positionen sind nur ein Teil der Daten, die ein Telematiksystem für einen digitalen Spesenprozess bereitstellen kann.
Je nach System und eingerichteter Verbindung können zusätzlich fahrer-, fahrzeug- oder zeitbezogene Informationen zur Verfügung stehen.
Für eine automatische Spesenabrechnung müssen diese Daten anschließend mit Mitarbeiterinformationen, Abwesenheiten und den fachlichen Berechnungsregeln zusammengeführt werden.
Welche Informationen dabei grundsätzlich relevant sein können, erläutern wir unter Telematikdaten für die Spesenabrechnung in Speditionen.
Wie geht SpediFlow mit Datenlücken um?
SpediFlow führt für die Spesenberechnung vorhandene Telematik-, Fahrer-, Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten zusammen. Dabei werden nicht nur einzelne Datenpunkte isoliert betrachtet, sondern der jeweilige Fahrerfall.
Sind die benötigten Informationen eindeutig vorhanden, kann ein Fall automatisiert berechnet werden. Entsteht durch fehlende oder widersprüchliche Daten dagegen eine relevante Unsicherheit, soll diese sichtbar werden und nicht durch eine frei angenommene Information verdeckt werden.
Damit bleibt die Grundlogik:
Eindeutige Fälle automatisieren. Tatsächliche Datenprobleme gezielt prüfen.
Weitere Informationen zum Ablauf finden Sie unter SpediFlow Produktdetails.
Fazit: Fehlende GPS-Daten müssen im Kontext des Fahrerfalls bewertet werden
Eine GPS-Datenlücke bedeutet nicht automatisch, dass keine Spesenabrechnung erstellt werden kann.
Entscheidend ist, welche Information fehlt und ob diese Information für die konkrete Berechnung benötigt wird.
Sind Fahreridentität, relevante Zeiten und alle weiteren notwendigen Angaben eindeutig vorhanden und betrifft die GPS-Lücke keinen entscheidenden räumlichen Abschnitt, kann der Fahrerfall weiterhin belastbar sein.
Liegt die Lücke dagegen beispielsweise rund um einen relevanten Grenzübertritt oder lässt sich eine notwendige Länder- oder Ortszuordnung nicht sicher bestimmen, sollte keine Position erfunden werden. Dann ist eine gezielte Prüfung notwendig.
Für eine automatisierte Spesenabrechnung zählt deshalb nicht die perfekte Vollständigkeit jedes einzelnen technischen Datenpunkts, sondern die fachliche Vollständigkeit des konkreten Abrechnungsfalls.
