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Telematikdaten können in Speditionen als Datengrundlage für eine automatisierte Spesenabrechnung genutzt werden. Besonders relevant sind Informationen, mit denen sich Fahrer, Zeiten, Orte und Einsätze nachvollziehbar zuordnen lassen.
Telematik allein erzeugt jedoch noch keine fertige Spesenabrechnung. Erst durch die Verknüpfung mit Mitarbeiterdaten, Abwesenheiten und dem betrieblichen Regelwerk entsteht ein belastbarer Prozess, in dem eindeutige Fälle automatisch berechnet und Abweichungen gezielt geprüft werden können.
Was sind Telematikdaten in einer Spedition?
Telematiksysteme verbinden Fahrzeuge mit digitalen Anwendungen in der Spedition. Je nach eingesetztem System und technischer Konfiguration können dabei unterschiedliche Informationen bereitgestellt werden.
Für die Spesenabrechnung können insbesondere Daten interessant sein, die Rückschlüsse auf den zeitlichen und räumlichen Verlauf eines Fahrereinsatzes ermöglichen.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Positions- und Geo-Daten,
- Zeitpunkte bestimmter Fahrzeugereignisse,
- Fahrerzuordnungen,
- Fahrzeugzuordnungen,
- Arbeits- oder Aktivitätszeiten,
- Tourinformationen und
- weitere vom jeweiligen Anbieter bereitgestellte Einsatzdaten.
Welche Informationen tatsächlich verfügbar sind, hängt vom jeweiligen Telematiksystem, dessen Schnittstelle und der betrieblichen Nutzung ab.
Deshalb sollte bei einer Integration niemals pauschal davon ausgegangen werden, dass jedes Telematiksystem dieselben Daten in derselben Qualität liefert.
Warum sind Telematikdaten für die Spesenabrechnung interessant?
Bei einer klassischen manuellen Spesenabrechnung muss die Verwaltung zunächst rekonstruieren, wann und wie lange ein Fahrer abwesend war und welcher Sachverhalt für den jeweiligen Tag vorlag.
Genau an dieser Stelle können bereits vorhandene digitale Daten helfen.
Statt Informationen erneut manuell zu erfassen, können geeignete Telematikdaten als Ausgangspunkt für die Verarbeitung verwendet werden.
Das kann insbesondere bei größeren Fahrerbeständen relevant werden: Nicht die Berechnung eines einzelnen Pauschbetrags verursacht den größten Aufwand, sondern die wiederkehrende Verarbeitung vieler Fahrertage und die Prüfung von Abweichungen.
Telematikdaten und Abwesenheitszeit sind nicht dasselbe
Eine der wichtigsten Abgrenzungen lautet:
Ein Zeitwert aus einem Telematiksystem ist nicht automatisch die steuerlich maßgebende Abwesenheitszeit.
Ein System kann beispielsweise Arbeitsbeginn, Arbeitsende, Fahrzeugaktivitäten oder Positionsdaten liefern. Daraus muss jedoch zunächst abgeleitet werden, welche Informationen für den konkreten Abrechnungsfall relevant sind.
Die Software, die anschließend die Spesen verarbeitet, benötigt deshalb eine definierte Berechnungslogik.
Sie muss unter anderem wissen:
- welcher Fahrer betroffen ist,
- welcher Zeitraum betrachtet wird,
- welche Orte für die Berechnung relevant sind,
- welche betrieblichen Regeln gelten und
- ob zusätzliche Informationen den Fall beeinflussen.
Telematik liefert damit einen Teil der Datengrundlage. Die fachliche Verarbeitung findet anschließend auf Basis des definierten Regelwerks statt.
Welche Telematikdaten können für die Spesenabrechnung relevant sein?
Für eine automatisierte Verarbeitung sind nicht möglichst viele Daten entscheidend, sondern die richtigen Daten.
1. Eindeutige Fahrerzuordnung
Zunächst muss feststehen, zu welchem Mitarbeiter die eingehenden Daten gehören.
Das klingt selbstverständlich, ist technisch aber ein zentraler Punkt. Unterschiedliche Systeme können mit verschiedenen Personalnummern, Fahrerkennungen oder anderen Identifikatoren arbeiten.
Eine zuverlässige Verarbeitung benötigt deshalb eine eindeutige Zuordnung zwischen dem Mitarbeiter in der Abrechnungssoftware und dem Fahrer in der externen Datenquelle.
2. Zeitinformationen
Zeitinformationen können dabei helfen, einen Fahrertag beziehungsweise einen zusammenhängenden Einsatz zeitlich einzuordnen.
Welche Zeitwerte verwendet werden können, hängt vom jeweiligen Anbieter und der verfügbaren Schnittstelle ab.
Wichtig ist, dass die Herkunft der Werte bekannt bleibt. Eine Abrechnungssoftware sollte nicht einfach irgendeinen vorhandenen Zeitstempel als Abwesenheitszeit interpretieren.
3. Positions- und Geo-Daten
Positionsdaten können für die Plausibilisierung eines Fahrereinsatzes besonders wertvoll sein.
Sie können beispielsweise dabei helfen nachzuvollziehen, wo sich ein Fahrzeug zu einem bestimmten Zeitpunkt befand oder wie sich eine Tour räumlich entwickelt hat.
Für die Spesenabrechnung entsteht daraus jedoch erst dann ein Nutzen, wenn diese Informationen mit dem jeweiligen Fahrerfall und den dafür relevanten Orten verknüpft werden.
4. Fahrzeugdaten
Auch Fahrzeugstammdaten können Teil der technischen Zuordnung sein.
Wenn Daten fahrzeugbezogen bereitgestellt werden, muss nachvollziehbar sein, welches Fahrzeug im jeweiligen Zeitraum welchem Fahrer beziehungsweise Einsatz zugeordnet war.
Unklare oder doppelte Fahrzeugzuordnungen können andernfalls zu fehlerhaften Schlussfolgerungen führen.
5. Tour- und Einsatzinformationen
Je nach System können zusätzlich Informationen über Touren oder Einsätze verfügbar sein.
Solche Daten können helfen, einen Fahrerfall nicht nur anhand einzelner Zeitpunkte, sondern im Zusammenhang seines gesamten Einsatzes zu betrachten.
Auch hier gilt: Die konkrete Verfügbarkeit muss für das jeweilige Quellsystem geprüft werden.
Warum Telematik allein nicht ausreicht
Eine Spesenabrechnung besteht nicht ausschließlich aus Fahrzeug- und Positionsdaten.
Es gibt Informationen, die typischerweise aus anderen Bereichen des Unternehmens stammen.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Mitarbeiterstammdaten,
- Urlaub,
- Krankheit,
- betriebliche Arbeitszeitregeln,
- Spesenparameter,
- Einsatzorte und
- manuelle Sonderfälle.
Ein Fahrer kann beispielsweise im Telematiksystem vorhanden sein, während für denselben Zeitraum eine relevante Abwesenheit im Personalprozess hinterlegt ist.
Ein belastbarer digitaler Prozess muss deshalb Informationen aus mehreren Quellen sinnvoll zusammenführen können.
Der eigentliche Vorteil liegt in der Datenverknüpfung
Die entscheidende Verbesserung entsteht nicht dadurch, dass eine Spedition noch mehr Daten sammelt.
In vielen Betrieben sind bereits zahlreiche Informationen vorhanden.
Das Problem liegt häufig darin, dass diese Informationen in getrennten Systemen liegen und für die Spesenabrechnung erneut zusammengetragen werden müssen.
Ein sinnvoller Prozess kann beispielsweise so aufgebaut sein:
- Fahrer- und Mitarbeiterdaten werden eindeutig zugeordnet.
- Relevante Telematikdaten werden übernommen.
- Abwesenheiten und betriebliche Regeln werden berücksichtigt.
- Die Daten werden für den einzelnen Fahrerfall zusammengeführt.
- Eindeutige Fälle werden automatisch berechnet.
- Unklare Fälle werden zur Prüfung vorgelegt.
- Geprüfte Ergebnisse fließen in den Monatsabschluss.
- Die fertigen Abrechnungsdaten werden für die weitere Verarbeitung ausgegeben.
Damit verändert sich auch die Aufgabe der Verwaltung.
Statt jeden Fall von Grund auf aufzubauen, konzentriert sich die manuelle Arbeit stärker auf tatsächliche Abweichungen.
Was passiert bei fehlenden Telematikdaten?
Dieser Punkt ist für einen realistischen Prozess besonders wichtig.
Telematikdaten sind nicht unter allen Umständen vollständig.
Mögliche Ursachen können beispielsweise sein:
- fehlende Fahrerzuordnungen,
- unterbrochene Datenübertragung,
- unvollständige Zeiträume,
- abweichende Stammdaten oder
- technische Besonderheiten des Quellsystems.
Eine automatisierte Spesenabrechnung sollte daraus nicht zwangsläufig irgendein Ergebnis erzeugen.
Wenn die Datengrundlage für eine eindeutige Verarbeitung nicht ausreicht, ist ein Prüffall häufig die sinnvollere Reaktion.
Damit bleibt sichtbar, dass für diesen konkreten Fall eine manuelle Entscheidung notwendig ist.
Automatisierung bedeutet nicht, Warnungen zu ignorieren
Eine hohe Automatisierungsquote ist nur dann hilfreich, wenn die automatisch verarbeiteten Fälle eine ausreichende Datengrundlage besitzen.
Deshalb ist die Trennung zwischen eindeutigen Fällen und Prüffällen zentral.
Ein sinnvoller Ablauf unterscheidet beispielsweise:
- Automatikfälle: Die vorhandenen Daten reichen für die definierte Berechnung aus.
- Prüffälle: Eine Auffälligkeit oder fehlende Information erfordert eine Kontrolle.
- Sonderfälle: Ein Sachverhalt wird bewusst manuell ergänzt oder behandelt.
Das Ziel ist also nicht, die menschliche Prüfung vollständig abzuschaffen.
Das Ziel ist, sie dort einzusetzen, wo sie tatsächlich benötigt wird.
Wie sollte ein Prüffall dargestellt werden?
Eine Warnmeldung wie „Daten unvollständig“ reicht für die praktische Arbeit häufig nicht aus.
Der Sachbearbeiter benötigt möglichst die Informationen, mit denen sich der Fall beurteilen lässt.
Dazu können je nach Datenlage gehören:
- Fahrer und Datum,
- Arbeitsbeginn und Arbeitsende,
- ermittelte Abwesenheitszeit,
- Tourinformationen,
- relevante Geo-Daten,
- erkannte Warnungen und
- die angewendete Berechnungslogik.
Damit wird aus einer technischen Warnung ein bearbeitbarer Vorgang.
Push, Pull oder Dateiimport: Wie gelangen die Daten in die Spesenabrechnung?
Für die fachliche Nutzung ist nicht entscheidend, dass jede Integration technisch identisch funktioniert.
Externe Systeme können Daten auf unterschiedliche Weise bereitstellen.
Typische Varianten sind:
- Abfrage über eine API beziehungsweise Schnittstelle,
- Übertragung neuer oder geänderter Datensätze an das Zielsystem,
- zyklische Datenbereitstellung oder
- strukturierte Dateiimporte.
Welche Variante sinnvoll ist, hängt von der vorhandenen Softwarelandschaft und den Möglichkeiten des jeweiligen Anbieters ab.
Für die Spesenabrechnung ist vor allem entscheidend, dass die benötigten Informationen strukturiert, zuverlässig und eindeutig zuordenbar ankommen.
Müssen Telematikdaten in Echtzeit übertragen werden?
Für viele Spesenprozesse ist eine permanente Echtzeitübertragung nicht zwingend erforderlich.
Die Abrechnung wird typischerweise nicht in jeder Sekunde neu abgeschlossen. Entscheidend ist vielmehr, dass die für den jeweiligen Abrechnungszeitraum benötigten Daten vollständig und aktuell genug vorliegen.
Je nach Prozess kann deshalb auch eine regelmäßige beziehungsweise ereignisbezogene Datenübertragung ausreichend sein.
Die technische Architektur sollte sich am tatsächlichen Anwendungsfall orientieren und nicht allein daran, was theoretisch in Echtzeit möglich wäre.
Welche Rolle spielen Geodaten?
Geodaten können mehr leisten als lediglich einen Punkt auf einer Karte darzustellen.
Im Zusammenhang mit einem Fahrerfall können sie helfen, zeitliche Informationen räumlich einzuordnen und Auffälligkeiten nachvollziehbarer zu machen.
Dafür müssen Positionsinformationen jedoch sinnvoll mit anderen Daten verbunden werden.
Ein einzelner GPS-Punkt sagt für sich genommen wenig über die korrekte Spesenberechnung aus.
Erst der Zusammenhang mit Fahrer, Zeitpunkt, Einsatz und den für die Berechnung relevanten Orten macht die Information nutzbar.
Warum Datenqualität wichtiger ist als Datenmenge
Mehr Daten bedeuten nicht automatisch eine bessere Spesenabrechnung.
Hunderttausende Positionspunkte helfen wenig, wenn nicht eindeutig bekannt ist, welchem Fahrer sie zuzuordnen sind.
Für die Automatisierung sind deshalb insbesondere vier Eigenschaften wichtig:
- Eindeutigkeit: Daten können Fahrer, Fahrzeug und Zeitraum zugeordnet werden.
- Vollständigkeit: Die für die jeweilige Berechnung erforderlichen Informationen liegen vor.
- Konsistenz: Unterschiedliche Datenquellen widersprechen sich nicht unbemerkt.
- Nachvollziehbarkeit: Es bleibt erkennbar, auf welcher Datengrundlage ein Ergebnis entstanden ist.
Diese Punkte entscheiden stärker über den Automatisierungsgrad als die reine Menge der gespeicherten Informationen.
Wie SpediFlow Telematikdaten im Spesenprozess nutzt
SpediFlow ist darauf ausgerichtet, vorhandene Unternehmensdaten für den jeweiligen Prozess zusammenzuführen, statt jedes bestehende System zu ersetzen.
In der aktuellen Anwendung ist unter anderem eine Fleetboard-Anbindung vorhanden. Darüber können vorhandene Mitarbeiter- und Fahrzeugdaten in den SpediFlow-Prozess einbezogen werden.
Die Spesenverarbeitung selbst ist dabei nicht auf die Darstellung eines fertigen Endbetrags reduziert.
In einem Fahrerfall können unter anderem Arbeitszeit, Abwesenheitszeit, Tourinformationen, Geo-Daten und die erkannte Berechnungsregel gemeinsam betrachtet werden.
Die Anwendung unterscheidet außerdem zwischen automatisch verarbeiteten Fällen, Prüffällen und manuellen Sonderfällen.
Damit folgt der Prozess einem wichtigen Grundsatz:
Vorhandene Daten sollen eindeutige Fälle automatisieren. Reicht die Datengrundlage nicht aus, soll die Unsicherheit sichtbar bleiben.
Telematik ist eine Datenquelle – nicht das gesamte System
Für Speditionen ist diese Unterscheidung wichtig.
Die Einführung einer automatisierten Spesenabrechnung bedeutet nicht zwangsläufig, dass die bestehende Telematik ersetzt werden muss.
Im Gegenteil: Bereits vorhandene Systeme können wertvolle Daten liefern.
Eine zusätzliche Prozesslösung sollte deshalb prüfen, welche bestehenden Informationen weiterverwendet werden können und welche weiteren Daten für eine vollständige Verarbeitung benötigt werden.
Das betrifft neben der Telematik beispielsweise Personal- und Abwesenheitsdaten sowie betriebliche Regeln.
Checkliste: Telematik für die Spesenabrechnung bewerten
Bevor eine Spedition ihre Telematikdaten für die Spesenabrechnung nutzt, sollten mindestens folgende Fragen beantwortet werden:
- Welche Telematiklösung ist im Unternehmen im Einsatz?
- Welche Daten stellt das System technisch bereit?
- Wie werden Fahrer eindeutig identifiziert?
- Wie werden Fahrzeuge zugeordnet?
- Welche Zeitinformationen sind verfügbar?
- Welche Positions- oder Tourdaten können genutzt werden?
- Wie vollständig sind die Daten über einen gesamten Abrechnungsmonat?
- Was passiert bei fehlenden Datensätzen?
- Welche zusätzlichen Personal- und Abwesenheitsdaten werden benötigt?
- Welche betrieblichen Regeln müssen auf die Daten angewendet werden?
- Wie werden unklare Fälle zur Prüfung gekennzeichnet?
- Kann die Datengrundlage eines fertigen Ergebnisses später nachvollzogen werden?
Diese Fragen sind für eine Integration wichtiger als die pauschale Aussage, ein System besitze eine API.
Typischer Fehler: Erst die Schnittstelle bauen, dann den Prozess definieren
Bei Digitalisierungsprojekten wird häufig sehr früh über APIs, Datenformate und technische Endpunkte gesprochen.
Technisch ist das notwendig. Fachlich sollte jedoch vorher geklärt sein, welche Informationen für den Prozess überhaupt benötigt werden.
Die sinnvolle Reihenfolge lautet deshalb:
- Abrechnungsprozess verstehen.
- Benötigte Informationen definieren.
- Vorhandene Datenquellen identifizieren.
- Datenqualität und Zuordnung prüfen.
- Technischen Übertragungsweg festlegen.
- Berechnungs- und Prüfprozess darauf aufbauen.
So wird verhindert, dass zwar technisch viele Daten übertragen werden, für den eigentlichen Prozess aber entscheidende Informationen fehlen.
Für welche Speditionen ist dieser Ansatz besonders interessant?
Der Nutzen steigt insbesondere dort, wo bereits viele digitale Fahrzeug- und Fahrerdaten vorhanden sind, diese für die Spesenabrechnung aber noch manuell ausgewertet oder übertragen werden.
Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn:
- eine größere Zahl von Fahrern monatlich abgerechnet wird,
- Telematik bereits flächendeckend eingesetzt wird,
- Spesendaten regelmäßig aus mehreren Quellen zusammengesucht werden,
- viele wiederkehrende Standardfälle auftreten oder
- die Verwaltung einen erheblichen Teil ihrer Zeit mit der Kontrolle einzelner Fahrertage verbringt.
Bei kleinen Fahrerbeständen mit sehr einfachen Abläufen kann dagegen auch ein schlanker manueller Prozess ausreichend sein.
Automatisierung sollte nicht Selbstzweck sein. Sie muss mehr Aufwand einsparen, als ihre Einführung und Pflege verursacht.
Fazit: Telematikdaten schaffen die Grundlage – der Prozess entscheidet
Telematikdaten können eine wichtige Grundlage für die digitale Spesenabrechnung in Speditionen sein.
Sie können Zeit-, Positions-, Fahrer-, Fahrzeug- und Tourinformationen liefern, die andernfalls teilweise manuell rekonstruiert werden müssten.
Eine fertige Spesenabrechnung entsteht daraus jedoch erst durch die Verbindung mit weiteren Informationen und einem definierten Regelwerk.
Für einen belastbaren Prozess sind deshalb drei Ebenen entscheidend:
- Daten: Welche Informationen stehen aus Telematik und anderen Systemen zur Verfügung?
- Logik: Nach welchen betrieblichen und fachlichen Regeln werden diese Informationen verarbeitet?
- Prüfung: Was passiert, wenn die Daten für eine eindeutige automatische Verarbeitung nicht ausreichen?
Wer diese drei Ebenen sauber trennt und anschließend miteinander verbindet, kann aus vorhandenen Telematikdaten einen wesentlich effizienteren Spesenprozess aufbauen.
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