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Die tatsächlichen Kosten einer manuellen Spesenabrechnung entstehen nicht nur beim Ausrechnen der Verpflegungspauschalen. In einer Spedition fallen zusätzlich Zeiten für Datensammlung, Zuordnung, Prüfung, Rückfragen, Korrekturen, Monatsabschluss und die Übergabe an Lohn oder Buchhaltung an. Wie hoch dieser Aufwand konkret ist, hängt vom jeweiligen Unternehmen ab.
Statt mit pauschalen Branchenwerten zu rechnen, lässt sich der eigene Aufwand deshalb besser anhand der tatsächlich anfallenden Prozessschritte bestimmen.
Die entscheidende Frage lautet:
Wie viele Arbeitsstunden bindet die Spesenabrechnung jeden Monat – vom ersten Fahrer-Tag bis zur fertigen Übergabe an die Lohnabrechnung?
Warum gibt es keinen seriösen Pauschalwert pro Fahrer?
Eine Aussage wie „die manuelle Spesenabrechnung kostet X Euro pro Fahrer und Monat“ klingt einfach, ist aber für unterschiedliche Speditionen kaum belastbar.
Der tatsächliche Aufwand hängt unter anderem davon ab:
- wie viele Fahrer abgerechnet werden,
- wie viele Fahrer-Tage pro Monat entstehen,
- wie die benötigten Daten bereitgestellt werden,
- wie viele Informationen manuell übertragen werden müssen,
- wie häufig Rückfragen auftreten,
- wie viele Sonderfälle geprüft werden müssen,
- wie Auslandstouren behandelt werden,
- wie Korrekturen durchgeführt werden,
- und wie die fertigen Werte an Lohn oder Buchhaltung übergeben werden.
Eine Spedition mit 50 Fahrern und einem weitgehend strukturierten Prozess kann deshalb einen völlig anderen Aufwand haben als ein Unternehmen mit derselben Fahrerzahl, das Informationen aus mehreren Dateien, Ausdrucken und Systemen manuell zusammenführen muss.
Der häufigste Denkfehler: Nur die Berechnung messen
Wer den Aufwand der Spesenabrechnung beurteilen möchte, schaut häufig zuerst auf die eigentliche Berechnung.
Wie lange dauert es, für einen Fahrer die Abwesenheitszeit zu bestimmen und den entsprechenden Betrag einzutragen?
Das ist allerdings nur ein Teil des Prozesses.
Vor der Berechnung müssen Daten vorhanden und richtig zugeordnet sein. Danach müssen Ergebnisse geprüft, offene Fälle geklärt, Monatswerte zusammengestellt und schließlich an den nachgelagerten Prozess übergeben werden.
Der gesamte Aufwand besteht deshalb vereinfacht aus:
Datenerfassung + Berechnung + Prüfung + Rückfragen + Korrekturen + Monatsabschluss + Lohnübergabe.
1. Datenerfassung: Woher kommen die Informationen?
Am Anfang steht die Frage, wie die für die Spesenabrechnung benötigten Informationen überhaupt in den Prozess gelangen.
Müssen Mitarbeiter beispielsweise Zeiten aus einem Telematiksystem ablesen und anschließend in Excel oder eine andere Tabelle übertragen, entsteht bereits vor der eigentlichen Berechnung manueller Aufwand.
Das Gleiche gilt, wenn zusätzliche Informationen aus verschiedenen Quellen zusammengesucht werden müssen:
- Fahrerdaten,
- Fahrzeugdaten,
- Abwesenheiten,
- Tourinformationen,
- Positions- oder Länderinformationen,
- manuelle Ergänzungen.
Je häufiger dieselbe Information zwischen Systemen übertragen wird, desto mehr Arbeitszeit entsteht – und desto mehr Stellen gibt es, an denen Eingabe- oder Zuordnungsfehler auftreten können.
Warum insbesondere Excel bei wachsendem Fahrerbestand schnell zum Prozessproblem werden kann, erläutern wir im Artikel Spesenabrechnung mit Excel in der Spedition.
2. Der laufende Aufwand pro Fahrer-Tag
Für eine realistische Kalkulation sollte nicht nur die Zahl der Fahrer betrachtet werden. Relevant ist auch die Zahl der zu bearbeitenden Fahrer-Tage.
Ein vereinfachtes Beispiel:
Eine Spedition hat 50 abzurechnende Fahrer. Werden im betrachteten Monat durchschnittlich 20 relevante Arbeitstage pro Fahrer bearbeitet, entstehen:
50 Fahrer × 20 Tage = 1.000 Fahrer-Tage
Bereits kleine manuelle Zeitanteile können sich bei dieser Menge deutlich summieren.
Benötigt ein Prozess beispielsweise im eigenen Unternehmen durchschnittlich zwei Minuten manueller Bearbeitungszeit pro Fahrer-Tag, ergibt das:
1.000 × 2 Minuten = 2.000 Minuten = 33 Stunden und 20 Minuten.
Bei fünf Minuten wären es bereits:
1.000 × 5 Minuten = 5.000 Minuten = 83 Stunden und 20 Minuten.
Diese Werte sind ausdrücklich keine Branchenwerte. Sie zeigen lediglich, wie stark sich der eigene Zeitbedarf durch die Anzahl der wiederkehrenden Fälle multipliziert.
3. Prüfung: Wird wirklich jeder Fahrer-Tag kontrolliert?
Ein wesentlicher Kostenfaktor entsteht durch die Frage, wie Ergebnisse kontrolliert werden.
Bei einem vollständig manuellen Prozess werden häufig große Mengen von Fahrer-Tagen betrachtet, obwohl nur ein kleiner Teil tatsächlich eine fachliche Klärung benötigt.
Für die Kostenanalyse sollte deshalb erfasst werden:
- Wie viele Fälle werden monatlich geprüft?
- Wie lange dauert eine Standardprüfung?
- Wie viele Fälle enthalten tatsächlich eine Auffälligkeit?
- Wie lange dauert die Klärung eines auffälligen Falls?
Genau hier unterscheidet sich vollständige manuelle Kontrolle von einem Prozess, der eindeutige Fälle automatisiert verarbeitet und tatsächlichen Prüfbedarf gezielt herausfiltert.
Welche Fälle überhaupt eine manuelle Kontrolle benötigen können, zeigen wir unter Prüffälle bei der Spesenabrechnung von Lkw-Fahrern.
4. Rückfragen verursachen mehr Aufwand als die reine Bearbeitungszeit
Ein fehlender Wert kostet nicht nur die Minute, in der jemand ihn nachträgt.
Oft beginnt damit eine kleine Prozesskette:
- Die fehlende Information wird erkannt.
- Der zuständige Mitarbeiter muss ermittelt werden.
- Disposition, Fahrer oder eine andere Stelle wird kontaktiert.
- Die Antwort muss abgewartet werden.
- Der Fall wird erneut geöffnet.
- Die Information wird ergänzt.
- Das Ergebnis wird nochmals kontrolliert.
Für die Kostenrechnung sollte deshalb nicht nur die reine Eingabezeit betrachtet werden. Auch Such-, Kommunikations- und Wiederaufnahmezeiten gehören zum Prozess.
5. Korrekturen: Fehler werden häufig mehrfach bearbeitet
Eine falsche Zuordnung oder ein falsch übertragener Wert verursacht ebenfalls nicht nur einen einzelnen zusätzlichen Arbeitsschritt.
Ein Fehler muss zunächst erkannt, anschließend nachvollzogen, korrigiert und gegebenenfalls in weiteren Unterlagen oder Systemen ebenfalls angepasst werden.
Besonders teuer werden Fehler deshalb, wenn dieselben Daten mehrfach manuell geführt werden.
Wurde ein Wert beispielsweise zuerst in einer internen Tabelle erfasst und anschließend für die Lohnabrechnung erneut übertragen, kann eine Korrektur mehrere Prozessstufen betreffen.
Für die eigene Analyse lohnt sich daher die Frage:
Wie oft werden Informationen im gesamten Spesenprozess manuell neu eingegeben oder übertragen?
6. Der Monatsabschluss gehört ebenfalls zu den Prozesskosten
Nach der Bearbeitung einzelner Fahrer-Tage ist die Arbeit noch nicht abgeschlossen.
Vor der Weitergabe an die Lohnabrechnung muss typischerweise geklärt werden, ob der Monat vollständig verarbeitet wurde.
Dazu können beispielsweise gehören:
- fehlende Fahrer-Tage suchen,
- offene Fälle prüfen,
- Korrekturen kontrollieren,
- Monatswerte je Mitarbeiter zusammenstellen,
- fertige Abrechnungswerte kontrollieren,
- Daten für den nachgelagerten Prozess aufbereiten.
Gerade diese Arbeit fällt häufig gebündelt zum Monatsende an und sollte deshalb separat gemessen werden.
7. Auch die Übergabe an Lohn und Buchhaltung kostet Zeit
Die Spesenberechnung endet wirtschaftlich nicht mit dem letzten berechneten Fahrerfall.
Die Ergebnisse müssen anschließend in einer Form vorliegen, mit der Lohnbuchhaltung oder Verwaltung weiterarbeiten können.
Müssen Werte dafür erneut aus Tabellen zusammengesucht, umformatiert oder manuell in ein anderes System übertragen werden, entsteht ein weiterer wiederkehrender Aufwand.
Welche Informationen für diesen Schritt strukturiert je Mitarbeiter vorliegen sollten, erklären wir im Artikel Fahrerspesen für die Lohnabrechnung aufbereiten.
So lässt sich der eigene Zeitaufwand berechnen
Für eine erste Analyse reicht bereits ein einfaches Modell. Wichtig ist, mit den eigenen realen Werten zu rechnen.
| Prozessschritt | Eigene Menge | Zeit je Vorgang | Zeit pro Monat |
|---|---|---|---|
| Datenerfassung | ___ Vorgänge | ___ Minuten | ___ Stunden |
| Standardbearbeitung | ___ Fahrer-Tage | ___ Minuten | ___ Stunden |
| Prüffälle | ___ Fälle | ___ Minuten | ___ Stunden |
| Rückfragen | ___ Fälle | ___ Minuten | ___ Stunden |
| Korrekturen | ___ Fälle | ___ Minuten | ___ Stunden |
| Monatsabschluss | 1 Monat | ___ Stunden | ___ Stunden |
| Lohnübergabe | 1 Monat | ___ Stunden | ___ Stunden |
Die Summe ergibt den monatlichen internen Zeitbedarf der Spesenabrechnung.
Vom Zeitaufwand zu den tatsächlichen Personalkosten
Im nächsten Schritt kann die ermittelte Arbeitszeit mit dem internen Stundenkostensatz der beteiligten Mitarbeiter multipliziert werden.
Die einfache Formel lautet:
Monatlicher Zeitaufwand × interner Stundenkostensatz = interne Prozesskosten pro Monat
Beispiel:
Ein Unternehmen ermittelt anhand seiner eigenen Arbeitsabläufe insgesamt 45 Stunden monatlichen Aufwand. Der intern angesetzte Personalkostensatz für die beteiligten Tätigkeiten beträgt im Durchschnitt 35 Euro pro Stunde.
Dann ergibt sich:
45 Stunden × 35 Euro = 1.575 Euro interne Personalkosten pro Monat.
Auf zwölf Monate hochgerechnet wären das:
1.575 Euro × 12 = 18.900 Euro pro Jahr.
Auch diese Zahlen sind nur ein Rechenbeispiel. Eine Spedition sollte an dieser Stelle ihre tatsächlichen Arbeitszeiten und internen Kostensätze einsetzen.
Was gehört in einen internen Stundenkostensatz?
Für eine grobe Betrachtung kann zunächst mit dem im Unternehmen üblichen kalkulatorischen Stundenkostensatz gearbeitet werden.
Wer genauer rechnen möchte, sollte nicht nur den ausgezahlten Stundenlohn betrachten. Arbeitgeberkosten und weitere interne Personalkosten können dazu führen, dass die tatsächlichen Kosten einer Arbeitsstunde höher liegen.
Für einen Vergleich zwischen manuellem und digitalem Prozess ist vor allem wichtig, dieselbe Berechnungsgrundlage konsequent für beide Varianten zu verwenden.
Versteckte Kosten: Suche statt Bearbeitung
Ein Teil des Aufwands taucht in keiner offensichtlichen „Spesenbearbeitungszeit“ auf.
Beispiele sind:
- fehlende Informationen in E-Mails suchen,
- alte Tabellen öffnen,
- Fahrerzuordnungen nachvollziehen,
- bei der Disposition nachfragen,
- unterschiedliche Datenstände vergleichen,
- bereits bearbeitete Fälle erneut öffnen,
- Informationen zwischen mehreren Systemen übertragen.
Wer den bestehenden Prozess messen möchte, sollte deshalb für einen oder zwei vollständige Abrechnungsmonate nicht nur die offensichtliche Berechnungszeit erfassen, sondern den gesamten Arbeitsaufwand rund um die Fahrerspesen.
Wie verändert sich der Aufwand mit der Fahrerzahl?
Viele Tätigkeiten der Spesenabrechnung wiederholen sich mit jedem Fahrer und jedem Abrechnungszeitraum.
Deshalb wächst ein manueller Prozess nicht nur dadurch, dass mehr Endbeträge berechnet werden müssen. Mit zunehmender Fahrerzahl steigt auch die Menge an:
- Fahrer-Tagen,
- Datenzuordnungen,
- möglichen Rückfragen,
- Abwesenheiten,
- Auslandsfällen,
- Korrekturen,
- und zu kontrollierenden Monatswerten.
Genau deshalb ist bei größeren Fahrerbeständen nicht nur die Geschwindigkeit der eigentlichen Berechnung relevant. Entscheidend ist, wie stark die notwendige menschliche Bearbeitung mit der Zahl der Fälle wächst.
Was verändert eine digitale Spesenabrechnung?
Eine digitale Lösung ist wirtschaftlich nicht allein deshalb interessant, weil ein Betrag schneller berechnet werden kann.
Der größere Hebel kann darin liegen, wiederkehrende Prozessschritte zu reduzieren oder anders zu organisieren.
Dazu gehören beispielsweise:
- Daten strukturiert übernehmen statt erneut erfassen,
- Fahrer- und Mitarbeiterinformationen eindeutig zuordnen,
- eindeutige Standardfälle automatisiert verarbeiten,
- nur tatsächliche Abweichungen gezielt prüfen,
- Monatswerte strukturiert zusammenführen,
- fertige Ergebnisse für nachgelagerte Prozesse bereitstellen.
Wie ein solcher digitaler Prozess grundsätzlich aufgebaut werden kann, zeigen wir unter Digitale Spesenabrechnung in der Spedition und Spesenabrechnung-Software für Speditionen.
Wann lohnt sich Automatisierung wirtschaftlich?
Die Antwort hängt nicht allein von der Fahrerzahl ab.
Eine sinnvollere Betrachtung ist:
Welche laufenden Prozesskosten können tatsächlich reduziert werden – und welche Kosten verursacht die neue Lösung?
Dafür können die heutigen internen Kosten den Kosten eines digitalen Prozesses gegenübergestellt werden.
| Manueller Prozess | Digitaler Prozess |
|---|---|
| laufende manuelle Arbeitszeit | verbleibende Bearbeitungszeit |
| Datenerfassung | Datenübernahme und Kontrolle |
| vollständige manuelle Prüfung | gezielte Prüfung auffälliger Fälle |
| Rückfragen und Korrekturen | verbleibende Sonder- und Prüffälle |
| manuelle Monatsaufbereitung | strukturierter Monatsprozess |
Hinzu kommen auf der digitalen Seite Einführungs- und laufende Softwarekosten.
Erst dieser Vergleich zeigt, ob und wann sich eine Automatisierung für das konkrete Unternehmen wirtschaftlich rechnet.
Beispiel für eine vollständige Eigenkalkulation
Eine Spedition möchte ihren aktuellen Prozess erstmals messen. Sie dokumentiert einen vollständigen Abrechnungsmonat und kommt auf folgende selbst ermittelte Werte:
- 25 Stunden für Datenerfassung und Standardbearbeitung,
- 8 Stunden für Prüfungen und Rückfragen,
- 4 Stunden für Korrekturen,
- 5 Stunden für Monatsabschluss und Kontrolle,
- 3 Stunden für Aufbereitung und Übergabe an die Lohnabrechnung.
Damit entstehen insgesamt:
25 + 8 + 4 + 5 + 3 = 45 Stunden pro Monat.
Bei einem angenommenen internen Kostensatz von 35 Euro je Stunde ergibt das im Beispiel:
45 × 35 Euro = 1.575 Euro pro Monat.
Jetzt kann das Unternehmen erstmals konkret beurteilen, welche Prozessschritte den größten Aufwand verursachen und welches Einsparpotenzial eine Automatisierung tatsächlich hätte.
Genau deshalb ist eine eigene Messung aussagekräftiger als irgendein pauschaler Branchenwert.
SpediFlow: Automatisierung dort, wo Fälle eindeutig sind
SpediFlow ist auf die automatisierte Fahrerspesenabrechnung in Speditionen ausgerichtet. Dafür werden vorhandene Fahrer-, Telematik-, Mitarbeiter- und Abwesenheitsinformationen mit der hinterlegten Berechnungslogik zusammengeführt.
Der Ansatz besteht nicht darin, jeden Fall ungeprüft automatisch abzurechnen. Eindeutige Fälle können automatisiert verarbeitet werden, während Datenlücken, Widersprüche und Sonderfälle gezielt zur Prüfung sichtbar bleiben.
Dadurch verschiebt sich der Verwaltungsaufwand: Statt jeden Fahrer-Tag einzeln manuell zu bearbeiten, konzentriert sich die menschliche Kontrolle auf die Fälle, bei denen sie tatsächlich benötigt wird.
Weitere Informationen zum Funktionsumfang finden Sie unter SpediFlow Produktdetails. Die aktuellen Konditionen finden Sie unter SpediFlow Preise.
Fazit: Erst den eigenen Prozess messen, dann über Automatisierung entscheiden
Die Kosten einer manuellen Spesenabrechnung lassen sich nicht seriös mit einem einzigen pauschalen Betrag pro Fahrer beantworten.
Eine belastbare Rechnung beginnt mit dem eigenen Prozess: Wie viele Fahrer-Tage werden bearbeitet? Wie viel Zeit kostet die Datenerfassung? Wie viele Fälle werden geprüft? Wie häufig entstehen Rückfragen und Korrekturen? Wie lange dauern Monatsabschluss und Lohnübergabe?
Aus diesen Werten lässt sich der monatliche Zeitaufwand bestimmen und anschließend mit den tatsächlichen internen Personalkosten bewerten.
Damit entsteht eine wesentlich bessere Entscheidungsgrundlage als mit allgemeinen Versprechen über Zeitersparnis: Die Spedition kennt ihren heutigen Aufwand und kann konkret berechnen, welchen wirtschaftlichen Wert eine Automatisierung im eigenen Betrieb haben könnte.