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Für die Spesenabrechnung sind bei Fleetboard vor allem fahrerbezogene Zeit- und Aktivitätsdaten relevant: Arbeits-, Lenk- und Ruhezeiten, Fahrerkartendaten, eine eindeutige Fahrerzuordnung sowie – zusammen mit Positionsdaten – der zeitliche und räumliche Verlauf eines Einsatzes.
Diese Daten bilden eine wichtige technische Grundlage für die automatische Spesenabrechnung. Sie reichen allein jedoch nicht für einen fertigen Spesenfall: Zusätzlich werden unter anderem Mitarbeiter-, Abwesenheits-, Einsatzort- und Regelwerksdaten benötigt.
Was versteht man überhaupt unter Fleetboard-Fahrerdaten?
Der Begriff Fahrerdaten umfasst verschiedene Datenarten, die während des Einsatzes eines Berufskraftfahrers entstehen beziehungsweise aus dem digitalen Tachographen oder der Fahrerkarte übernommen werden können.
Fleetboard Compliance stellt nach Angaben des Anbieters insbesondere Informationen zu:
- Lenkzeiten,
- Arbeitszeiten,
- Ruhezeiten,
- relevanten Tachographendaten und
- Fahrerkartendaten
zentral bereit.
Damit entsteht eine umfangreiche Datengrundlage für unterschiedliche Prozesse im Unternehmen.
Fleetboard nennt selbst unter anderem Einsatzplanung, Lohnabrechnung, Spesenabrechnung und interne Auswertungen als mögliche Weiterverwendungen der Daten.
Arbeitszeit ist eine wichtige Ausgangsinformation
Für die Spesenabrechnung ist zunächst relevant, wann ein Fahrer gearbeitet hat.
Fleetboard Compliance stellt Arbeitszeiten transparent zur Verfügung. Diese Informationen können helfen, den zeitlichen Verlauf eines Fahrertages zu rekonstruieren.
Beispielsweise kann sichtbar sein:
- wann eine Tätigkeit begonnen hat,
- wie sich Arbeits- und Lenkzeiten über den Tag verteilen,
- wann Ruhezeiten entstanden sind und
- wie sich der gesamte Fahrerzeitraum zusammensetzt.
Diese Informationen sind für die Spesenabrechnung wertvoll.
Sie dürfen allerdings nicht automatisch mit der steuerlich maßgeblichen Abwesenheitszeit gleichgesetzt werden.
Warum Arbeitszeit und Abwesenheitszeit zwei unterschiedliche Größen sein können, erklären wir ausführlich im Artikel Arbeitszeit vs. steuerliche Abwesenheitszeit bei Lkw-Fahrern.
Lenkzeit und Arbeitszeit sind ebenfalls nicht identisch
Auch innerhalb der Fleetboard-Fahrerdaten müssen unterschiedliche Zeitarten getrennt betrachtet werden.
Lenkzeit beschreibt die Zeit, in der tatsächlich gefahren wird.
Arbeitszeit kann darüber hinaus weitere Tätigkeiten umfassen.
Für einen typischen Fahrerfall können deshalb mehrere unterschiedliche Zeitwerte nebeneinander existieren:
| Datenart | Bedeutung |
|---|---|
| Lenkzeit | Zeit der tatsächlichen Fahrtätigkeit |
| Arbeitszeit | Gesamter entsprechend erfasster Arbeitszeitraum |
| Ruhezeit | Zeiträume ohne entsprechende Arbeits- beziehungsweise Lenkaktivität |
| Abwesenheitszeit | Für die Spesenberechnung fachlich ermittelte Abwesenheit |
Für die automatische Spesenabrechnung ist deshalb entscheidend, nicht einfach irgendeinen vorhandenen Zeitwert zu verwenden.
Es muss klar definiert sein, welche Daten für welche fachliche Entscheidung herangezogen werden.
Welche Rolle spielen Fahrerkartendaten?
Ein zentraler Bestandteil von Fleetboard Compliance ist der Remote-Download von Fahrerkartendaten.
Fleetboard beschreibt, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Fahrerkartendaten automatisch ausgelesen, übertragen und gespeichert werden können, ohne dass das Fahrzeug dafür die Zentrale anfahren muss.
Die Daten stehen anschließend zentral für weitere Auswertungen und Prozesse zur Verfügung.
Mehr dazu beschreibt Fleetboard selbst unter Fleetboard Compliance.
Für eine Spesenabrechnung ist dabei insbesondere interessant, dass Fahrerdaten nicht mehr ausschließlich über manuelle Listen oder nachträgliche Fahrerangaben rekonstruiert werden müssen.
Fahrerkartendaten sind trotzdem keine fertige Spesenabrechnung
Auch vollständige Fahrerkartendaten beantworten noch nicht jede Frage, die für die Spesenberechnung notwendig ist.
Sie zeigen Aktivitäten und Zeitinformationen.
Sie enthalten aber nicht automatisch sämtliche betrieblichen und steuerlichen Informationen des Mitarbeiters.
Zusätzlich können beispielsweise benötigt werden:
- Wohnort beziehungsweise maßgeblicher Ausgangsort,
- erste Tätigkeitsstätte oder deren Fehlen,
- Einsatzort,
- Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit,
- betriebliche Arbeitszeitregeln,
- individuelle Spesen- oder Tarifregeln,
- Informationen zu Inlands- oder Auslandseinsätzen.
Genau deshalb reicht eine reine Auswertung der Fahrerkarte für eine vollständige Spesenautomatisierung nicht aus.
Warum die Fahrerzuordnung entscheidend ist
Eine Spesenabrechnung ist personenbezogen.
Selbst perfekte Zeit- und Positionsdaten helfen wenig, wenn nicht eindeutig feststeht, welchem Mitarbeiter sie zugeordnet werden müssen.
Für einen automatisierten Prozess muss daher klar sein:
- welcher Fahrer betroffen ist,
- welches Fahrzeug genutzt wurde,
- welche Fahrerkennung beziehungsweise Fahrerkarte dazugehört und
- welche betrieblichen Regeln für diesen Mitarbeiter gelten.
Diese Zuordnung ist einer der wichtigsten Schritte zwischen Fleetboard und der eigentlichen Spesenberechnung.
Fahreraktivitäten liefern Kontext für den Arbeitstag
Ein Fahrerarbeitstag besteht nicht nur aus einer einzelnen Start- und Endzeit.
Er kann sich aus unterschiedlichen Phasen zusammensetzen:
- Fahrtätigkeit,
- sonstige Arbeitszeit,
- Pausen beziehungsweise Ruhezeiten,
- mehreren Fahrtabschnitten,
- gegebenenfalls mehreren Fahrzeugen oder Fahrerzuordnungen.
Für die Spesenabrechnung können diese Informationen dabei helfen, einen Fall besser nachvollziehen zu können.
Die eigentliche steuerliche Bewertung entsteht aber erst durch die Verbindung mit der jeweiligen Abwesenheitslogik.
Positionsdaten ergänzen die Fahrerzeit
Zeitdaten beantworten vor allem die Frage:
Wann?
Positionsdaten helfen zusätzlich bei der Frage:
Wo?
Fleetboard Core stellt unter anderem Fahrtverläufe und Fahrzeugpositionen bereit.
Für eine automatisierte Spesenabrechnung können Zeit- und Positionsinformationen deshalb gemeinsam relevant sein.
Beispielsweise kann ein System prüfen:
- wann ein Einsatz begonnen hat,
- welche Positionen im Zeitraum vorlagen,
- ob ein Länderwechsel stattgefunden hat,
- wo sich ein Fahrer beziehungsweise Fahrzeug gegen Ende des Tages befand.
Wie Fleetboard-Daten generell für die Spesenabrechnung genutzt werden können, erklären wir im Grundlagenartikel Fleetboard-Daten für die Spesenabrechnung nutzen: Welche Daten wirklich relevant sind.
Ein typischer digitaler Fahrerfall
Angenommen, für einen Fahrer liegen aus Fleetboard folgende Informationen vor:
- eindeutige Fahrerzuordnung,
- Arbeits- und Lenkzeiten,
- relevante Ruhezeiten,
- Positionsinformationen,
- Fahrtverlauf.
Damit ist ein großer Teil der technischen Datengrundlage vorhanden.
SpediFlow ergänzt diese Informationen mit den für die Abrechnung notwendigen Mitarbeiter- und Regelwerksdaten.
Erst danach kann geprüft werden:
- welche Abwesenheitszeit fachlich maßgeblich ist,
- welche Pauschale gilt,
- ob ein Inlands- oder Auslandsfall vorliegt,
- ob der Datensatz vollständig ist,
- ob automatisch abgerechnet werden kann.
Was SpediFlow aus den Daten macht
SpediFlow nutzt vorhandene Telematik-, Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten als Eingangsgrößen für den Abrechnungsprozess.
Fleetboard liefert dabei die angebundene Telematikseite.
SpediFlow führt die verfügbaren Daten mit den im Unternehmen hinterlegten Informationen zusammen und wendet anschließend die konfigurierte Berechnungslogik an.
Der Prozess ist im Detail im Artikel Spesenabrechnung mit Fleetboard automatisieren: So funktioniert der Prozess beschrieben.
Welche Fahrerinformationen kommen nicht aus Fleetboard?
Dieser Punkt ist wichtig, um die Systeme sauber voneinander abzugrenzen.
Fleetboard kann eine sehr umfangreiche technische und zeitliche Datengrundlage bereitstellen.
Andere Informationen gehören jedoch typischerweise in andere Systeme beziehungsweise in die fachliche Konfiguration der Spesenabrechnung.
Dazu gehören beispielsweise:
- Urlaub und Krankheit,
- Personalstammdaten,
- betriebliche Spesenregeln,
- individuelle Vergütungsregeln,
- steuerliche Einordnung des Mitarbeiters,
- erste Tätigkeitsstätte,
- Einsatzorte und Arbeitszeitregeln.
Diese Informationen werden für die Spesenabrechnung mit den Fleetboard-Daten verbunden.
Warum diese Trennung wichtig ist
Eine Integration sollte nicht versuchen, Fleetboard zu etwas zu machen, was es nicht ist.
Fleetboard ist eine umfassende Telematik- und Flottenmanagementlösung.
SpediFlow wiederum soll die vorhandenen Daten für einen speziellen nachgelagerten Prozess nutzen.
Die Rollen lassen sich daher vereinfacht so beschreiben:
Fleetboard: Fahrer-, Zeit-, Tachograph-, Positions- und Flottendaten.
SpediFlow: Zusammenführung mit Mitarbeiter- und Abwesenheitsinformationen, Anwendung der Spesenlogik und Weiterverarbeitung bis zum Monatsabschluss.
Was passiert bei unvollständigen Fahrerdaten?
Auch bei einer technischen Integration können Daten fehlen.
Beispiele:
- Fahrer ist nicht eindeutig zugeordnet,
- Zeitinformationen sind unvollständig,
- Positionsdaten fehlen,
- vorhandene Daten widersprechen sich,
- betriebliche Zusatzinformationen fehlen.
In solchen Fällen sollte ein automatisierter Prozess nicht einfach einen Standardwert einsetzen.
SpediFlow trennt deshalb eindeutige Automatikfälle von Fällen mit Prüfbedarf und manuellen Sonderfällen.
Dadurch bleiben die automatisch verarbeiteten Fälle vom eigentlichen Ausnahmeprozess getrennt.
Warum Fleetboard Compliance für die Spesenintegration besonders interessant ist
Fleetboard Compliance ist für diesen Anwendungsfall besonders relevant, weil der Dienst fahrerbezogene Zeit- und Tachographendaten zentral zur Verfügung stellt.
Fleetboard beschreibt unter anderem:
- transparente Lenk-, Arbeits- und Ruhezeiten,
- automatische Zuordnung von Arbeitszeiten,
- Remote-Download von Fahrerkartendaten,
- Remote-Download von Tachographen-Massenspeicherdaten,
- Nutzung der Daten für Lohn- und Spesenabrechnungen.
Die offizielle Übersicht dazu finden Sie bei Fleetboard Compliance.
Spesenrelevante Daten sind nur ein Teil der Fleetboard-Welt
Fleetboard stellt darüber hinaus zahlreiche weitere Informationen zur Verfügung.
Dazu gehören beispielsweise Fahrzeugkennzahlen, Fahrstilanalyse, Wartungsinformationen oder Daten für den Betrieb elektrischer Fahrzeuge.
Für eine Spesenabrechnung sind diese Informationen jedoch nicht automatisch erforderlich.
Eine gute Integration sollte deshalb nicht versuchen, den kompletten Fleetboard-Datenbestand zu kopieren.
Sie sollte gezielt diejenigen Informationen nutzen, die für den Abrechnungsprozess tatsächlich erforderlich sind.
Checkliste: Welche Fleetboard-Fahrerdaten sind für die Spesenabrechnung interessant?
Für einen typischen Fahrerfall können insbesondere folgende Fragen relevant sein:
- Welcher Fahrer ist dem Datensatz zugeordnet?
- Wann begann der relevante Zeitraum?
- Wann endete er?
- Welche Arbeitszeiten liegen vor?
- Welche Lenkzeiten wurden erfasst?
- Welche Ruhezeiten liegen dazwischen?
- Welche Positions- und Fahrtverlaufsdaten stehen zur Verfügung?
- Ist die Fahrerzuordnung über den gesamten Zeitraum eindeutig?
- Fehlen relevante Daten?
- Welche zusätzlichen Mitarbeiter- und Abwesenheitsinformationen werden benötigt?
Fazit: Fahrerdaten schaffen die technische Grundlage
Fleetboard kann für die Spesenabrechnung eine sehr wertvolle fahrerbezogene Datengrundlage liefern.
Insbesondere Lenk-, Arbeits- und Ruhezeiten, Fahrerkartendaten und Positionsinformationen helfen dabei, den tatsächlichen Arbeitstag eines Berufskraftfahrers digital nachvollziehbar zu machen.
Diese Daten sind allerdings noch nicht gleichbedeutend mit einer fertigen Spesenabrechnung.
Für das endgültige Ergebnis müssen sie mit Mitarbeiterdaten, Abwesenheiten, Einsatzorten und den für das Unternehmen hinterlegten Spesenregeln verbunden werden.
Fleetboard liefert damit einen wesentlichen Teil der technischen Fakten. SpediFlow verarbeitet diese Fakten gemeinsam mit dem fachlichen Kontext zu einem konkreten Abrechnungsfall.
Der nächste Artikel dieses Fleetboard-Clusters behandelt genau diese Grenze ausführlicher: Warum Fleetboard allein für eine vollständige Spesenabrechnung nicht ausreicht und welche Daten zusätzlich benötigt werden.
