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Fleetboard und SpediFlow erfüllen im digitalen Prozess einer Spedition unterschiedliche Aufgaben.
Fleetboard ist eine Telematik- und Flottenmanagementlösung. Das System stellt unter anderem Fahrzeugpositionen, Fahrtverläufe und Zeitinformationen bereit. Im Bereich Fleetboard Compliance werden zusätzlich Lenk-, Arbeits- und Ruhezeiten sowie relevante Tachographendaten verarbeitet.
SpediFlow setzt eine Ebene später an.
Die vorhandenen Telematikdaten werden mit Mitarbeiter-, Abwesenheits- und Regelwerksinformationen verbunden und anschließend für die Spesenabrechnung verarbeitet.
Der entscheidende Punkt lautet deshalb:
Fleetboard liefert einen wesentlichen Teil der technischen Fakten. SpediFlow macht daraus einen vollständigen Abrechnungsprozess.
Fleetboard bleibt das Telematiksystem
Fleetboard deckt eine breite Palette von Flottenmanagementaufgaben ab.
Nach aktueller Herstellerbeschreibung gehören dazu unter anderem:
- nahezu Echtzeit-Ortung,
- Fahrtverläufe,
- digitales Fahrtenbuch,
- Einsatzanalysen,
- Zeiterfassung,
- Lenk-, Arbeits- und Ruhezeiten,
- Tachographendaten.
Fleetboard Core bildet dabei unter anderem Positionen und Fahrtverläufe ab. Fleetboard Compliance konzentriert sich stärker auf fahrerbezogene Zeit- und Tachographendaten.
Weitere Informationen zu den verfügbaren Diensten stellt Fleetboard auf der offiziellen Fleetboard-Website bereit.
Für SpediFlow besteht deshalb kein Grund, diese Telematikfunktionen noch einmal neu zu bauen.
SpediFlow ersetzt Fleetboard nicht
Dieser Punkt ist für die Einordnung der Integration besonders wichtig.
SpediFlow ersetzt Fleetboard nicht.
Fleetboard bleibt die bestehende Datenquelle für den Fahrzeug- und Fahrerprozess.
SpediFlow verwendet die für die Spesenabrechnung benötigten Informationen anschließend in einem eigenen nachgelagerten Prozess.
Das gleiche Prinzip gilt auch für andere Unternehmenssysteme.
Ein vorhandenes Personalprogramm soll weiterhin Mitarbeiter- und Abwesenheitsinformationen liefern können. Die Buchhaltung beziehungsweise Lohnabrechnung bleibt ebenfalls das nachgelagerte Zielsystem.
SpediFlow sitzt zwischen diesen Systemen und verbindet die für den konkreten Prozess benötigten Daten.
Schritt 1: Fleetboard stellt die technische Datengrundlage bereit
Am Anfang stehen die bereits vorhandenen Daten aus Fleetboard.
Für die Spesenabrechnung können insbesondere folgende Informationen relevant sein:
- Fahrerzuordnung,
- Fahrzeugzuordnung,
- Arbeitszeiten,
- Lenkzeiten,
- Ruhezeiten,
- Tachographen- beziehungsweise Fahrerkartendaten,
- Fahrtverläufe,
- Positionsinformationen.
Welche Daten konkret verwendet werden können, hängt vom eingerichteten Fleetboard-Dienst und der verfügbaren Verbindung ab.
Welche Fleetboard-Daten grundsätzlich für die Spesenabrechnung interessant sind, erklären wir ausführlich in Fleetboard-Daten für die Spesenabrechnung nutzen: Welche Daten wirklich relevant sind.
Schritt 2: Fleetboard-Fahrer werden mit internen Mitarbeitern verbunden
Telematikdaten sind zunächst technische Daten.
Für eine Spesenabrechnung muss daraus ein konkreter Mitarbeiterfall entstehen.
Deshalb müssen externe Fahrerkennungen eindeutig einem internen Mitarbeiter zugeordnet werden.
SpediFlow führt dafür Mitarbeiterstammdaten und die verfügbaren Fleetboard-Informationen zusammen.
Diese Zuordnung ist essenziell.
Eine Zeit oder Position ohne eindeutigen Fahrerbezug kann nicht zuverlässig einer personenbezogenen Spesenabrechnung zugeordnet werden.
Schritt 3: Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten ergänzen Fleetboard
Fleetboard kennt den Fahrzeugeinsatz.
Andere Informationen entstehen jedoch außerhalb der Telematik.
Dazu gehören beispielsweise:
- Urlaub,
- Krankheit,
- weitere Abwesenheiten,
- Personalstammdaten,
- betriebliche Fahrer- oder Tarifgruppen.
Diese Daten können in SpediFlow separat geführt beziehungsweise aus vorhandenen Unternehmensprozessen übernommen werden.
Damit wird beispielsweise verhindert, dass ein technisch vorhandener Fahrer- oder Fahrzeugdatensatz isoliert betrachtet wird, obwohl gleichzeitig ein relevanter Personalstatus vorliegt.
Warum Fleetboard allein für die vollständige Abrechnung nicht reicht, behandeln wir im Artikel Fleetboard allein reicht für die Spesenabrechnung nicht: Welche Daten zusätzlich benötigt werden.
Schritt 4: Arbeitszeit und Abwesenheitszeit voneinander trennen
Fleetboard kann Zeitinformationen liefern.
Für die Spesenabrechnung reicht es jedoch nicht, einen vorhandenen Arbeitszeitwert direkt als steuerliche Abwesenheitszeit zu übernehmen.
Je nach Fahrerfall können:
- erste Tätigkeitsstätte,
- Betriebshof,
- Sammelpunkt,
- Einsatzort,
- Wohnort,
- Arbeitsweg beziehungsweise Heimweg
eine Rolle spielen.
SpediFlow behandelt Arbeitszeit und ermittelte Abwesenheitszeit deshalb als unterschiedliche Größen.
Die fachliche Grundlage dazu erklären wir in Arbeitszeit vs. steuerliche Abwesenheitszeit bei Lkw-Fahrern.
Schritt 5: Geo- und Positionsdaten erhalten fachlichen Kontext
Fleetboard Core stellt unter anderem Positionen und Fahrtverläufe bereit.
Für die Spesenabrechnung ist aber nicht jeder Positionspunkt automatisch relevant.
Die entscheidende Frage lautet:
Welche Bedeutung hat diese Position für den konkreten Fahrerfall?
Ein Ort kann beispielsweise:
- Betriebshof,
- Einsatzort,
- Grenzübertritt,
- Zwischenstation oder
- anderer relevanter Punkt
sein.
SpediFlow verbindet vorhandene Positionsdaten mit den für die Berechnung relevanten Orts- und Regelwerksinformationen.
Schritt 6: Das Spesenregelwerk entscheidet über die Berechnung
Erst jetzt entsteht aus den vorhandenen Daten ein abrechnungsfähiger Fahrerfall.
Das hinterlegte Spesenregelwerk kann beispielsweise berücksichtigen:
- Inlandspauschalen,
- Auslandspauschalen,
- eintägige und mehrtägige Abwesenheiten,
- Anreise- und Abreisetage,
- betriebliche Zusatzregelungen,
- zeitliche Gültigkeiten,
- individuelle Fahrer- oder Tarifgruppen.
Fleetboard liefert für diese Entscheidung Daten.
Die fachliche Regel selbst gehört in den Abrechnungsprozess.
Schritt 7: Eindeutige Fälle werden automatisch verarbeitet
Sind alle für den Fahrerfall benötigten Daten vorhanden und eindeutig, kann der Fall automatisch berechnet werden.
Ein solcher Automatikfall benötigt im normalen Prozess keine manuelle Bearbeitung.
In SpediFlow werden dabei nicht nur Endbeträge gespeichert.
Der konkrete Fahrerfall kann mit seinen zugrunde liegenden Informationen nachvollzogen werden.
Dazu gehören je nach Fall unter anderem:
- Arbeitszeit,
- Abwesenheitszeit,
- Tour beziehungsweise Route,
- Geo-Daten,
- angewendete Berechnungsregel,
- berechneter Spesenbetrag.
Schritt 8: Unklare Fälle werden nicht einfach durchgewinkt
In realen Telematikdaten können Abweichungen entstehen.
Beispiele:
- eine Fahrerzuordnung fehlt,
- Zeitdaten sind unvollständig,
- Positionsdaten weisen Lücken auf,
- Personal- und Telematikdaten widersprechen sich,
- eine fachliche Regel ist nicht eindeutig anwendbar.
In diesen Fällen sollte die Software nicht einfach irgendein Ergebnis erzeugen.
SpediFlow trennt solche Vorgänge von den eindeutigen Automatikfällen und führt sie in der Spesen-Prüfung.
Damit konzentriert sich die manuelle Arbeit auf tatsächliche Abweichungen.
Schritt 9: Manuelle Sonderfälle bleiben separat
Neben Datenproblemen gibt es auch fachliche Sonderfälle.
Ein Sachverhalt kann vollständig dokumentiert sein und trotzdem bewusst manuell behandelt werden.
SpediFlow führt solche Sonderfälle getrennt von normalen Automatik- und Prüffällen.
Dadurch bleibt erkennbar, dass eine manuelle Entscheidung stattgefunden hat.
Schritt 10: Aus Fahrertagen wird ein Monatsabschluss
Die Verarbeitung einzelner Tage ist noch keine fertige Monatsabrechnung.
Am Ende des Abrechnungszeitraums werden die Fahrerfälle zusammengeführt.
Vor dem endgültigen Abschluss können die Mitarbeiterwerte kontrolliert und offene Prüffälle bearbeitet werden.
Danach kann ein definierter Abrechnungslauf abgeschlossen werden.
Ein solcher Abschluss ist wichtig, damit historische Werte nicht unkontrolliert durch spätere Änderungen an Rohdaten oder Regeln verändert werden.
Schritt 11: Ausgabe für Buchhaltung oder Lohnprozess
Nach dem Monatsabschluss benötigt das nächste Unternehmenssystem keine ungefilterten Fleetboard-Rohdaten.
Es benötigt fertige Abrechnungsergebnisse.
SpediFlow stellt dafür unter anderem PDF- und CSV-Ausgaben bereit.
Dabei können je nach eingerichteter Ausgabestruktur beispielsweise folgende Werte getrennt bereitgestellt werden:
- Mitarbeiter,
- Abrechnungsmonat,
- steuerfreie Beträge,
- weitere abrechnungsrelevante Bestandteile,
- Auszahlungswerte.
Damit endet der Prozess nicht bei der Berechnung, sondern bei einer weiterverwendbaren Ausgabe.
Der gesamte Ablauf im Überblick
| Schritt | System / Prozess |
|---|---|
| 1. Fahrer-, Fahrzeug-, Zeit- und Positionsdaten | Fleetboard |
| 2. Mitarbeiter zuordnen | SpediFlow |
| 3. Abwesenheiten und Stammdaten ergänzen | SpediFlow / vorhandene Unternehmensdaten |
| 4. Abwesenheitslogik anwenden | SpediFlow |
| 5. Spesenregelwerk anwenden | SpediFlow |
| 6. Automatik- oder Prüffall erzeugen | SpediFlow |
| 7. Sonderfälle behandeln | SpediFlow |
| 8. Monat abschließen | SpediFlow |
| 9. PDF / CSV ausgeben | SpediFlow → Buchhaltung / Lohnprozess |
Warum dieser Prozess besser ist als ein manueller Fleetboard-Export
Natürlich könnte eine Spedition Fleetboard-Daten auch manuell exportieren und anschließend beispielsweise in Excel weiterverarbeiten.
Dann bleibt jedoch ein erheblicher Teil des Prozesses manuell.
Mitarbeiter müssen weiterhin:
- Daten exportieren,
- Fahrer zuordnen,
- Abwesenheiten ergänzen,
- Arbeits- und Abwesenheitszeiten prüfen,
- Spesenregeln anwenden,
- Sonderfälle bearbeiten,
- Monatssummen erstellen.
Die direkte Verarbeitung soll genau diese wiederkehrenden Übergaben reduzieren.
Fleetboard-Daten bleiben nachvollziehbar
Automatisierung sollte die Herkunft eines Ergebnisses nicht verstecken.
Wenn ein Sachbearbeiter einen Fahrerfall später kontrollieren muss, sollte er nachvollziehen können, welche Daten und Regeln verwendet wurden.
Das ist insbesondere bei Prüf- und Sonderfällen wichtig.
Die Zielsetzung lautet deshalb nicht:
Fleetboard-Daten rein, irgendein Betrag raus.
Sondern:
Fleetboard-Daten rein, nachvollziehbarer Fahrerfall raus.
Warum Fleetboard eine gute Ausgangsbasis ist
Fleetboard stellt bereits viele Informationen digital bereit, die früher in Speditionen teilweise manuell rekonstruiert werden mussten.
Der Anbieter nennt aktuell unter anderem Positionen, Fahrtverläufe und Zeiterfassung. Fleetboard Compliance ergänzt Lenk-, Arbeits- und Ruhezeiten sowie Tachographendaten.
Damit muss die Spesenautomatisierung nicht bei null beginnen.
Sie kann auf einer bestehenden Telematikinfrastruktur aufbauen.
Für welche Speditionen ist die Integration besonders interessant?
Besonders interessant wird dieser Ansatz, wenn:
- Fleetboard bereits im Fuhrpark eingesetzt wird,
- eine größere Zahl von Fahrern monatlich abgerechnet wird,
- Fleetboard-Daten bisher manuell für Spesen ausgewertet werden,
- zusätzliche Excel-Listen im Einsatz sind,
- Personal- und Telematikdaten bisher getrennt verarbeitet werden,
- der Monatsabschluss regelmäßig viel manuelle Arbeit verursacht.
Bei solchen Prozessen besteht das größte Potenzial häufig nicht darin, noch mehr Daten zu erfassen.
Das Potenzial liegt darin, die bereits vorhandenen Daten miteinander zu verbinden.
Fleetboard und SpediFlow sind deshalb keine Konkurrenzprodukte
Die beiden Systeme haben unterschiedliche Schwerpunkte.
Fleetboard unterstützt das Flottenmanagement und stellt relevante Fahrer-, Fahrzeug-, Zeit- und Telematikdaten bereit.
SpediFlow nutzt solche vorhandenen Daten für einen nachgelagerten administrativen Prozess.
Die sinnvollere Betrachtung lautet deshalb nicht:
Fleetboard oder SpediFlow?
Sondern:
Wie können Fleetboard und SpediFlow gemeinsam einen manuellen Prozess zwischen Telematik und Abrechnung reduzieren?
Wie weit lässt sich der Prozess automatisieren?
Das hängt immer von der konkreten Datenqualität und den betrieblichen Regeln ab.
Je eindeutiger die Fahrerzuordnung, Zeitdaten, Ortsinformationen und Regelwerke sind, desto mehr Fälle können automatisch verarbeitet werden.
Fehlende beziehungsweise widersprüchliche Daten reduzieren den sinnvollen Automatisierungsgrad.
Deshalb sollte eine Integration nicht mit einem pauschalen Versprechen wie „100 Prozent automatisch“ bewertet werden.
Interessanter ist:
Wie viele eindeutige Fahrerfälle können automatisch verarbeitet werden und welche konkreten Ursachen führen bei den verbleibenden Fällen zu Prüfbedarf?
Was passiert bei Datenlücken?
Auch eine direkte Fleetboard-Integration muss mit unvollständigen Daten umgehen können.
Eine Schnittstelle verhindert nicht automatisch:
- fehlende Fahrerzuordnungen,
- unvollständige Zeiträume,
- fehlende Positionen,
- widersprüchliche Personalinformationen.
Deshalb gehört ein definierter Ausnahmeprozess zur Integration.
Genau diesen Sonderfall behandeln wir im nächsten Artikel dieses Fleetboard-Clusters: Fleetboard-Spesenabrechnung bei Datenlücken: Wie mit fehlenden oder widersprüchlichen Daten umgehen?
Fazit: Aus Telematik wird ein vollständiger Prozess
Fleetboard schafft eine starke technische Grundlage für digitale Fahrer- und Fahrzeugprozesse.
SpediFlow setzt dort an, wo aus diesen Daten ein abrechnungsfähiger Mitarbeiterfall entstehen soll.
Dazu werden Fleetboard-Daten mit:
- Mitarbeiterstammdaten,
- Abwesenheiten,
- Orts- und Arbeitszeitregeln,
- Spesenregelwerk und
- Prüf- beziehungsweise Sonderfalllogik
verbunden.
Der Prozess endet anschließend nicht beim einzelnen Fahrertag, sondern führt über Prüfung und Monatsabschluss bis zur strukturierten Ausgabe für Buchhaltung oder Lohnprozess.
Fleetboard liefert damit die Telematikdaten. SpediFlow verbindet sie mit dem fachlichen Abrechnungsprozess.
Weitere Informationen zu SpediFlow und der automatisierten Fahrer-Spesenabrechnung finden Sie auf spedi-flow.de.
Weiterführende Artikel
Welche Fleetboard-Daten grundsätzlich für die Spesenabrechnung interessant sind, lesen Sie in Fleetboard-Daten für die Spesenabrechnung nutzen: Welche Daten wirklich relevant sind.
Den gesamten Automatisierungsprozess erklären wir in Spesenabrechnung mit Fleetboard automatisieren: So funktioniert der Prozess.
Die fahrerbezogenen Daten behandeln wir ausführlich in Fleetboard-Fahrerdaten für die Spesenabrechnung: Von Schichtzeiten bis Fahreraktivitäten.
Warum zusätzliche Informationen erforderlich sind, erklärt Fleetboard allein reicht für die Spesenabrechnung nicht: Welche Daten zusätzlich benötigt werden.
