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Fleetboard allein reicht für eine vollständige Spesenabrechnung nicht aus, weil Telematikdaten den Fahrzeugeinsatz beschreiben, aber nicht alle abrechnungsrelevanten Informationen enthalten. Zusätzlich werden insbesondere Mitarbeiterstammdaten, Abwesenheiten, die fachliche Einordnung von Orten und Abwesenheitszeiten sowie das für das Unternehmen geltende Spesenregelwerk benötigt.
Fleetboard liefert damit eine wichtige technische Datengrundlage. Für die fertige Spesenabrechnung müssen diese Daten jedoch mit dem betrieblichen und abrechnungsrelevanten Kontext des jeweiligen Fahrers verbunden werden.
Was Fleetboard bereits liefert
Fleetboard ist als Telematik- und Flottenmanagementlösung darauf ausgelegt, Fahrzeug-, Fahrer- und Einsatzdaten transparent zu machen.
Fleetboard Core stellt unter anderem Fahrtverläufe und Positionen bereit. Fleetboard Compliance verarbeitet Lenk-, Arbeits- und Ruhezeiten sowie relevante Tachographendaten.
Fleetboard beschreibt sein aktuelles Angebot auf der offiziellen Fleetboard-Website.
Für die Spesenabrechnung sind insbesondere folgende Bereiche interessant:
- Fahrerzuordnung,
- Fahrzeugzuordnung,
- Arbeits- und Zeitinformationen,
- Lenk- und Ruhezeiten,
- Tachographendaten,
- Positionsinformationen,
- Fahrtverläufe.
Diese Daten bilden die technische Seite eines Fahrerfalls ab.
Warum technische Fahrerdaten nicht automatisch Spesendaten sind
Ein Fahrer kann beispielsweise laut Telematik von 06:00 Uhr bis 15:00 Uhr im Einsatz gewesen sein.
Das beantwortet aber noch nicht automatisch:
- welche Abwesenheitszeit steuerlich maßgeblich ist,
- ob eine erste Tätigkeitsstätte besteht,
- welcher Einsatzort relevant ist,
- ob Urlaub oder Krankheit vorliegt,
- welche Spesenregel für den Mitarbeiter gilt,
- ob ein Inlands- oder Auslandsfall vorliegt,
- ob betriebliche Zusatzbeträge berücksichtigt werden sollen.
Genau diese Informationen entscheiden aber über die eigentliche Abrechnung.
1. Mitarbeiterstammdaten werden zusätzlich benötigt
Fleetboard kann einen Fahrer technisch identifizieren.
Für die Abrechnung muss diese Fahreridentität jedoch mit dem internen Mitarbeiter verbunden werden.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Personalnummer,
- interne Mitarbeiter-ID,
- Name,
- betriebliche Zuordnung,
- Fahrer- oder Tarifgruppe,
- weitere für die Abrechnung relevante Stammdaten.
Diese Daten stammen nicht zwangsläufig aus Fleetboard.
Sie liegen häufig in Personal-, Lohn- oder anderen Unternehmenssystemen.
SpediFlow führt diese Informationen mit den verfügbaren Telematikdaten zusammen. Mehr zum grundsätzlichen Ablauf gibt es im Artikel Spesenabrechnung mit Fleetboard automatisieren: So funktioniert der Prozess.
2. Urlaub und Krankheit kommen nicht aus der Telematik
Ein besonders klares Beispiel sind Abwesenheiten aus dem Personalprozess.
Fleetboard kann technische Fahrzeug- und Fahrerdaten bereitstellen. Ob ein Mitarbeiter laut Personalverwaltung Urlaub, Krankheit oder eine andere Abwesenheit hat, gehört jedoch in einen anderen Prozess.
Für die Spesenabrechnung können solche Informationen trotzdem relevant sein.
Deshalb muss ein digitaler Abrechnungsprozess Telematik- und Personaldaten miteinander verbinden können.
Beispiel: Fleetboard-Daten liegen vor, Mitarbeiter ist aber krank
Angenommen, für einen Tag liegen Fahrzeug- oder Fahrerdaten vor.
Gleichzeitig ist für den Mitarbeiter im Abwesenheitssystem Krankheit hinterlegt.
Dann gibt es zwei Informationen, die miteinander abgeglichen werden müssen.
Ein System, das ausschließlich Fleetboard betrachtet, kennt diesen Personalstatus nicht automatisch.
Ein vollständiger Abrechnungsprozess muss solche Widersprüche erkennen oder zumindest sichtbar machen.
3. Arbeitszeit und steuerliche Abwesenheitszeit sind nicht dasselbe
Fleetboard stellt relevante Arbeits- und Zeitinformationen bereit.
Für die Spesenabrechnung ist jedoch nicht automatisch dieselbe Zeit maßgeblich.
Die steuerliche Abwesenheitszeit kann abhängig von der konkreten betrieblichen und steuerlichen Situation anders bestimmt werden.
Deshalb sollte ein System Arbeitszeit und Abwesenheitszeit getrennt behandeln.
Diese Abgrenzung erklären wir ausführlich unter Arbeitszeit vs. steuerliche Abwesenheitszeit bei Lkw-Fahrern.
4. Erste Tätigkeitsstätte oder Sammelpunkt müssen fachlich eingeordnet werden
Fleetboard kann erkennen, dass ein Fahrer regelmäßig einen bestimmten Betriebshof anfährt.
Aus dieser Tatsache allein lässt sich jedoch nicht automatisch ableiten, welche steuerliche Funktion dieser Ort hat.
Ein Betriebshof kann beispielsweise:
- erste Tätigkeitsstätte sein,
- Sammelpunkt sein,
- nur Ort der Fahrzeugübernahme sein,
- für einen anderen Fahrer eine andere Bedeutung haben.
Die fachliche Einordnung muss deshalb vom Unternehmen festgelegt werden.
Wie Wohnung, Betriebshof und Einsatzort voneinander unterschieden werden, erklären wir in Wohnung, Betriebshof oder Einsatzort: Welcher Startpunkt ist für die Abwesenheit maßgeblich?.
5. Einsatzorte gehören zur fachlichen Konfiguration
Eine Position aus Fleetboard ist zunächst eine Koordinate beziehungsweise ein technischer Standort.
Für die Spesenabrechnung muss teilweise zusätzlich bekannt sein, welche fachliche Bedeutung ein Ort besitzt.
Beispiele:
- Betriebshof,
- wechselnder Fahrzeugstandort,
- Einsatzort,
- Wohnort,
- andere betriebliche Referenzorte.
Erst durch diese Zuordnung wird aus einer reinen Geo-Information ein abrechnungsrelevanter Kontext.
6. Spesenregeln stammen nicht aus Fleetboard
Fleetboard liefert Daten aus Fahrer und Fahrzeug.
Welche Spesenregel auf diesen Fahrerfall angewendet wird, ist eine andere Ebene.
Dazu können beispielsweise gehören:
- gesetzliche Verpflegungspauschalen,
- Auslandspauschalen,
- Anreise- und Abreisetage,
- Mahlzeitenkürzungen,
- betriebliche Zusatzbeträge,
- Fahrer- oder Tarifgruppen,
- zeitlich gültige Regelstände.
Diese Regeln müssen im Abrechnungsprozess hinterlegt und gepflegt werden.
Fleetboard liefert die Datengrundlage, aber nicht automatisch das vollständige betriebliche Regelwerk.
7. Auslandsspesen benötigen zusätzliche Länderlogik
Positionsdaten können dabei helfen zu erkennen, welche Länder ein Fahrzeug durchfahren hat.
Für die Auslandsspesen reicht es jedoch nicht, jeden GPS-Punkt einfach einem Land zuzuordnen und daraus unmittelbar einen Betrag abzuleiten.
Je nach Reisetag gelten bestimmte Regeln dafür, welches Land maßgeblich ist.
Diese Logik gehört in die Spesenberechnung.
Den Zusammenhang erklären wir im Artikel Grenzübertritt bei Lkw-Fahrern: Welches Land zählt bei der Spesenabrechnung?.
8. Routinginformationen können zusätzlich erforderlich sein
Telematikdaten zeigen den tatsächlichen Fahrzeugeinsatz.
In bestimmten betrieblich definierten Berechnungsfällen kann jedoch zusätzlich eine Strecke oder Fahrzeit zwischen zwei hinterlegten Orten benötigt werden.
Dann kann ein Routingdienst ergänzende Informationen liefern.
Das ist eine andere Datenart als Fleetboard-Telematik.
Routing beantwortet beispielsweise:
Wie lange dauert eine definierte Strecke zwischen zwei Orten nach der verwendeten Routinglogik?
Fleetboard beantwortet dagegen unter anderem:
Wo befand sich das Fahrzeug beziehungsweise wie verlief der tatsächliche Einsatz?
Beide Informationen dürfen nicht miteinander verwechselt werden.
9. Manuelle Sonderfälle bleiben notwendig
Auch mit sehr guter Fleetboard-Datenqualität wird es Fälle geben, die nicht vollständig über Standardregeln automatisiert werden können.
Dazu können beispielsweise gehören:
- einmalige betriebliche Sonderregelungen,
- fehlende Fahrerzuordnung,
- Telematikausfall,
- abweichender Einsatzort,
- manuelle Korrektur,
- besondere Abrechnungssituation.
Ein vollständiger Spesenprozess braucht deshalb neben der Automatik auch eine kontrollierte Möglichkeit für Sonderfälle.
10. Ein Monatsabschluss gehört ebenfalls nicht zu Fleetboard
Selbst wenn sämtliche Fleetboard-Daten vollständig vorliegen und alle Fahrertage berechnet wurden, ist der Abrechnungsprozess noch nicht abgeschlossen.
Am Monatsende muss feststehen:
- welche Fahrer abgerechnet werden,
- welche Prüffälle noch offen sind,
- welche manuellen Änderungen berücksichtigt wurden,
- welche Beträge steuerfrei sind,
- welcher Stand endgültig abgeschlossen wird.
Dieser Monatsabschluss gehört zum nachgelagerten Abrechnungsprozess.
11. Auch die Buchhaltung benötigt andere Daten als Fleetboard
Fleetboard konzentriert sich auf Flotten-, Fahrer- und Telematikdaten.
Die Buchhaltung benötigt dagegen fertige Abrechnungsergebnisse.
Das können beispielsweise sein:
- steuerfreie Beträge,
- weitere steuerlich relevante Bestandteile,
- Auszahlungsbeträge,
- Mitarbeitersummen,
- PDF-Ausgaben,
- CSV- beziehungsweise strukturierte Exportdaten.
Die Aufgabe des Spesenprozesses besteht deshalb auch darin, die technischen Eingangsdaten in eine für Buchhaltung oder Lohnprozess verwendbare Ausgangsstruktur zu verwandeln.
Welche Rolle spielt SpediFlow zwischen Fleetboard und Buchhaltung?
SpediFlow ist darauf ausgelegt, genau diese Prozesslücke zu schließen.
Fleetboard bleibt das vorhandene Telematik- und Flottenmanagementsystem.
SpediFlow übernimmt über die eingerichtete Fleetboard-Verbindung verfügbare Fahrer-, Fahrzeug- und Telematikdaten und verbindet sie mit weiteren für die Abrechnung benötigten Informationen.
Dazu gehören in der aktuellen Anwendung unter anderem:
- Mitarbeiterverwaltung,
- Abwesenheiten,
- Arbeitszeitregeln,
- Einsatzorte,
- Speseneinstellungen,
- automatische Spesenfälle,
- Spesen-Prüfung,
- manuelle Sonderfälle,
- Monatsabschluss,
- PDF- und CSV-Ausgaben.
Damit wird Fleetboard nicht ersetzt.
Die vorhandenen Telematikdaten werden vielmehr für einen Prozess verwendet, der außerhalb der eigentlichen Fleetboard-Aufgabe liegt.
Die Rollen lassen sich klar trennen
| Fleetboard | Spesenprozess / SpediFlow |
|---|---|
| Fahrer- und Fahrzeugdaten | Mitarbeiterzuordnung und Abrechnungslogik |
| Lenk-, Arbeits- und Ruhezeiten | Ermittlung der maßgeblichen Abwesenheit |
| Tachographendaten | fachliche Bewertung des Fahrerfalls |
| Positionen und Fahrtverläufe | Orts-, Länder- und Regelwerkslogik |
| Telematik- und Flottenprozess | Spesenberechnung, Prüfung und Monatsabschluss |
Warum diese Trennung ein Vorteil ist
Eine Spedition muss nicht versuchen, alle Unternehmensprozesse in einem einzigen System abzubilden.
Wenn Fleetboard bereits zuverlässig die Telematikseite übernimmt, besteht kein Grund, diese Funktion noch einmal neu aufzubauen.
Sinnvoller ist es, vorhandene Systeme dort einzusetzen, wo sie stark sind, und die Daten zwischen den Prozessen zu verbinden.
Genau daraus entsteht eine Systemlandschaft, in der Fleetboard weiterhin das Flottenmanagement übernimmt und SpediFlow die Daten für die nachgelagerte Spesenabrechnung nutzt.
Warum mehr Daten nicht automatisch mehr Automatisierung bedeuten
Eine weitere wichtige Erkenntnis lautet:
Die Anzahl vorhandener Fleetboard-Datensätze bestimmt nicht automatisch die Qualität der Spesenautomatisierung.
Entscheidend ist, ob alle für die konkrete Abrechnungsentscheidung benötigten Informationen vorhanden sind.
Ein Fahrerfall kann technisch sehr viele Daten enthalten und trotzdem nicht automatisch abrechenbar sein, wenn beispielsweise die Mitarbeiterzuordnung oder eine fachliche Regel fehlt.
Beispiel: Technisch vollständiger Fahrerfall, fachlich unvollständig
Angenommen, Fleetboard liefert:
- vollständige Arbeitszeiten,
- vollständige Lenk- und Ruhezeiten,
- vollständigen Fahrtverlauf,
- vollständige Positionsinformationen.
Gleichzeitig ist im Abrechnungsprozess nicht geklärt, welcher Einsatzort beziehungsweise welche Abwesenheitsregel für diesen Mitarbeiter gilt.
Dann ist der Fahrerfall technisch vollständig.
Fachlich fehlt aber eine entscheidende Information.
Eine gute Automatisierung sollte diesen Unterschied erkennen.
Prüffälle sind deshalb Teil der Lösung
SpediFlow unterscheidet automatisch verarbeitbare Fälle von Fällen, die zusätzliche Aufmerksamkeit benötigen.
Sind die relevanten Daten und Regeln eindeutig, kann der Fall automatisch berechnet werden.
Fehlt dagegen eine notwendige Information oder widersprechen sich Daten, kann der Vorgang in die Spesen-Prüfung gelangen.
Damit wird eine Datenlücke nicht durch eine Vermutung ersetzt.
Fleetboard allein reicht nicht – muss es aber auch nicht
Die Aussage „Fleetboard allein reicht nicht für die Spesenabrechnung“ ist keine Kritik an Fleetboard.
Im Gegenteil.
Fleetboard ist als Flottenmanagement- und Telematiklösung auf andere Aufgaben spezialisiert.
Der Anbieter beschreibt selbst Funktionen wie Fahrzeugortung, Fahrtverläufe, Zeitmanagement, Lenk-, Arbeits- und Ruhezeiten sowie Tachographendaten.
Die Spesenabrechnung benötigt darüber hinaus Informationen aus Personal-, Regelwerks- und Abrechnungsprozessen.
Die sinnvolle Lösung besteht deshalb nicht darin, Fleetboard zu ersetzen.
Sie besteht darin, die vorhandenen Fleetboard-Daten mit diesen zusätzlichen Informationen zu verbinden.
Checkliste: Was wird zusätzlich zu Fleetboard benötigt?
Für eine vollständige Spesenautomatisierung sollte eine Spedition mindestens folgende Punkte klären:
- Sind Fleetboard-Fahrer eindeutig internen Mitarbeitern zugeordnet?
- Wo werden Mitarbeiterstammdaten gepflegt?
- Woher kommen Urlaub und Krankheit?
- Welche erste Tätigkeitsstätte beziehungsweise Einsatzlogik gilt?
- Welche betrieblichen Einsatzorte müssen hinterlegt werden?
- Wie wird die maßgebliche Abwesenheitszeit bestimmt?
- Welche Spesenregeln gelten?
- Welche Fahrer- oder Tarifgruppen existieren?
- Wie werden Auslandsspesen behandelt?
- Werden zusätzliche Routinginformationen benötigt?
- Wie werden fehlende Daten behandelt?
- Wie werden manuelle Sonderfälle dokumentiert?
- Wie wird ein Monat endgültig abgeschlossen?
- Welche Daten benötigt Buchhaltung oder Lohnabrechnung?
Fazit: Fleetboard liefert Fakten – die Abrechnung benötigt Kontext
Fleetboard liefert einen wertvollen Teil der technischen Grundlage für die Spesenabrechnung von Berufskraftfahrern.
Lenk-, Arbeits- und Ruhezeiten, Tachographendaten, Fahrtverläufe und Positionsinformationen schaffen Transparenz über den tatsächlichen Fahrzeugeinsatz.
Für eine vollständige Spesenabrechnung werden jedoch weitere Informationen benötigt.
Dazu gehören insbesondere:
- Mitarbeiterstammdaten,
- Urlaub und Krankheit,
- fachliche Ortszuordnungen,
- Abwesenheits- und Arbeitszeitregeln,
- Spesen- und Tarifregeln,
- Prüf- und Sonderfalllogik,
- Monatsabschluss und Buchhaltungsausgabe.
Fleetboard liefert damit die technischen Fakten. Der Spesenprozess ergänzt den fachlichen Kontext.
Genau diese Kombination ermöglicht es, bestehende Telematikdaten weiterzuverwenden, ohne Fleetboard durch eine weitere Flottenlösung ersetzen zu müssen.
Wie die Fleetboard-Daten konkret in einen automatisierten Ablauf überführt werden, erklären wir in Spesenabrechnung mit Fleetboard automatisieren: So funktioniert der Prozess.
Welche Fleetboard-Daten dafür grundsätzlich interessant sind, zeigt der Grundlagenartikel Fleetboard-Daten für die Spesenabrechnung nutzen: Welche Daten wirklich relevant sind.
Den technischen Deep Dive zu den fahrerbezogenen Informationen finden Sie in Fleetboard-Fahrerdaten für die Spesenabrechnung: Von Schichtzeiten bis Fahreraktivitäten.
