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Eine automatische Spesenabrechnung benötigt aus der Telematik vor allem Daten zu Fahrer, Zeit, Ort und Einsatzkontext. Dazu gehören insbesondere eine eindeutige Fahreridentifikation, relevante Zeitinformationen, Positionsdaten sowie – je nach System und Prozess – Fahrzeug-, Tour- und Geo-Ereignisdaten.
Entscheidend ist nicht die größtmögliche Datenmenge, sondern eine eindeutige, vollständige und nachvollziehbare Datengrundlage. Zusätzlich müssen Telematikdaten mit Informationen wie Mitarbeiterstammdaten, Abwesenheiten und dem betrieblichen Spesenregelwerk verbunden werden.
Warum nicht einfach alle verfügbaren Telematikdaten übernehmen?
Moderne Telematiksysteme können große Mengen unterschiedlicher Fahrzeug- und Einsatzdaten erzeugen.
Für eine Spesenabrechnung wird davon jedoch nur ein bestimmter Ausschnitt benötigt.
Motordaten, Verbrauchswerte oder technische Fahrzeugparameter können für andere Prozesse einer Spedition wichtig sein. Für die Berechnung von Fahrer-Spesen sind dagegen vor allem Informationen interessant, mit denen sich ein Einsatz zeitlich, räumlich und personell einordnen lässt.
Eine sinnvolle Integration beginnt deshalb nicht mit der Frage:
„Welche Daten können wir aus der Telematik holen?“
Sondern:
„Welche Informationen benötigt unser Abrechnungsprozess und welches vorhandene System kann sie liefern?“
1. Fahreridentifikation: Zu wem gehören die Daten?
Die wichtigste Voraussetzung ist eine eindeutige Fahrerzuordnung.
Positions- und Zeitdaten sind für eine Spesenabrechnung nur dann verwendbar, wenn bekannt ist, zu welchem Mitarbeiter sie gehören.
In der Praxis können verschiedene Systeme allerdings unterschiedliche Identifikatoren verwenden.
Beispielsweise können vorhanden sein:
- Personalnummern,
- interne Mitarbeiter-IDs,
- Fahrerkennungen aus der Telematik,
- weitere externe Identifikatoren oder
- Zuordnungen zwischen Fahrer und Fahrzeug.
Für eine automatisierte Verarbeitung müssen diese Informationen eindeutig zusammengeführt werden.
Warum ist die Fahrerzuordnung so entscheidend?
Eine falsche Zuordnung ist problematischer als ein fehlender Datensatz.
Fehlt eine Information, kann das System den Fall zur Prüfung vorlegen. Wird ein vorhandener Datensatz dagegen dem falschen Mitarbeiter zugeordnet, kann daraus ein scheinbar plausibles, aber falsches Ergebnis entstehen.
Deshalb sollte eine automatische Spesenabrechnung nicht versuchen, unsichere Fahrerzuordnungen stillschweigend zu erraten.
2. Zeitdaten: Wann begann und endete der relevante Einsatz?
Die zweite wichtige Datenart sind Zeitinformationen.
Je nach Telematiksystem können unterschiedliche Zeitwerte zur Verfügung stehen.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Beginn und Ende bestimmter Aktivitäten,
- Arbeitszeitinformationen,
- Fahrzeugereignisse,
- Tourzeitpunkte oder
- andere zeitlich zuordenbare Datensätze.
Diese Werte können eine Grundlage dafür bilden, den betrachteten Fahrerfall zeitlich einzugrenzen.
Dabei gilt allerdings eine wichtige Einschränkung:
Ein in der Telematik vorhandener Zeitwert ist nicht automatisch die für die Spesenberechnung maßgebende Abwesenheitszeit.
Die vorhandenen Zeitdaten müssen zunächst nach den für den Betrieb definierten Regeln verarbeitet werden.
3. Positionsdaten: Wo befand sich das Fahrzeug?
Positions- beziehungsweise Geo-Daten können eine weitere wichtige Grundlage bilden.
Sie helfen dabei, den räumlichen Verlauf eines Einsatzes nachzuvollziehen.
Je nach verfügbarer Datenqualität können beispielsweise Informationen zu bestimmten Zeitpunkten oder zum Verlauf einer Tour vorhanden sein.
Für die Spesenabrechnung ist dabei nicht jeder einzelne GPS-Punkt gleichermaßen relevant.
Wichtiger ist, dass diejenigen Positionsinformationen verfügbar sind, die für die Einordnung des jeweiligen Fahrerfalls benötigt werden.
Ein GPS-Punkt allein berechnet keine Spesen
Eine Koordinate enthält zunächst nur eine Position.
Erst durch die Verbindung mit weiteren Informationen entsteht daraus ein verwertbarer Zusammenhang:
- Welcher Fahrer?
- Welcher Zeitpunkt?
- Welcher Einsatz?
- Welches Fahrzeug?
- Welche betrieblich relevanten Orte?
Deshalb sollte die Verarbeitung von Geodaten immer im Kontext des vollständigen Fahrerfalls erfolgen.
4. Fahrzeugidentifikation: Welches Fahrzeug gehört zum Datensatz?
Viele Telematikdaten entstehen zunächst fahrzeugbezogen.
Damit diese Informationen in einem personenbezogenen Abrechnungsprozess verwendet werden können, muss gegebenenfalls die Verbindung zwischen Fahrzeug und Fahrer hergestellt werden.
Relevante Fahrzeuginformationen können beispielsweise sein:
- interne Fahrzeug-ID,
- externe Telematik-ID,
- Kennzeichen,
- Fahrzeugstammdaten und
- zeitabhängige Fahrerzuordnungen.
Besonders wichtig ist der zeitliche Zusammenhang.
Dass ein Fahrer grundsätzlich einem bestimmten Fahrzeug zugeordnet ist, bedeutet nicht automatisch, dass er dieses Fahrzeug während jedes betrachteten Zeitraums gefahren hat.
5. Tourinformationen: Welcher Einsatz gehört zu den Daten?
Wenn die verwendete Telematik entsprechende Informationen bereitstellt, können Tour- oder Einsatzdaten zusätzlichen Kontext liefern.
Sie können dabei helfen, einzelne Zeit- und Positionsinformationen zu einem zusammenhängenden Vorgang zu verbinden.
Je nach Quellsystem können Struktur und Umfang dieser Informationen stark variieren.
Deshalb sollte eine Spesenlösung nicht voraussetzen, dass jeder Telematikanbieter dieselbe Tourstruktur bereitstellt.
6. Geo-Ereignisse und relevante Orte
Für bestimmte Berechnungs- und Prüfprozesse kann nicht nur die reine Position relevant sein, sondern auch deren Beziehung zu betrieblich definierten Orten.
Dazu können beispielsweise gehören:
- Betriebsstätten,
- definierte Einsatzorte oder
- weitere für den jeweiligen Prozess hinterlegte Orte.
Durch die Verbindung von Geo-Daten mit solchen Referenzpunkten können aus reinen Koordinaten fachlich verwertbare Informationen entstehen.
Entscheidend ist dabei, dass die Regeln zur Interpretation dieser Informationen vorab festgelegt sind.
7. Datenzeitpunkt und Aktualität
Neben dem eigentlichen Inhalt eines Datensatzes ist auch sein Zeitpunkt wichtig.
Ein automatisierter Prozess muss wissen, wann eine Information entstanden ist und auf welchen Zeitraum sie sich bezieht.
Außerdem sollte geklärt sein, ob bereits übertragene Daten nachträglich verändert oder ergänzt werden können.
Das ist beispielsweise relevant, wenn ein Quellsystem einen Datensatz zunächst unvollständig liefert und später ergänzt.
Die Integration benötigt deshalb eine klare Strategie für:
- neue Datensätze,
- geänderte Datensätze,
- verspätet eintreffende Informationen und
- bereits abgeschlossene Abrechnungszeiträume.
Welche Daten kommen nicht zwingend aus der Telematik?
Ein häufiger Denkfehler besteht darin, die gesamte Spesenabrechnung ausschließlich aus Telematikdaten ableiten zu wollen.
Für einen vollständigen Prozess werden jedoch weitere Informationen benötigt, die je nach Systemlandschaft aus anderen Quellen stammen können.
Mitarbeiterstammdaten
Zum Mitarbeiter gehören Informationen, die nicht zwangsläufig Bestandteil der Fahrzeugtelematik sind.
Die Spesenverarbeitung benötigt jedoch eine eindeutige Verbindung zwischen den externen Fahrerdaten und dem intern geführten Mitarbeiter.
Urlaub und Krankheit
Abwesenheiten aus dem Personalprozess sind ebenfalls keine klassischen Telematikdaten.
Sie können für die Beurteilung eines Fahrerfalls trotzdem relevant sein und müssen deshalb gegebenenfalls aus einem anderen System berücksichtigt werden.
Betriebliche Spesenregeln
Welche Berechnungsregeln ein Unternehmen verwendet, lässt sich nicht aus GPS-Koordinaten ableiten.
Diese Regeln müssen im verarbeitenden System definiert sein.
Arbeitszeitregeln
Auch betriebliche Regeln zur Interpretation oder Verarbeitung von Arbeitszeiten gehören zur fachlichen Konfiguration und nicht zu den reinen Telematikdaten.
Manuelle Sonderfälle
Nicht jeder reale Sachverhalt lässt sich vollständig aus vorhandenen Systemdaten ableiten.
Deshalb benötigt ein belastbarer Prozess weiterhin eine Möglichkeit, begründete Sonderfälle manuell zu behandeln.
Welche Daten sind wirklich Pflicht?
Eine allgemeingültige technische Pflichtfeldliste für jedes Telematiksystem wäre unseriös, weil die konkrete Datenstruktur vom Anbieter und vom gewünschten Berechnungsprozess abhängt.
Fachlich lassen sich jedoch vier zentrale Informationsgruppen ableiten:
- Person: Welcher Fahrer ist betroffen?
- Zeit: Welcher Zeitraum wird betrachtet?
- Ort: Welche räumlichen Informationen sind für den Fall relevant?
- Kontext: Welche zusätzlichen Regeln und Informationen beeinflussen die Berechnung?
Fehlt eine dieser Ebenen, muss geprüft werden, ob der konkrete Fahrerfall trotzdem eindeutig verarbeitet werden kann.
Warum Datenqualität wichtiger ist als Datenmenge
Eine Telematikplattform kann enorme Datenmengen erzeugen. Für die automatische Spesenabrechnung ist das allein kein Vorteil.
Ein kleinerer, sauber strukturierter Datenbestand kann wesentlich wertvoller sein als eine große Menge schlecht zuordenbarer Rohdaten.
Vier Qualitätsmerkmale sind besonders wichtig.
Eindeutigkeit
Fahrer, Fahrzeug, Zeitpunkt und Datensatz müssen eindeutig miteinander verbunden werden können.
Vollständigkeit
Alle für die konkrete Berechnungsentscheidung notwendigen Informationen müssen vorhanden sein.
Konsistenz
Informationen aus unterschiedlichen Quellen sollten nicht unbemerkt widersprüchliche Aussagen erzeugen.
Nachvollziehbarkeit
Auch später sollte erkennbar sein, auf welcher Datengrundlage ein bestimmtes Ergebnis entstanden ist.
Was passiert, wenn Daten fehlen?
Fehlende Daten gehören zu einem realistischen digitalen Prozess.
Eine gute Automatisierung zeichnet sich deshalb nicht dadurch aus, dass sie unter allen Umständen einen Betrag erzeugt.
Sie sollte vielmehr unterscheiden können, ob die vorhandenen Informationen für eine eindeutige Berechnung ausreichen.
Ist das nicht der Fall, sollte der Fahrerfall beispielsweise als Prüffall behandelt werden.
Der Sachbearbeiter kann dann gezielt den betroffenen Vorgang untersuchen, statt sämtliche automatisch verarbeiteten Fälle erneut zu kontrollieren.
Beispiel: Viele Daten, trotzdem kein eindeutiger Fall
Angenommen, für einen Tag liegen zahlreiche Positionspunkte eines Fahrzeugs vor.
Die Geo-Daten sind vollständig. Das Fahrzeug lässt sich ebenfalls eindeutig identifizieren.
Es fehlt jedoch eine zuverlässige Fahrerzuordnung für den betreffenden Zeitraum.
Dann ist der Datenbestand technisch umfangreich, fachlich aber möglicherweise nicht ausreichend für eine automatische personenbezogene Abrechnung.
Dieses Beispiel zeigt, warum Datenmenge und Datenqualität zwei unterschiedliche Dinge sind.
Beispiel: Wenige Daten können ausreichend sein
Umgekehrt kann ein Fall mit deutlich weniger Datensätzen eindeutig sein, wenn alle für die definierte Berechnungslogik erforderlichen Informationen vorhanden und zuverlässig zugeordnet sind.
Das Ziel einer Integration sollte deshalb nicht sein, jeden verfügbaren Telematikwert dauerhaft in die Spesenlösung zu kopieren.
Das Ziel ist eine belastbare Datengrundlage für den konkreten Prozess.
Wie gelangen die benötigten Daten in die Spesenlösung?
Technisch gibt es dafür verschiedene Möglichkeiten.
Je nach Quellsystem können Daten beispielsweise:
- über eine Schnittstelle abgefragt,
- vom Quellsystem übertragen,
- zyklisch bereitgestellt oder
- über strukturierte Dateien importiert werden.
Für die fachliche Verarbeitung ist weniger entscheidend, welche dieser Varianten verwendet wird.
Wichtiger sind Zuverlässigkeit, Struktur und eindeutige Zuordnung der übertragenen Informationen.
Braucht die Spesenabrechnung Live-Daten?
Nicht zwangsläufig.
Bei einer monatlichen Abrechnung muss nicht jede Positionsänderung innerhalb von Sekunden im Abrechnungssystem erscheinen.
Entscheidend ist, dass die benötigten Informationen rechtzeitig und vollständig für die Verarbeitung zur Verfügung stehen.
Abhängig vom konkreten Prozess kann deshalb eine ereignisbezogene oder regelmäßige Datenübertragung genauso sinnvoll sein wie eine direkte Abfrage.
Wie sollte eine Spedition ihre vorhandenen Daten prüfen?
Vor einer technischen Integration lohnt sich zunächst eine Bestandsaufnahme.
Dabei sollte nicht nur die Telematik betrachtet werden.
Eine einfache Matrix kann beispielsweise folgende Fragen beantworten:
| Benötigte Information | Mögliche Quelle | Zuordnung eindeutig? |
|---|---|---|
| Fahrer | Telematik / Personalstamm | Zu prüfen |
| Zeitinformationen | Telematik / Arbeitszeitdaten | Zu prüfen |
| Position | Telematik | Zu prüfen |
| Fahrzeug | Telematik / Fahrzeugstamm | Zu prüfen |
| Urlaub / Krankheit | Personalprozess | Zu prüfen |
| Spesenregeln | Betriebliche Konfiguration | Zu definieren |
Damit wird schnell sichtbar, ob tatsächlich Daten fehlen oder ob die benötigten Informationen bereits vorhanden, aber auf mehrere Systeme verteilt sind.
Wie SpediFlow mit diesen Daten arbeitet
SpediFlow ist darauf ausgelegt, vorhandene Datenquellen in den Spesenprozess einzubeziehen und die Informationen anschließend auf Fahrerebene zusammenzuführen.
In der aktuellen Anwendung besteht unter anderem eine Fleetboard-Anbindung. Mitarbeiter- und Fahrzeugdaten können damit in den SpediFlow-Prozess übernommen beziehungsweise zugeordnet werden.
Die Verarbeitung endet anschließend nicht bei der Übernahme externer Daten.
SpediFlow verbindet diese mit den für den jeweiligen Prozess hinterlegten Informationen und Regeln.
In der Detailansicht eines Fahrerfalls können unter anderem Arbeitszeit, ermittelte Abwesenheitszeit, Tourinformationen, Geo-Daten und die angewendete Berechnungsregel gemeinsam dargestellt werden.
Außerdem werden automatisch verarbeitete Fälle, Prüffälle und manuelle Sonderfälle getrennt behandelt.
Damit lässt sich bei einem auffälligen Fall nicht nur der Endbetrag betrachten, sondern auch die zugrunde liegende Datenlage.
Was eine Telematik-Schnittstelle für SpediFlow liefern muss
Eine Integration muss nicht zwangsläufig genauso aufgebaut sein wie eine bereits vorhandene Verbindung.
Unterschiedliche Anbieter stellen Daten auf unterschiedliche Weise bereit.
Für SpediFlow ist deshalb vor allem entscheidend, dass die für den Prozess benötigten Informationen strukturiert und eindeutig verarbeitet werden können.
Bei einer neuen Integration muss konkret geklärt werden:
- Welche Daten stellt der Anbieter bereit?
- Welche Identifikatoren werden verwendet?
- Wie werden Fahrer und Fahrzeuge zugeordnet?
- Welche Zeit- und Geo-Informationen sind verfügbar?
- Wie werden neue beziehungsweise geänderte Daten übertragen?
- Wie wird mit fehlenden Informationen umgegangen?
Erst danach lässt sich sinnvoll festlegen, wie die technische Integration umgesetzt wird.
Checkliste für ein Gespräch mit dem Telematikanbieter
Wer prüfen möchte, ob seine vorhandene Telematik für eine automatisierte Spesenabrechnung genutzt werden kann, sollte dem Anbieter konkrete Fragen stellen.
- Gibt es eine technische Schnittstelle oder einen strukturierten Datenexport?
- Welche Fahrerkennungen werden bereitgestellt?
- Welche Fahrzeugkennungen werden bereitgestellt?
- Welche Zeitinformationen stehen zur Verfügung?
- Welche Positionsinformationen können übertragen werden?
- Gibt es Tour- oder Einsatzinformationen?
- Wie werden Fahrerwechsel beziehungsweise Fahrzeugwechsel abgebildet?
- Wie werden nachträgliche Datenänderungen bereitgestellt?
- Wie häufig stehen neue Daten zur Verfügung?
- Können die Daten für einen definierten historischen Zeitraum abgerufen oder exportiert werden?
Mit diesen Antworten lässt sich deutlich besser beurteilen, welche Teile des Spesenprozesses automatisiert werden können.
Der nächste Schritt ist nicht automatisch eine neue Software
Bevor eine Spedition zusätzliche Systeme einführt, sollte sie zunächst prüfen, welche Daten bereits vorhanden sind.
Oft liegt das Potenzial nicht darin, weitere Informationen zu erfassen.
Es liegt darin, bestehende Informationen miteinander zu verbinden.
Das betrifft insbesondere Unternehmen, die bereits eine Telematik einsetzen, deren Daten für die Spesenabrechnung aber bisher erneut manuell übertragen oder ausgewertet werden.
Fazit: Vier Informationsgruppen entscheiden
Für eine automatische Spesenabrechnung benötigt eine Spedition nicht jeden Wert, den ihre Telematik erzeugen kann.
Entscheidend sind die Daten, mit denen der jeweilige Fahrerfall zuverlässig beschrieben werden kann.
Im Kern geht es um vier Informationsgruppen:
- Fahrer: Wem gehört der Datensatz?
- Zeit: Welcher Zeitraum ist relevant?
- Ort und Einsatz: Wo und in welchem Zusammenhang fand der Einsatz statt?
- Zusatzinformationen: Welche betrieblichen Regeln, Abwesenheiten oder Sonderfälle beeinflussen die Verarbeitung?
Erst wenn diese Informationen zuverlässig zusammengeführt werden können, entsteht aus vorhandenen Telematikdaten eine belastbare Grundlage für Automatisierung.
Und wenn eine entscheidende Information fehlt, sollte ein gutes System genau das sichtbar machen – statt aus unvollständigen Daten zwangsläufig ein scheinbar eindeutiges Ergebnis zu erzeugen.
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