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Telematikdaten sind noch keine fertige Spesenabrechnung.
Sie bilden den tatsächlichen Fahrer- und Fahrzeugeinsatz ab, enthalten aber zunächst nur einen Teil der Informationen, die für einen vollständigen Abrechnungsprozess benötigt werden.
Damit aus Fahrer-, Zeit- und Positionsdaten ein Ergebnis für Buchhaltung oder Lohnprozess entsteht, müssen mehrere Verarbeitungsschritte zusammenkommen.
Der vollständige Weg reicht von der Datenquelle über Mitarbeiter- und Abwesenheitskontext bis zu Berechnung, Prüfung, Monatsabschluss und strukturierter Ausgabe.
Was bedeutet End-to-End bei der Spesenabrechnung?
Ein End-to-End-Prozess betrachtet nicht nur die Berechnung einzelner Spesenbeträge.
Er umfasst den gesamten Weg:
- Telematik- und Fahrerdaten übernehmen,
- Fahrer einem Mitarbeiter zuordnen,
- Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten ergänzen,
- relevante Abwesenheit bestimmen,
- Spesenregeln anwenden,
- Automatik- und Prüffälle unterscheiden,
- Sonderfälle bearbeiten,
- Abrechnungsmonat kontrollieren,
- Monat abschließen,
- Ergebnisse für Buchhaltung oder Lohnprozess ausgeben.
Erst wenn diese Schritte miteinander verbunden sind, entsteht aus technischen Eingangsdaten ein nutzbares Abrechnungsergebnis.
Schritt 1: Telematikdaten als Ausgangspunkt
Am Anfang stehen vorhandene Betriebsdaten.
Je nach eingesetztem Telematiksystem können darunter beispielsweise fallen:
- Fahrerbezug,
- Fahrzeugbezug,
- Arbeitsbeginn und Arbeitsende,
- Pausen,
- Fahrerkartenereignisse,
- Fahrtverläufe,
- verfügbare Positionsinformationen.
Diese Daten entstehen im täglichen Betrieb und müssen nicht eigens für die Spesenabrechnung neu erfasst werden.
Welche Telematikdaten grundsätzlich relevant sind, erklären wir in Welche Telematikdaten braucht eine automatische Spesenabrechnung?.
Telematik beschreibt den Einsatz, nicht die vollständige Abrechnung
Die Telematik kann sehr gut zeigen, was während eines Einsatzes passiert ist.
Sie kann aber nicht automatisch sämtliche fachlichen Informationen kennen.
Beispielsweise nicht zwingend:
- Wohnort des Mitarbeiters,
- Einsatzort,
- erste Tätigkeitsstätte,
- Sammelpunkt,
- Urlaub oder Krankheit,
- anzuwendende Spesenregel.
Deshalb ist Telematik der technische Ausgangspunkt, nicht das Endergebnis.
Schritt 2: Fahrer eindeutig einem Mitarbeiter zuordnen
Aus einem technischen Fahrerdatensatz muss ein personenbezogener Fahrerfall werden.
Dazu muss eindeutig feststehen, welcher interne Mitarbeiter betroffen ist.
Diese Zuordnung ist entscheidend, weil an ihr weitere Informationen hängen können.
Beispielsweise:
- Wohnort,
- Einsatzort,
- betriebliche Zuordnungen,
- Abwesenheiten,
- anzuwendende Regeln.
Fehlt die Fahrer-Mitarbeiter-Zuordnung, kann aus technisch vollständigen Einsatzdaten trotzdem kein eindeutiger Abrechnungsfall entstehen.
Schritt 3: Mitarbeiter- und Abwesenheitsdaten ergänzen
Im nächsten Schritt werden die technischen Daten um fachliche Informationen ergänzt.
Dazu gehören insbesondere:
- Mitarbeiterstammdaten,
- Wohnort,
- Einsatzort,
- erste Tätigkeitsstätte beziehungsweise Sammelpunkt,
- Urlaub,
- Krankheit,
- betriebliche Zuordnungen.
Diese Informationen sind notwendig, weil ein Telematiksystem allein nicht weiß, welche fachliche Bedeutung ein bestimmter Ort oder Zeitraum für einen konkreten Mitarbeiter hat.
Wie diese Daten zusammenspielen, erklären wir in Telematik, Mitarbeiterdaten und Abwesenheiten zusammenführen: Die Datengrundlage für automatische Spesen.
Schritt 4: Widersprüche zwischen Datenquellen erkennen
Das Zusammenführen verschiedener Datenquellen dient nicht nur der Berechnung.
Es ermöglicht auch Plausibilitätsprüfungen.
Beispiel:
Im Personalprozess ist für einen Fahrer Urlaub hinterlegt.
Gleichzeitig liegen für denselben Tag Telematikdaten eines normalen Einsatzes vor.
Jetzt passen zwei Informationsquellen nicht zusammen.
Eine gute Prozesslogik sollte diesen Widerspruch sichtbar machen.
Sie sollte nicht automatisch entscheiden, welche Quelle vermeintlich richtig ist.
Schritt 5: Arbeitszeit und steuerliche Abwesenheit auseinanderhalten
Ein häufiger Fehler besteht darin, vorhandene Arbeitszeiten direkt als relevante Abwesenheitszeit für die Spesenberechnung zu übernehmen.
Beides ist jedoch nicht zwangsläufig identisch.
Für die fachliche Abwesenheitslogik können unter anderem relevant sein:
- Wohnung,
- Betriebshof,
- Einsatzort,
- erste Tätigkeitsstätte,
- Sammelpunkt,
- betriebliche Regeln.
Die genaue Abgrenzung behandeln wir in Arbeitszeit vs. steuerliche Abwesenheitszeit bei Lkw-Fahrern.
Schritt 6: Spesenregeln anwenden
Sobald der Fahrerfall fachlich vollständig eingeordnet ist, kann die eigentliche Berechnung erfolgen.
Je nach Fall können beispielsweise berücksichtigt werden:
- eintägige Abwesenheiten,
- mehrtägige Fahrten,
- Anreisetage,
- Abreisetage,
- volle Kalendertage,
- Inlandsfälle,
- Auslandsfälle,
- betriebliche Zusatzregelungen.
Die hinterlegte Logik wird auf den konkreten Fahrerfall angewendet.
Vom Rohdatensatz zum Berechnungsergebnis
| Ebene | Beispiel | Ergebnis |
|---|---|---|
| Telematik | Fahrer, Fahrzeug, Zeiten, Positionen | tatsächlicher Einsatz |
| Mitarbeiterdaten | Wohnort, Einsatzort, Zuordnung | fachlicher Kontext |
| Abwesenheiten | Urlaub, Krankheit | Personalstatus |
| Regelwerk | Abwesenheits- und Spesenregeln | Berechnungslogik |
| Berechnung | konkreter Fahrer-Tag | Abrechnungsergebnis |
Schritt 7: Automatik, Prüfung oder Sonderfall
Nicht jeder Fahrerfall sollte gleich behandelt werden.
SpediFlow unterscheidet deshalb drei grundlegende Status:
- Automatik – die Datenlage ist ausreichend eindeutig und der Fall kann automatisch berechnet werden.
- Prüfung – eine Abweichung oder fehlende Information muss kontrolliert werden.
- Sonderfall – der Sachverhalt wird bewusst separat und manuell behandelt.
Diese Trennung ist wichtig, weil Automatisierung nicht bedeuten sollte, jeden Datensatz ungeprüft durchzulassen.
Sie sollte stattdessen eindeutige Standardfälle von tatsächlichen Unsicherheiten trennen.
Wann entsteht ein Prüffall?
Prüfbedarf kann beispielsweise entstehen, wenn:
- eine Fahrerzuordnung fehlt,
- relevante Zeitinformationen unvollständig sind,
- Positionsdaten für eine notwendige Entscheidung fehlen,
- Telematik- und Abwesenheitsdaten widersprüchlich sind,
- eine Mitarbeiterkonfiguration fehlt,
- keine Regel eindeutig angewendet werden kann.
Welche Fälle tatsächlich manuell kontrolliert werden sollten, erklären wir in Prüffälle bei der Spesenabrechnung: Welche Fälle wirklich manuell kontrolliert werden müssen.
Schritt 8: Prüffälle mit dem nötigen Kontext bearbeiten
Ein Prüffall sollte nicht bedeuten, dass der Sachbearbeiter wieder sämtliche Ausgangsdaten zusammensuchen muss.
Die für die Entscheidung relevanten Informationen sollten möglichst direkt am Fahrerfall sichtbar sein.
Dazu können gehören:
- Fahrer,
- Datum,
- Arbeitszeit,
- Abwesenheitszeit,
- Tour beziehungsweise Route,
- relevante Geo-Daten,
- erkannte Auffälligkeit,
- verwendete Regel.
Dadurch konzentriert sich die manuelle Arbeit auf die tatsächliche Entscheidung.
Schritt 9: Sonderfälle separat dokumentieren
Es gibt Situationen, die nicht aufgrund schlechter Daten manuell bearbeitet werden.
Sie sind einfach fachlich besondere Fälle.
Beispiele können sein:
- einmalige betriebliche Sonderregelungen,
- manuelle Korrekturen,
- besondere Fahrerfälle,
- Sachverhalte außerhalb der normalen Automatiklogik.
Solche Fälle sollten nachvollziehbar von normalen Prüffällen getrennt bleiben.
Schritt 10: Aus Fahrer-Tagen einen Abrechnungsmonat bilden
Eine fertige Spesenabrechnung besteht nicht nur aus einzelnen berechneten Tagen.
Am Monatsende müssen die Fahrerfälle zu einem definierten Abrechnungszeitraum zusammengeführt werden.
Vor dem Abschluss sollte geprüft werden:
- Sind alle relevanten Fahrer-Tage vorhanden?
- Gibt es offene Prüffälle?
- Sind Sonderfälle abschließend bearbeitet?
- Sind die Monatswerte vollständig?
Erst danach sollte der Abrechnungszeitraum abgeschlossen werden.
Warum ein Monatsabschluss mehr ist als eine Summe
Ein Monatsabschluss schafft einen definierten Zustand.
Das ist wichtig, weil sich nachträglich Daten ändern können.
Beispielsweise:
- Mitarbeiterstammdaten werden angepasst,
- Abwesenheiten werden ergänzt,
- Regeln werden geändert,
- weitere Daten werden importiert.
Bereits abgeschlossene Abrechnungen sollten dadurch nicht unbemerkt ihren Zustand verändern.
Ein sauberer Abschluss schafft deshalb Nachvollziehbarkeit.
Schritt 11: Fertige Ergebnisse erzeugen
Nach der Berechnung und Monatskontrolle muss aus den internen Fahrerfällen ein nutzbares Ausgabeformat entstehen.
SpediFlow unterstützt dafür:
- PDF,
- CSV und
- individuell abgestimmte Ausgabestrukturen für nachgelagerte Buchhaltungs- oder Lohnprozesse.
Damit bekommt die nächste Prozessstufe nicht die gesamte technische Rohdatenlandschaft.
Sie erhält aufbereitete Abrechnungsergebnisse.
Was die Lohnbuchhaltung tatsächlich braucht
Die Lohnbuchhaltung muss nicht wissen, welche GPS-Position ein Fahrzeug um 14:37 Uhr hatte.
Solche Rohdaten können während der fachlichen Berechnung relevant sein.
Am Ende werden jedoch strukturierte Abrechnungsergebnisse benötigt.
Genau deshalb sollten Rohdaten und finale Ausgabe voneinander getrennt werden.
Der Prozess verarbeitet viele Detailinformationen im Hintergrund und verdichtet sie zu einem nutzbaren Ergebnis.
Warum ein CSV-Export allein noch kein automatisierter Prozess ist
Auch ein häufiger Zwischenschritt verdient eine klare Abgrenzung.
Wenn Telematikdaten als CSV exportiert werden, ist damit noch keine Spesenabrechnung entstanden.
Die Datei enthält zunächst nur Eingangsdaten.
Danach müssen weiterhin:
- Fahrer zugeordnet,
- Mitarbeiterdaten ergänzt,
- Abwesenheiten berücksichtigt,
- Regeln angewendet,
- Abweichungen geprüft,
- Monatswerte gebildet
werden.
Der Unterschied liegt also zwischen einem Datenexport und einem vollständigen Abrechnungsprozess.
Warum Excel häufig genau zwischen Telematik und Buchhaltung landet
In vielen Unternehmen übernimmt Excel die Rolle einer manuellen Zwischenschicht.
Dort werden:
- Telematikexports eingefügt,
- Mitarbeiter ergänzt,
- Abwesenheiten nachgetragen,
- Formeln angewendet,
- Sonderfälle markiert,
- Monatssummen erzeugt.
Excel selbst ist dabei nicht das eigentliche Problem.
Problematisch wird es, wenn ein Mitarbeiter dauerhaft als menschliche Schnittstelle zwischen den verschiedenen Datenquellen arbeiten muss.
Wo Tabellen in Speditionen an Grenzen stoßen, erklären wir in Spesenabrechnung mit Excel: Wo Tabellen in Speditionen an Grenzen stoßen.
Wie sieht der Prozess ohne doppelte Datenerfassung aus?
Ein durchgängiger Ablauf kann vereinfacht so aussehen:
| Schritt | Manueller Ansatz | Digitaler Ansatz |
|---|---|---|
| Telematik | Daten exportieren und übertragen | vorhandene Daten übernehmen |
| Fahrer | immer wieder manuell suchen | bestehende Zuordnung verwenden |
| Abwesenheiten | separat nachschlagen | vorhandene Abwesenheitsdaten nutzen |
| Berechnung | Fahrer-Tage einzeln rechnen | eindeutige Fälle automatisieren |
| Kontrolle | alle Fälle prüfen | nur Abweichungen prüfen |
| Monatsabschluss | Summen manuell erzeugen | berechnete Fälle zusammenführen |
| Weitergabe | Ergebnisse erneut übertragen | strukturierte Ausgabe erzeugen |
Welche Rolle spielt SpediFlow?
SpediFlow verbindet die einzelnen Ebenen dieses Prozesses.
Die Anwendung kombiniert verfügbare Telematikdaten mit Mitarbeiter-, Abwesenheits- und Regelwerksinformationen.
Daraus entstehen bewertbare Fahrerfälle.
Eindeutige Fälle werden automatisch berechnet.
Abweichungen werden als Prüfbedarf sichtbar.
Besondere Sachverhalte können separat als Sonderfall behandelt werden.
Nach der Monatskontrolle können die Ergebnisse als PDF, CSV oder in individuell abgestimmten Strukturen ausgegeben werden.
Fleetboard als konkretes Beispiel für den Eingang
Fleetboard kann bei entsprechend ausgestatteten Speditionen eine wichtige technische Datenquelle darstellen.
SpediFlow unterstützt eine eingerichtete Fleetboard-Verbindung.
Fahrer-, Fahrzeug- und verfügbare Telematikdaten werden über die eingerichtete Verbindung übernommen.
Fleetboard beschreibt auf der offiziellen Website unter anderem Funktionen rund um Fahrtverläufe, Positionen, Routen und Fahrzeugdaten.
Fleetboard Compliance stellt darüber hinaus relevante Lenk-, Arbeits- und Ruhezeiten sowie Tachographendaten bereit. Details finden sich auf der offiziellen Fleetboard-Compliance-Seite.
Diese Informationen bilden den technischen Eingang.
Die fachliche Spesenabrechnung entsteht anschließend durch die Ergänzung weiterer Daten und Regeln.
Fleetboard und SpediFlow erfüllen unterschiedliche Aufgaben
| Fleetboard | SpediFlow |
|---|---|
| Telematik- und Flottendaten bereitstellen | Daten in den Spesenprozess einbinden |
| Fahrt- und Positionsinformationen | mit Mitarbeiterkontext verbinden |
| Zeit- und Fahrerdaten | Abwesenheits- und Spesenlogik anwenden |
| technische Datenbasis | Automatik, Prüfung und Sonderfall unterscheiden |
| Roh- beziehungsweise Einsatzdaten | Monatsabrechnung und Ausgabe erzeugen |
Wie beide Systeme konkret zusammenspielen, erklären wir direkt im nächsten Artikel: Fleetboard und SpediFlow: So werden Telematikdaten zu fertigen Spesenabrechnungen.
Was passiert, wenn Daten fehlen?
Ein End-to-End-Prozess muss auch dann funktionieren, wenn eine Datenquelle nicht vollständig ist.
Typische Situationen können sein:
- fehlende Fahrerzuordnung,
- unvollständige Zeitdaten,
- fehlende relevante Positionen,
- widersprüchliche Personalinformationen,
- fehlende Mitarbeiterkonfiguration.
In solchen Fällen sollte das System nicht stillschweigend Annahmen treffen.
Der Fall muss entweder aus einer verlässlichen zusätzlichen Quelle ergänzt oder zur Prüfung vorgelegt werden.
Den Umgang mit technischen Datenlücken behandeln wir in Telematikausfall in der Spesenabrechnung: Wie mit Datenlücken umgehen?.
Was sollte automatisiert werden?
Automatisierung ist besonders sinnvoll bei wiederkehrenden, eindeutigen Prozessschritten.
Dazu gehören beispielsweise:
- Datenübernahme,
- bestehende Fahrerzuordnung,
- Anwendung klarer Regeln,
- Berechnung eindeutiger Fahrerfälle,
- Zusammenführung der Monatswerte,
- Erzeugung strukturierter Ausgaben.
Manuelle Arbeit sollte sich dagegen auf Situationen konzentrieren, in denen tatsächlich eine Entscheidung notwendig ist.
Was sollte nicht blind automatisiert werden?
Ein vollständiger digitaler Prozess bedeutet nicht, dass jede Unsicherheit automatisch aufgelöst werden sollte.
Problematisch wären beispielsweise automatische Annahmen bei:
- fehlender Fahreridentität,
- widersprüchlichen Abwesenheiten,
- unklarer Tätigkeitsstätten-Konfiguration,
- nicht eindeutig bestimmbarer Regel,
- echten Sonderfällen.
In diesen Situationen ist Sichtbarkeit wichtiger als maximale Automatisierung.
Warum Nachvollziehbarkeit entlang der gesamten Kette wichtig ist
Am Ende einer Spesenabrechnung steht ein Ergebnis.
Bei einer späteren Rückfrage sollte aber nachvollziehbar sein, wie dieses Ergebnis entstanden ist.
Das bedeutet:
Der Prozess sollte den Zusammenhang zwischen Eingangsdaten, Mitarbeiterkontext, angewendeter Regel und berechnetem Fahrerfall erhalten.
Dadurch lässt sich ein Ergebnis nicht nur ausgeben, sondern auch erklären.
Vom einzelnen Fahrer-Tag zum Monatsabschluss
Der eigentliche Wert der Prozesskette entsteht dadurch, dass sich die einzelnen Schritte nicht voneinander lösen.
Ein Fahrer-Tag wird:
eingelesen → zugeordnet → fachlich ergänzt → berechnet → gegebenenfalls geprüft → in den Monat übernommen.
Am Monatsende entstehen daraus keine losen Einzelberechnungen mehr, sondern ein definierter Abrechnungsstand.
Vom Monatsabschluss zur Weitergabe
Nach dem Abschluss kann das Ergebnis für den nächsten Unternehmensprozess bereitgestellt werden.
Abhängig von den Anforderungen können dafür PDF-, CSV- oder individuell abgestimmte Strukturen verwendet werden.
Damit endet die Aufgabe von SpediFlow dort, wo der nachgelagerte Buchhaltungs- beziehungsweise Lohnprozess beginnt.
Keine unnötigen Direktintegrationen versprechen
Ein wichtiger Punkt bei der technischen Planung:
Eine strukturierte Ausgabe ist nicht automatisch eine direkte Integration in jedes denkbare Buchhaltungs- oder Lohnsystem.
Welche konkrete Übergabe sinnvoll ist, hängt vom jeweiligen Unternehmen und dessen vorhandener Systemlandschaft ab.
Deshalb sollte zuerst geklärt werden:
- Welches Zielsystem wird verwendet?
- Welche Datenstruktur wird dort benötigt?
- Reicht PDF oder CSV?
- Wird eine individuell abgestimmte Struktur benötigt?
Erst danach lässt sich die passende Übergabe definieren.
End-to-End bedeutet nicht „alles in einer Software“
Auch hier ist eine saubere Abgrenzung wichtig.
Ein End-to-End-Prozess bedeutet nicht, dass Telematik, Personalverwaltung, Spesenabrechnung und Lohnbuchhaltung zu einem einzigen System werden müssen.
Die Systeme können weiterhin unterschiedliche Aufgaben erfüllen.
Entscheidend ist, dass der Datenfluss zwischen ihnen ohne unnötige manuelle Zwischenschritte funktioniert.
Beispiel für einen vollständigen Fahrerfall
Ein Fahrer beginnt morgens seinen Einsatz.
Die verfügbaren Telematikdaten werden übernommen.
Der Fahrer ist eindeutig einem Mitarbeiter zugeordnet.
Die benötigten Mitarbeiterinformationen sind vorhanden.
Es liegt keine widersprüchliche Abwesenheit vor.
Die Zeit- und Ortsdaten sind für die Berechnung ausreichend.
Die anzuwendende Regel ist eindeutig.
Dann kann der Fall automatisch berechnet werden.
Am Monatsende wird er zusammen mit den übrigen Fahrer-Tagen in die Monatsabrechnung übernommen.
Nach Abschluss wird das Ergebnis strukturiert ausgegeben.
Vom ersten technischen Datensatz bis zum finalen Abrechnungsergebnis war keine erneute Erfassung desselben Fahrer-Tages notwendig.
Beispiel für einen Prüffall
Bei einem anderen Fahrer sind die Telematikdaten ebenfalls vorhanden.
Der Mitarbeiter ist zugeordnet.
Im Personalprozess steht für denselben Tag jedoch Krankheit.
Jetzt wird der Fahrerfall nicht automatisch abgeschlossen.
Der Widerspruch wird sichtbar und kann kontrolliert werden.
Nach der Entscheidung wird der Fall entsprechend weiterverarbeitet und anschließend in die Monatsabrechnung übernommen.
Was ändert sich dadurch im Büro?
Die Aufgabe verändert sich von:
Daten suchen → Daten übertragen → rechnen → alles kontrollieren
zu:
Automatik überwachen → Abweichungen entscheiden → Monat abschließen.
Das ist der zentrale organisatorische Unterschied einer durchgängigen Spesenautomatisierung.
Was ändert sich für den Fahrer?
Auch der Fahrer muss im Standardfall vorhandene Unternehmensdaten nicht noch einmal für die Spesenabrechnung rekonstruieren.
Wie weit sich der klassische Spesenzettel dadurch ersetzen lässt, erklären wir in Spesenabrechnung ohne Spesenzettel: Wie vorhandene Daten die manuelle Erfassung ersetzen können.
Was ändert sich für die Buchhaltung?
Die Buchhaltung erhält nicht mehr zwangsläufig einen unstrukturierten Mix aus Fahrerzetteln, Excel-Dateien und Telematikexporten.
Das Ziel ist eine konsistente, bereits berechnete Ausgabe für den weiteren Prozess.
Damit verschiebt sich die Arbeit weg von der Rekonstruktion einzelner Fahrer-Tage hin zur Verarbeitung des fertigen Abrechnungsergebnisses.
Checkliste: Vom Telematikdatum zur fertigen Abrechnung
- Sind Fahrer- und Fahrzeugdaten verfügbar?
- Sind die benötigten Zeitinformationen vorhanden?
- Ist der Fahrer einem internen Mitarbeiter eindeutig zugeordnet?
- Sind Mitarbeiterstammdaten vollständig?
- Sind Urlaub und Krankheit verfügbar?
- Ist die relevante Abwesenheitslogik eindeutig?
- Ist die anzuwendende Spesenregel hinterlegt?
- Werden Datenlücken und Widersprüche erkannt?
- Sind Prüffälle bearbeitet?
- Sind Sonderfälle abgeschlossen?
- Ist der Abrechnungsmonat vollständig?
- Kann der Monat kontrolliert abgeschlossen werden?
- Ist das benötigte Ausgabeformat definiert?
Fazit: Die Berechnung ist nur ein Teil des Prozesses
Der Weg von Telematikdaten zur fertigen Spesenabrechnung besteht aus deutlich mehr als einer Berechnungsformel.
Technische Einsatzdaten müssen einem Mitarbeiter zugeordnet werden.
Mitarbeiter- und Abwesenheitsinformationen müssen den fachlichen Kontext liefern.
Regeln müssen angewendet werden.
Unklare Fälle müssen sichtbar bleiben.
Die einzelnen Fahrer-Tage müssen anschließend zu einem kontrollierten Abrechnungsmonat zusammengeführt werden.
Erst danach entsteht das Ergebnis, das an Buchhaltung oder Lohnprozess weitergegeben werden kann.
Der vollständige Ablauf lautet damit:
Telematik → Mitarbeiterdaten → Abwesenheiten → Regelwerk → Berechnung → Prüfung → Monatsabschluss → Ausgabe.
Genau diesen End-to-End-Prozess bildet SpediFlow für die Fahrer-Spesenabrechnung ab.
Am nächsten Tag wird daraus ein konkretes Integrationsbeispiel: Fleetboard und SpediFlow: So werden Telematikdaten zu fertigen Spesenabrechnungen.
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Wie vorhandene Daten einen klassischen Spesenzettel weitgehend ersetzen können, erklären wir in Spesenabrechnung ohne Spesenzettel: Wie vorhandene Daten die manuelle Erfassung ersetzen können.
Wie Telematik, Mitarbeiterdaten und Abwesenheiten gemeinsam den Fahrerfall bilden, zeigt Telematik, Mitarbeiterdaten und Abwesenheiten zusammenführen: Die Datengrundlage für automatische Spesen.
Welche Fälle tatsächlich geprüft werden sollten, lesen Sie in Prüffälle bei der Spesenabrechnung: Welche Fälle wirklich manuell kontrolliert werden müssen.
Wie Fleetboard als Datenquelle in diesen Prozess eingebunden werden kann, erklären wir in Spesenabrechnung mit Fleetboard automatisieren: So funktioniert der Prozess.
Stand
Stand: 24.09.2026
Welche Ausgabe und technische Übergabe im konkreten Unternehmen sinnvoll ist, hängt von der vorhandenen Buchhaltungs- beziehungsweise Lohnsystemlandschaft und den benötigten Datenstrukturen ab.
